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BASIC wird 20 Jahre: Großes Fest im Sommer

Thu, 31 Mar 2022 13:17:34 GMT

Im Juni ist es tatsächlich so weit. Dann ist es genau 20 Jahre her, dass Uwe Antz und Sandra Rataj-Antz BASIC gegründet haben. 20 Jahre in denen viel passiert ist. 20 Jahre in denen BASIC immer größer wurde und sich langsam von einem kleinen Familienunternehmen zu einem deutschlandweit tätigen Mittelständler mit rund 150 Mitarbeitern in der BASIC Unternehmensgruppe entwickelt hat.

Gleichzeitig sind wir das familiär geprägte inhabergeführte Unternehmen aus der Anfangszeit geblieben. Wir finden, das ist ein Grund zum Feiern!

Zu einem großen Sommerfest laden wir unsere Wegbegleiter der letzten 20 Jahre ein und freuen uns auf unsere Mitarbeiter, Geschäfts- und Standortpartner mit ihren Familien. Gefeiert wird auf dem Außengelände rund um die BASIC Firmenzentrale. Geboten werden unter anderem ein Kinderprogramm, interaktive Spielstationen, Führungen, sowie diverse Grillstationen, die von einem lokalen Caterer betreut werden. Für beschwingte Töne sorgt die Liveband „small ist bautiful“.

Wir freuen uns bei BASIC schon sehr auf diesen Termin und werden unsere Geschäftspartner über weitere Details zum Jubiläum in diesem Jahr auf dem Laufenden halten.

Vergaberecht: Das hat sich im Jahr 2022 verändert

Thu, 31 Mar 2022 13:12:47 GMT

Wie in jedem Jahr hat auch das Jahr 2022 einige Änderungen im Vergaberecht mit sich gebracht, die von unseren Consultants bei der Durchführung von Ausschreibungsverfahren selbstverständlich berücksichtigt werden.

Schwellenwerte steigen

Die Schwellenwerte bei Liefer- und Dienstleistungen sind am 1. Januar 2002 bei EU-Ausschreibungen von 214.000 € auf 215.00 € gestiegen. Bei oberen und obersten Bundesbehörden stieg der Schwellenwert von 428.000 € auf 431.000 €.

VOB/A-Privilegierung endet

Die Privilegierungen für Bauleistungen zu Wohnzwecken VOB/A in Verbindung sind seit dem 31.12.2021 nicht mehr gültig. Damit reduziert sich unter anderem Wertgrenze für die Freihändige Vergabe von 100.000 € auf 10.000 €.

Mindestlohn steigt

Wichtig bei der Kalkulation von Angeboten ist auch die Steigerung des bundesweiten Mindestlohns auf 9,82 € seit dem 1.1.2022. Von Bedeutung dürfte mittelfristig vor allem auch die Ankündigung der Ampel-Regierung sein, den Mindestlohn auf 12 Euro erhöhen zu wollen. Dies dürfte insbesondere in Branchen, in denen traditionell mit geringen Margen kalkuliert wird (etwa Reinigungsdienstleistungen) für eine gewisse Dynamik sorgen.

André Meyer ist neuer Regionalleiter für das Objektmanagement Süd

Thu, 31 Mar 2022 13:08:40 GMT

Wir freuen uns mit André Meyer einen neuen Regionalleiter für unsere Abteilung Objektmanagement Süd als Teil unseres Management-Teams begrüßen zu dürfen.

André Meyer ist seit 2016 bei BASIC. Er hat in dieser Zeit als Objektmanager bei unseren Projekten in Stuttgart zahlreiche Entwicklungen mit auf den Weg gebracht und ist war bereits seit längerer Zeit als Verantwortlicher Objektmanager unser erster Ansprechpartner vor Ort in Stuttgart.

Betreiberverantwortung im Fokus: Neuauflage der GEFMA 190

Thu, 31 Mar 2022 12:48:27 GMT

Achtzehn Jahre ist es inzwischen schon her, dass die GEMFA mit ihrer Richtlinie 190 ein Standardwerk für das Thema „Betreiberverantwortung“ aufgesetzt hat. Ziel war es einen Leitfaden zu entwickeln, der es Immobilienbetreibern ermöglicht, Organisationsprozesse so zu definieren, dass die Betreiberverantwortung einwandfrei definiert werden kann und ein sogenanntes Organisationsverschulden ausgeschlossen werden kann. Dies sorgt insbesondere dafür, dass der Immobilienbetreiber Haftungsrisiko konsequent minimieren kann.

Somit wird auch eine der wesentlichen Aufgaben des Facility Managements definiert: Für eine Sicherstellung des Gebäudebetriebs so sorgen, so dass Rechtsgüter optimal geschützt und Schutzziele bestmöglich erreicht werden. Die GEFMA 190 ist dabei eine gute Leitlinie, um Organisationsabläufe dementsprechend einzurichten.

Aus Sicht von uns als Facility Managern ist es ganz besonders erfreulich, dass die GEFMA 190 nun in überarbeiteter Form neu veröffentlicht wurde und dabei wichtige Aspekte wie Klimaschutz und Nachhaltigkeit mit aufgreift.

Dies zeigt für uns, dass ein modernes Facility Management, das FM konsequent als Managementdisziplin begreift und Organisationsabläufe optimiert, eine Branche ist, die wichtige Zukunftsaufgaben an zentraler Stelle mit anpackt.

BASIC-Referenten bei Seminaren: Termine für 2022

Thu, 31 Mar 2022 12:43:23 GMT

Auch in diesem Jahr werden wir bei zahlreichen Veranstaltungen als Referenten auftreten. Wir sind besonders stolz darauf, dass wir damit seit vielen Jahren unsere FM-Expertise unter Beweis stellen dürfen.

Hier ist BASIC vertreten:

09.05.22 Einkauf von Reinigungsdienstleistungen

Frankfurt (Main)
Seminar des BME
Referent Anton Stefanczyk

14./15.7.22 Einkauf von Facility Management Leistungen

Online
Seminar des BME
Referenten Eva Lohöfener und RA Klaus Forster

25./26.8.22 Ausschreibung von Reinigungsdienstleistungen

Online
Seminar des FORUM-Instituts
Referent Anton Stefanczyk

20.09.22 Einkauf von Reinigungsdienstleistungen

Stuttgart
Seminar des BME
Referent Anton Stefanczyk

12./13.10.22 Einkauf von Facility Management Leistungen

Düsseldorf
Seminar des BME
Referenten Eva Lohöfener und RA Klaus Forster

10.11.22 Einkauf von Reinigungsdienstleistungen

Online
Seminar des BME
Referent Anton Stefanczyk

Auch in diesem Jahr: BASIC spendet für soziale Projekte

Tue, 21 Dec 2021 09:11:54 GMT

Auch in diesem Jahr spendet BASIC für soziale Projekte statt materielle Weihnachtsgeschenke an Geschäftskunden zu verteilen.

Damit setzt BASIC die erfolgreiche Weihnachtsaktion aus den vergangenen Jahren fort.

Das Besondere: Die Spenden gehen an Projekte, in denen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von BASIC engagieren.

In einem Aufruf hatte BASIC seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gebeten, Projekte auszuwählen, die ihnen besonders am Herzen liegen.

Insgesamt wurden in diesem Jahr fünf Projekte ausgewählt.

„Mit dieser Aktion kommen wir unserer vor vielen Jahr selbst erklärten Verpflichtung nach, einen gewissen Prozentsatz unseres Unternehmensgewinns für gemeinnützige Projekte zur Verfügung zu stellen“, erklärt BASIC-Geschäftsführer Uwe Antz.

„Gleichzeitig freuen wir uns, mit diesem Projekt unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fokus zu stellen. Schließlich ist es ihr Einsatz und ihre Persönlichkeit, die den Kern von BASIC ausmachen.

Folgende Projekte werden wir in 2021 unterstützen:

Vorlesebücher

Neue Bücher für die Kinder der KiTa "Stöpsel e.V." in Mülheim an der Ruhr.

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Hasenstall

Ein Herzensprojekt für die gemeinsame Wohnstätte der Stadtmission Chemnitz.

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Kaffee und Knifte

Eine unkomplizierte und herzenswarme Hilfe für Wohnungslose in Dortmund und Bochum.

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Inklusives Tennis

Eine tolle Aktion des THC Blauweiß Lütgendortmund, um Tennis für alle möglich zu machen.

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Theater für Kinder

Eine willkommene Abwechslung für die Schüler der GGS Brühlstraße in Aachen.

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Implementierungsaudit mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden

Wed, 10 Nov 2021 12:32:45 GMT

Wir freuen uns sehr, dass wir einmal mehr eine ausgezeichnete Leistung bei einem Audit für die Bayer Real Estate GmbH (BRE) erzielen konnten.

Am vergangenen Freitag wurde uns in einem Review die Ergebnisse des Audits vom 27.10. mitgeteilt. Mit einem Leistungserfüllungsgrad von 96 % wurde uns dabei eine weit überdurchschnittliche Leistung bescheinigt.

Auditiert wurde die Implementierung der Dienstleistungen Möblierungen, Umzugs- und Transportleistungen (MUT), die wir zusätzlich zu den bisherigen objekt- und nutzerbezogenen Facility Services (ONFS), im Zeitraum Dezember 2020 bis Februar 2021 erbracht haben. Durch die Implementierung durch unsere Dienstleistungssteuerung konnten diese Dienstleistungen am 1.3.2021 erfolgreich in den Regelbetrieb überführt werden.

Das jetzige Audit hat vor allem diese Implementierungsphase bewertet.

Die Kernfrage dabei lautete: War BASIC zum Leistungsstart leistungsfähig und sind alle vertraglichen Inhalte umgesetzt worden?

Hierzu gab es einen Fragenkatalog mit 49 Fragen, der folgende Inhalte/Kategorien umfasste:

45 der Fragen wurden durch die BRE als „vollständig erfüllt“ bewertet, lediglich 4 der 49 Fragen wurden als "teilerfüllt" gekennzeichnet. Die teilerfüllten Punkte haben wir nun in eine Korrekturschleife aufgenommen und werden diese nun schnellstmöglich verbessern.

In einem zweiten Teil des Audits wurde auch der Punkt "Vertragserfüllung" bewertet.

Hier wurde der Regelbetrieb auditiert, für dessen Dienstleistungssteuerung BASIC seit dem 01.03.2021 verantwortlich ist. Hierzu haben wir jeweils einen Prozess zur 1.) DLS für Umzugs- und Transportdienstleistungen und einen Prozess für 2.) DLS Möblierungen ausgearbeitet und der BRE vorgestellt.

Die Präsentation wurde aber von unserem kompletten DLS-Team ausgearbeitet, so dass der Erfolg in diesem Audit ein echter Teamerfolg ist.

Wir freuen uns nicht nur darüber, dass wir mit diesem Audit einmal mehr unsere Kompetenz in der Dienstleistungssteuerung im Umfeld unseres Kunden Bayer bestätigen konnten. Ganz besonders freut es uns auch, dass hier ein neues Projekt, für das wir Anfang des Jahres neue Mitarbeiter rekrutiert hatten, so überaus positiv bewertet wurde.

BASIC IT-Tool besteht erfolgreich Testphase

Thu, 30 Sep 2021 06:20:38 GMT

Digitalisierung spielt im Facility Management eine immer wichtigere Rolle. Viele Anlagen und Prozesse können durch digitale Unterstützung erfasst, analysiert und deutlich effektiver gestaltet werden.

Mit unserer BASIC-internen IT-Entwicklungsabteilung arbeiten wir deshalb mit Hochdruck an passgenauen digitalen Lösungen für unsere Projekte.

Ganz besonders freuen wir uns, dass unsere interne App „BASIC Check-In“ jetzt eine erste Testphase erfolgreich bestanden hat.

Mit dieser für Kundenprojekte entwickelten Anwendung können sich externe Dienstleister (etwa Handwerker oder Fachfirmen) unkompliziert an- und abmelden und ihre Arbeitszeit erfassen. Unsere Kunden und deren Dienstleisterfirmen haben somit in Echtzeit einen Überblick über den aktuellen Zeitaufwand und Status der zu erledigenden Arbeiten.

In der jetzt abgeschlossenen Testphase konnte sich eine Testgruppe externer Dienstleister jeweils zur Arbeit an– und abmelden. Das Handling dieses Prozesses wurde von unseren Kunden sehr positiv aufgenommen.

Jetzt werden wir den Umfang der Personen, welche die neue App nutzen, erweitern. Im nächsten Schritt wird dann auch ein digitaler Pass mit QR-Code eingeführt, der das ein- und auschecken weiter erleichtern wird.

Unser BASIC Check-In wurde in Eigenleistung programmiert und kann in Zukunft als Teil unserer Objektmanagement-Leistungen bei unterschiedlichen Kunden in ganz Deutschland zum Einsatz kommen.

BASIC Mitarbeiter erfolgreich bei Weiterbildungen

Thu, 30 Sep 2021 06:20:35 GMT

Für BASIC spielt das Thema Aus- und Weiterbildung eine ganz besondere Rolle. Es ist Teil unserer Unternehmensphilosophie, dass wir offen für die Weiterentwicklungswünsche und Ideen unserer Mitarbeiter sind. Und wann immer dies möglich ist, möchten wir diese Entwicklung fördern.

So freuen wir uns ganz besonders, dass wir in den vergangenen Wochen zahlreiche Aus- und Weiterbildungserfolge unserer Mitarbeiter feiern konnten.

Unser Dienstleistungssteuerer Eric Vogler hat die praktische Prüfung als Meister in der Gebäudereinigung bestanden. In der praktischen Prüfung galt es die Fassade des 21 Meter hohen denkmalgeschützten Gebäudes „Bethanien“ in Berlin von Außenschmutz (etwa Graffiti) zu reinigen. Dazu musste unter anderem mit dem Team ein Gerüst über einen kompletten Teil des Gebäudes gebaut werden. Bei der sehr anspruchsvollen Reinigung kamen diverse Spezialreiniger zum Einsatz. Um die Ausbildung zu absolvieren, hat Eric Vogler dazu über die vergangenen sieben Monate regelmäßig an Schulungen (auch über das Wochenende) teilgenommen.

Unser Berater Anton Stefanczyk hat neben seiner anspruchsvollen Tätigkeit als Facility Consultant die Master-Prüfung im Studiengang „BWL Industrieservices Management“ an der Hochschule Ruhr West in Mülheim (Ruhr) erfolgreich abgeschlossen. Das Thema seiner Masterarbeit lautete: „Personalbedarfsplanung in der Gebäudeinstandhaltung und Entwicklung einer Strategie für eine zukünftige Personalplanung“.

Unser Objektmanager Sascha Lettau hat erfolgreich seine Bachelor-Prüfung im Studiengang Wirtschaftsingenieurwesen / Technisches Facility Management an der Westfälischen Hochschule Gelsenkirchen bestanden. Sascha Lettau konnte nun in einem abschließenden Kolloquium seine Bachelor-Arbeit mit dem Titel „Barrierenanalyse bei der Implementierung von innovativen Technologien im Facility Management“ an der Westfälischen Hochschule Gelsenkirchen erfolgreich verteidigen

Fast unser komplettes Team aus Haustechnikern und Objektmanagern des Objektmanagement West hat an einem Samstag an einer Schulung zur Bedienung von Hebebühnen teilgenommen. Alle Teilnehmer haben die Schulung bestanden und sind nun weltweit zum Bedienen von Hebebühnen berechtigt.

Wir freuen uns, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neben unseren BASIC-internen Weiterbildungsangeboten so vielfältig und motiviert ihre fachlichen und persönlichen Fähigkeiten erweitern.

Wir gratulieren Allen zu ihren bestandenen Prüfungen.

Warum Dienstleister ohne effiziente Steuerung oft nicht zielgerichtet arbeiten

Thu, 30 Sep 2021 06:20:32 GMT

In der Theorie könnte die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sehr einfach sein: Man kauft eine Dienstleistung ein, der Dienstleister erbringt diese Leistung und stellt die Leistung in Rechnung. Am Ende ist die Dienstleistung erbracht und der Auftraggeber braucht sich keinerlei weitere Gedanken über den Vorgang zu machen.

In der Praxis sieht es oft ganz anders aus: Dienstleistungen werden nicht so erbracht, wie sich der Auftraggeber das vorstellt, Zeitpläne und Qualitätslevel werden nicht eingehalten, und am Ende gibt es Streitigkeiten über die Rechnungsstellung, welcher die Kommunikation mit den Dienstleistern weiter verkompliziert und in die Länge zieht. Manchmal besteht zwischen Dienstleistern und Auftraggebern noch nicht einmal ein gemeinsames Verständnis über die zu erbringende Leistung.

Diese Vorgänge sind umso komplizierter, je umfangreicher und komplexer die zu steuernde Dienstleistung ist. Werden diese Dienstleistungen nicht richtig erbracht, können sie wiederum negativ auf das Kerngeschäft zurückfallen.

Gerade im Markt für vermeintlich „einfache“ Dienstleistungen (etwa Reinigung oder Sicherheit), herrscht ein sehr hoher Preiskampf. Das bedeutet: Die Dienstleister kalkulieren oft mit geringen Margen.

In der Folge arbeiten vor Ort oft Menschen, die wenig oder nur unzureichend mit den Qualitätsstandards des Auftraggebers vertraut sind. Die Folgen mangelhaft erbrachter Dienstleistungen werden dabei oft von den Auftraggebern unterschätzt. Folgende Beispiele aus der Praxis machen dies deutlich: So wurden bereits Produktionsstätten mehrere Tage stillgelegt, weil Reinigungsdienstleiser sensible Bereiche nicht ausreichend gereinigt hatten. Noch weitreichender können die Folgen im Schadensfall sein: Dann zum Beispiel, wenn es zu einem Unfall kommt, weil technische Anlagen nicht ausreichend gewartet wurden. Die Regressforderungen können dabei nicht nur Unternehmen, sondern sogar die Verantwortlichen in Unternehmen ganz persönlich treffen.

Es ist bei der Planung von externen Dienstleistungen also zwingend erforderlich, diese möglichen Folgekosten mit einzukalkulieren und Dienstleistungen nicht nur aus dem unmittelbaren Kosten-Nutzen-Verhältnis, sondern im Kontext der langfristigen Unternehmensstrategie und von Lebenszykluskosten zu bedenken.

Dies setzt ein konsequentes Lieferantenmanagement voraus, in dem die Bedeutung von Lieferanten für unterschiedliche Unternehmensbereiche bewertet wird. Gutes Lieferantenmanagement bedeutet dabei immer auch: gutes Beziehungsmanagement. Lieferanten werden umso besser arbeiten, umso besser es gelingt, die Lieferanten organisatorisch aber auch im persönlichen Umgang in die Unternehmensorganisation einzubinden.

Ein wichtiger Punkt dabei ist die richtige Motivation der eingesetzten Dienstleister. Erfahrungsgemäß funktioniert hier ein Bonus-System (etwa die Aussicht auf weitere Aufträge) deutlich effektiver als ein Malus-System.

Um Anreizsysteme wirkungsvoll steuern zu können, braucht es dabei nicht zuletzt eine Kenntnis von Prozessen und deren Details. Die Kernfragen dabei lauten: Wie werden Prozesse bei meinem Dienstleister geplant? Und wie kann ich sicherstellen, dass diese Prozesse auch der Nachfrage in meiner eigenen Organisation entsprechen?

Grundsätzlich müssen dabei mehrere Dinge beachtet werden: Zunächst einmal hilft eine genaue Kenntnis des Marktes, um das Angebot an Dienstleister realistisch einschätzen zu können. Voraussetzung ist auch eine gute Übersicht über Preis- und Vertragsgestaltung. Danach muss der eigene Bedarf so genau wie möglich eingeschätzt werden: Welche Leistung brauche ich zu welchem Zeitpunkt? Was hat Priorität? Auf welche Unternehmensbereiche hat die Dienstleistung mögliche Auswirkungen? Wie konstant ist der Bedarf nach der Dienstleistung über die nächsten Monate?

Insbesondere Bedarfsschwankungen müssen dabei von Beginn an ins Auge mit gefasst werden. Transformationsprozesse fangen dabei oft bei externen Dienstleistern an, da hier das Fundament für die strategische Entwicklung des Kerngeschäfts gelegt wird.

Kurz gesagt: Die wirklich gründliche Planung und Steuerung von externen Dienstleistungen ist eine große Herausforderung. Fundamental ist hierzu nicht nur ein Verständnis von Prozessen, sondern auch ein gutes kommunikatives Mitarbeiter, das dabei hilft, Veränderungen der Bedarfe frühzeitig zu erkennen und Abstimmungsprozesse so reibungslos wie möglich zu gestalten.

So groß der Nutzen einer effektiven Steuerung von Dienstleistern aber auch ist: All diese Aufgaben kann ein Auftraggeber oft nur schwer selbst bewältigen. Deshalb bietet sich ein Produkt wie die BASIC-Dienstleistungssteuerung an, in der speziell für diese Aufgabe ausgebildete Experten, die BASIC-Dienstleistungssteuerer, sich exakt den in diesem Beitrag beschriebenen Aufgaben widmen.

Facility Manager extern besetzten – Chance oder Risiko?

Thu, 30 Sep 2021 06:20:29 GMT

Fachkräfte sind immer schwieriger zu finden. Besonders im Facility Management bekommen das viele Unternehmen zu spüren. Etwa, wenn sie intern einen Objektmanager für ihre Immobilie rekrutieren wollen. Die Suche nach einem passenden Bewerber nimmt oft viel Zeit in Anspruch, und die Fluktuation ist groß.

In diesem Fall kann es eine Chance sein, keinen festen Mitarbeiter einzustellen, sondern stattdessen ein externes Unternehmen mit der Erfüllung von Objektmanagement-Dienstleistungen zu beauftragen.

Das klingt erst einmal nach einem Risiko: Schließlich wird so ein zusätzlicher Vertragspartner mit an Bord geholt, was erst einmal nach einem mehr Verwaltungsaufwand klingt. Außerdem ist ein externer Facility Manager erst einmal weniger stark in die Unternehmensorganisation eingebunden als ein Mitarbeiter in der eigenen Mannschaft. Er kann also vermeintlich weniger effizient delegiert werden als ein eigener Mitarbeiter. Außerdem: Ist ein externer Mitarbeiter, der nach Tagessätzen arbeitet, nicht viel teurer als ein festangestellter Facility Manager?

Bei genauerer Betrachtung, erweisen sich viele dieser Argumente in der Praxis als wenig belastbar.

Im Gegenteil: Ein externen Facility Manager kann gegenüber einem festangestellten Facility Manager sogar Kosten sparen und dabei in seiner Arbeit häufig sogar effektiver gesteuert werden als ein interner Mitarbeiter.

Warum ist das so? Zunächst einmal: Ein externer Facility Manager kann exakt für den Aufwand gebucht werden, der in einem Unternehmen für die Sicherstellung von FM-Aufgaben anfällt: etwa für die Garantie der Einhaltung von Betreiberpflichten oder für die Erfassung von technischen Daten. So entstehen keine Leerzeiten.

Gleichzeitig ist durch einen FM-Dienstleister, der die Aufgaben eines Facility Managers durch einen Pool an Mitarbeitern übernimmt, auch sichergestellt, dass die Position des Facility Managers auch im Falle von Krankheit garantiert werden kann.

Ein externer Facility Management-Dienstleister hat aber darüber hinaus ein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit. Er wird also möglichst versuchen, seinem Kunden ein konstant gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu bieten, und so für gute Leistungen einzustehen.

Dies führt zum nächsten Punkt: Der Steuerung von externen Dienstleistern: Durch die Gestaltung von Jahresversträgen ist nämlich ein externer Dienstleister durchaus motiviert, exakt die vorher mit dem Kunden vereinbarten Ziele zu erreichen. So können klare KPIs und Meilensteine definiert werden und nach einem klaren Schema abgearbeitet werden. Ziel des externen Facility Managers ist dabei immer eine Verlängerung des bestehenden Vertrages.

Der Erfahrungsschatz ist ein weiterer Pluspunkt eines externen Facility Management-Dienstleisters: Der externe Facility Manager beginnt ein Projekt aus der Erfahrung von vielen Projekten heraus. Er wird seine Aufgabe also nach einem klaren Prozess angehen, und kann an der Einhaltung dieses Prozesses am Ende auch gemessen werden.

Bleibt ein weiteres Bedenken gegenüber der externen Besetzung von Facility Management-Positionen: Ein externer Mitarbeiter ist nicht Teil der Mannschaft und bringt Unruhe in den Betrieb. Dem ist zu entgegnen: Das Zusammenspiel zwischen FM und Mitarbeitern hängt weniger von der organisatorischen Eingliederung des Facility Managers, sondern vielmehr von dessen fachlicher rund sozialer Kompetenz ab.

Hier kann gerade ein externer Facility Manager, der regelmäßig in seinen sozialen Kompetenzen geschult wird, eine gute partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den anderen Mitarbeitern im Betrieb aufbauen. Als externe Kraft hat er darüber hinaus gleichzeitig die Autorität, Entscheidungen zu treffen, die zur Sicherung der Betreiberpflichten notwendig sind, ohne dabei zwingend an bisherige interne Betriebsabläufe gebunden zu sein.

Auf diese Weise kann ein externer Facility Manager eine elegante Alternative zu einer internen Fachkraft sein.

Ein weiterer Vorteil eines externen Facility Managers liegt dabei auf der Hand. Der externe Facility Manager muss nicht, so wie ein eigener Mitarbeiter, in einem möglicherweise monatelang andauernden Recruiting-Prozess gefunden werden. Vielmehr kann der externe Facility Manager unmittelbar zum Wunschdatum des Kunden beauftragt werden.

Betreiberverantwortung - in vielen Unternehmen immer noch unterschätzt

Thu, 30 Sep 2021 06:20:26 GMT

Das Thema Betreiberverantwortung spielt eine immer größere Rolle in Immobilien.

Denn je komplexer die Technische Gebäudeausrüstung ist (TGA), umso mehr rechtliche und formale Rahmenbedingungen müssen im Blick behalten werden.

Dabei bedeutet die Einhaltung der Betreiberverantwortung die Berücksichtigung ganz unterschiedlicher Aspekte wie Versicherungsrechtliche Pflichten, Baurechtliche Anforderungen, Vorschriften der Berufsgenossenschaft, Arbeitsschutzrichtlinien oder Umweltrichtlinien.

Eine Einhaltung all dieser Pflichten ist kompliziert. Sie setzt nicht nur eine genaue Kenntnis des aktuell gültigen Regelwerks voraus. Sie kann auch nur dann eingehalten werden, wenn eine lückenlose Dokumentation aller technischen Anlagen, sowie eine Berücksichtigung aller Prüfintervalle erfolgt.

Sowohl der Aufwand wie auch die Notwendigkeit einer gründlichen Bestandsaufnahme wird dabei von vielen Unternehmen unterschätzt.

Denn der Nutzen einer strikten Einhaltung der Betreiberverantwortung ist für viele Unternehmen nicht immer offensichtlich. Ohne Zwischenfälle können Lücken in der Betreiberverantwortung so über Jahre hinweg “übersehen” werden.

Passiert allerdings ein Unglück ist der Schaden enorm. Der Eigentümer wird nicht nur regresspflichtig gegenüber Versicherungen. Die handelnden Personen können im Schadensfall auch ganz persönlich in die Pflicht genommen werden.

In diesem Fall ist die Rede von natürlichen Personen in persönlicher Haftung. Das bedeutet: Verantwortliche Führungskräfte begehen ein Organisationsverschulden, wenn sie ihren Betreiberpflichten nicht nachkommen.

Passiert beispielsweise ein Unfall bei einem ausführenden Dienstleister, kann durchaus auch der Auftraggeber in der Pflicht sein.

Genauso ist es bei ausführenden Kräften im eigenen Haus. Passieren hier Unfälle oder Fehler, beispielsweise durch mangelhafte Wartung oder fehlende Prüfungen, ist nicht nur der operative Mitarbeiter, sondern vielmehr auch sein Organisationsleiter verantwortlich.

Im Zweifel bedeutet das: Ein Schadensfall kann lange Rechtsstreitigkeiten und im schlimmsten Fall schwerwiegende persönliche Folgen mit sich ziehen.

Um diesem Dilemma vorzubeugen, gibt es nur eine Lösung. Sich der Betreiberverantwortung stellen: Technisch, rechtlich und organisatorisch.

Online-Seminar: Ausschreibung von Reinigungsleistungen

Mon, 02 Aug 2021 14:01:49 GMT

Am 25. und 26. und November wird unser Facility Consultant Anton Stefanczyk gemeinsam mit Dr. Stefan Mager, Fachanwalt für Vergaberecht und Partner bei der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH in Essen, ein Online-Seminar zur Ausschreibung von Reinigungsdienstleistungen anbieten.

Das Seminar wird vom renommierten "FORUM Institut für Managementdienstleistungen" organisiert und geht eine EU-weite Ausschreibung Stück für Stück durch.

Themen der virtuellen Veranstaltung sind dabei unter anderem:

Vergaberechtliche Grundsätze im Gebäude- management
Die EU-weite Ausschreibung von Reinigungs- dienstleistungen
Der Verfahrensablauf: Vorbereitung bis Zuschlag
Gesetzliche Vorgaben und praktische Umsetzung
Intensivtraining zur Wertung der Angebote
Aktuelle Entscheidungen zur Unterhalts- und Glasreinigung

Wir freuen uns ganz besonders, den Freunden von BASIC einen Rabatt von 20 % zu dieser Veranstaltung anbieten zu können!

Zum Rabatt und weiteren Infos geht es hier.

BASIC ist bunt!

Mon, 05 Jul 2021 14:46:57 GMT

Bei BASIC zählt die Persönlichkeit. Niemand wird aufgrund seines Geschlechts, seiner Herkunft, seiner Hautfarbe, seiner Religion oder seiner sexuellen Orientierung diskriminiert!

Diesem Grundsatz fühlen wir uns bei BASIC seit unserer Gründung verpflichtet.

Für uns sind das keine leeren Worte. Wir sind uns sicher, dass wir als BASIC auch deshalb heute so erfolgreich sind, weil wir immer wieder Leuten eine Chance gegeben haben, die es auf dem Arbeitsmarkt vielleicht schwerer hatten als andere:

Sei es aufgrund ihres Nachnamens, ihrer Hautfarbe, ihrer Deutschkenntnisse oder ihres bisherigen Lebenslaufs. Wir waren uns immer bewusst, dass diese Dinge nichts darüber aussagen, wie gut jemand arbeitet. Im Gegenteil: Gerade diese Mitarbeiter stellten sich oft als die Motiviertesten von allen heraus.

Wir unterstützen deshalb die aktuelle Debatte um Diversität. Denn wir sind davon überzeugt: Nur mit Respekt und Toleranz kommen wir gemeinsam voran.

BASIC ist bunt: Das wollen wir mit einem neuen Wandkunstwerk in unserer Zentrale in Lünen beweisen. Das bunte Ufo, geschaffen von einem Stuckateur und einem Künstler, verbindet solides Handwerk und Visionen, Vergangenheit und Zukunft, familiäre Werte und Diversität.

Also genau das, wofür BASIC steht – und wofür schon immer standen.

Anbei ein paar Bilder von der Entstehung des Kunstwerks:

Uwe Antz im FM-Podcast

Thu, 24 Jun 2021 14:45:25 GMT

Unser Geschäftsführer Uwe Antz hat sich, gemeinsam mit weiteren Entscheidern aus der FM-Welt, den Fragen von FM-Studierenden im Rahmen des FM-Podcasts von InnoFM gestellt:

Was muss man als junger Mensch heute beachten, wenn man in die FM-Welt einsteigen will? Wie sehen Bewerbungsprozesse aus? Welche Qualifikationen werden verlangt? Wie hat sich die FM-Arbeitswelt durch Corona verändert?

Diese Podcastfolge InnoFM wurde produziert von Sascha Letau und Alexander Botschkowski, zwei Studierenden im Studiengang Wirtschaftsingenieurwesen /Technisches Facility Management an der Westfälischen Hohschule in Gelsenkirchen. Im Rahmen eines studienintegrierten Projektes hatten sie die Gesprächsthemen und einenen teilstandardisierten Fragebogen entwickelt, die ExpertInnen und GesprächspartnerInnen selbstständig akquiriert, die Interviews geführt und dann final alles zu dieser Podcastfolge zusammengemischt.

Hier geht es zur Folge (mit Klick auf das Bild):

BASIC baut eigene IT-Abteilung auf

Wed, 16 Jun 2021 14:35:34 GMT

Digitalisierung ist in aller Munde. Dies gilt nicht zuletzt auch für die FM-Branche. Schließlich zeigen sich im Facility Management immer mehr die Möglichkeiten moderner Technologien: CAFM-Systeme helfen, technische und infrastrukturelle Daten in Gebäuden zu erfassen und auszuwerten, Apps können den Facility Manager vor Ort helfen, um die Kommunikation zwischen Gebäudenutzern und Technikern zu verbessern und immer bessere digitale Möglichkeiten ermöglichen es, Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten und zu organisieren.

BASIC ist sich der digitalen Zukunft sehr bewusst. Deshalb haben wir uns bereits vor einiger Zeit entschlossen, eine eigene Software-Entwicklungsabteilung aufzubauen, in der wir Lösungen für unsere interne Organisation entwickeln. Wir werden vor allem aber auch Anwendungen erstellen, die konkret auf unsere Kundenprojekte zugeschnitten sind und dort ganz konkret den Gebäudebetrieb vereinfachen und verbessern werden.

Die Entwicklung im eigenen Haus bietet uns dabei gleich mehrere Vorteile:

Wir können Lösungen entwickeln, die sich exakt am Bedarf des Kunden orientieren.
Wir setzen auf Open-Source-Lösungen und können so eine System-Landschaft aufbauen, in der wir maximale eigene Gestaltungsmöglichkeiten haben. So können wir Themen wie Datenschutz, Sicherheit und der Integration mit anderen Systemen höchste Priorität geben.
Wir können moderne cloudbasierte Lösungen entwickeln und so beste Performance und Verfügbarkeit garantieren
Wir können flexibel auf wechselnde Anforderungen reagieren und neue Prototypen schneller auf in den Einsatz bringen.

Ganz konkret stehen dabei für uns zurzeit folgende Projekte auf der Agenda:

BASIC Infocenter:

Unser hauseigenes Intranet verfügt unter anderem über Ticketsysteme, eine umfangreiche FM-Bibliothek, einen dynamischen Newsbereich, sowie eine Wissensdatenbank.

BASIC Check In:

In unserem für unsere Kundenprojekte entwickelten Anwendung, können sich externe Dienstleister (etwa Handwerker oder Fachfirmen) unkompliziert an- und abmelden und ihre Arbeit erfassen. Der Kunde hat somit in Echtzeit eine Übersicht über Aufwand und Status aller zu erledigenden Arbeiten.

BASIC Mieter App:

Die zukünftige BASIC Mieter App wird in Immobilien mit zahlreichen Mietern (z.B. Apartmentkomplexe, Einkaufzentren) die Möglichkeiten bieten, Anfragen und Reparaturaufträge direkt als Ticket an das Gebäudemanagement einzustellen. Mieter und Eigentümer haben so jederzeit einen Überblick über den Status von zu erledigenden Arbeiten. Die BASIC Mieter App wird auf jedem Smartphone zu nutzen sein. Hier befinden wir uns gerade in der Planungsphase.

Der Aufbau einer eigenen Softwareentwicklung ist für BASIC ein weiterer Schritt als dynamisches und innovatives Unternehmen, das Facility Management der Zukunft zu gestalten.

IT im Facility Management

Wed, 26 May 2021 14:31:27 GMT

Bei BASIC sind wir davon überzeugt: Digitalisierung wird das beherrschende Thema dieses Jahrzehnts sein.

Gerade in der Immobilienwirtschaft können durch digitale Unterstützung völlig neue Potentiale in Bezug auf Effizienz und Kommunikation realisiert werden.

So können Qualität und Transparenz im Gebäudebetrieb durch Digitalisierung erheblich gesteigert werden. Aber auch die Kommunikation, zum Beispiel zwischen Mietern, Eigentümern und Facility Managern, kann durch Digitalisierung erheblich verbessert werden.

Zudem öffnen sich völlig neue Geschäftsansätze, z.B. durch innovative Apps, Künstliche Intelligenz und vieles mehr.

Wir sind davon überzeugt, dass eine moderne IT genau das unterstützen kann, was modernes Facility Management ausmacht: Facility Management als Managementdisziplin.

Digitalisierung kann uns dabei bei vielen Bereichen unserer Arbeit unterstützen:

Effiziente Prozesse

Facility Management hat viel mit der Organisation von Prozessen zu tun. WER macht WAS, WANN, WOMIT, IN WELCHEM SYSTEM und auf welcher VERTRAGLICHEN GRUNDLAGE? Das sind die Standardfragen, die sich ein Facility Manager in jedem Projekt stellt. Digitalisierung hilft dabei, die Parameter einer FM-Organisation (also etwa die Daten der Technischen Gebäudeausstattung, Nebenkosten oder vertragliche Daten) so genau wie möglich zu bestimmen und für die effiziente Organisation von Prozessen zu nutzen. So können unterschiedliche Szenarien einer FM-Organisation vorab modelliert werden und immer das optimalste Szenario berechnet werden.

Transparente Kosten

Bis heute wird Kosten im Facility Management häufig zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Dies hängt zum einen daran, dass Kosten im Facility Management in vielen Unternehmen als fester, kaum variabler Kostenblock betrachtet werden, der nur wenig strategisches Potential bietet. Zum anderen entstehen viele Kosten aber auch außerhalb der vertraglich vereinbarten Leistungen, etwa durch Streitigkeiten rund um nicht erfüllte Leistungserfüllung. Digitalisierung hilft den tatsächlichen IST-Zustand der Kosten für das Facility Management besser einschätzen zu können und kann so einen wichtigen Beitrag leisten, um Optimierungspotentiale zu erkennen und auszuschöpfen.

Effektive Arbeit

Moderne digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung können nicht nur für Arbeitnehmer eine Erleichterung darstellen (es müssen keine Stundenzettel, Formulare etc. mehr ausgefüllt werden). Diese digitalen Lösungen können auch helfen, Arbeit deutlich effektiver zu organisieren: Welche Zeitaufwände fallen an? Wo gibt es Engpässe? Wo Überkapazitäten? Diese Fragen können mit einer guten digitalen Lösung sehr exakt beantwortet werden. Mittels eines guten Konzepts und einer guten Organisation und Steuerung können Arbeitskapazitäten so deutlich besser geplant werden, was unmittelbar der Effektivität von Arbeit zu Gute kommt.

Kommunikation

Vieles hängt im Facility Management mit einer guten Kommunikation zusammen. Arbeitsanweisungen müssen klar und deutlich erfolgen; Steuerungsprozesse sollten transparent sein. Dabei gibt es die Interessen ganz unterschiedlicher Parteien zu berücksichtigen: Mieter, Eigentümer, (externe),Dienstleister, Versicherungen und Behörden. Schafft man es hier, die Kommunikation auf einem gemeinsamen (digitalen) Kanal zu bestreiten (z.B. durch eine entsprechende App), verbessert das die Geschmeidigkeit der gesamten Organisation erheblich.

Transparenz

Je mehr Prozesse und Daten digital erfasst werden, umso transparenter werden Prozesse und erbrachte Leistungen. Facility Management wird so sogar für Abteilungen erlebbar, die bisher wenig mit FM zu tun hatten. Der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens kann so beispielsweise in Echtzeit über eine App die Leistung von eingesetzten Dienstleistern einsehen oder sein Energiemanagement steuern.

Professionelles Facility Management in Handelsimmobilien

Tue, 11 May 2021 06:37:01 GMT

Die Möglichkeiten eines guten Facility Managements werden gerne unterschätzt. Dabei ergeben sich hier erhebliche Möglichkeiten, Einsparungen zu erzielen und gleichzeitig den Wert der Immobilie nachhaltig zu steigern. Das setzt gute Managementfähigkeiten des Facility Managers voraus.

Facility Management ist oft nicht das erste, woran Immobilienbesitzer denken, wenn sie über die strategische Ausrichtung ihrer Handelsimmobilien denken. Im Gegenteil: Facility Management wird oft erst dann wahrgenommen, wenn etwas nicht funktioniert.

Dabei liegt im Facility Management gerade in Handelsimmobilien, etwa großen Einkaufszentren oder auch großen Fachmarktzentren, ein erhebliches Einsparpotential. So können Dienstleistungen wie Gebäudereinigung, Hausmeisterdienste, Entsorgung, Instandhaltung- und Energiemanagement oft deutlich günstiger und effizienter organisiert werden.

Ein weiterer Aspekt: Professionelles Facility Management garantiert, dass die Betreiberverantwortung in einer Immobilie sichergestellt wird. So erwarten den Immobilienbesitzer keine bösen Überraschungen bei Revisionen oder im Versicherungsfall.

Doch wie sieht gutes Facility Management aus? Unsere Überzeugung: Facility Management ist eine Managementdisziplin. Gutes Facility Management beschäftigt sich nicht nur mit der operativen Umsetzung von Dienstleistungen in einer Immobilie (den Facility Services), sondern nimmt auch explizit die Organisation, die hinter diesen Dienstleistungen steht, unter die Lupe.

Eine Optimierung des Facility Managements gelingt dabei umso besser, je besser die bisherige Organisation des Gebäudebetriebes eingeschätzt werden kann. Wie wird der Gebäudebetrieb bisher organisiert? Welche Wartungs- und Prüfintervalle bestehen? Wie sehen die Verträge mit externen Dienstleistern aus? Wie wird die Einhaltung dieser Verträge gesteuert und überwacht? Wie wird die Kommunikation zwischen den verschiedenen Stakeholdern einer Immobilie (z.B. Eigentümer, Mieter, Besucher, Behörden) organisiert? Und vor allem: Wie sehen die darin begründeten Prozesse und Abläufe aus und worin besteht der größte Aufwand in der Abwicklung dieser Tätigkeiten? Was für Möglichkeiten habe ich, genau diese Punkte zu optimieren und zu verbessern?

Die Prüfung dieser Fragen stellt gerade in Handelsimmobilien eine große Herausforderung dar. Schließlich gilt es hier oft ganz unterschiedliche Interessen zu berücksichtigen. Mieter, die möglicherweise sehr unterschiedliche Anforderungen an die Immobilie stellen, anspruchsvolle Besucher und schließlich Behörden, die aufgrund des üblicherweise großen Publikumsverkehrs in Handelsimmobilien besonders aufmerksam prüfen, ob rechtliche Bestimmungen (z.B. Brandschutz) eingehalten werden.

Und schließlich der Eigentümer der Immobilie, für den die Qualität des Gebäudes ein strategisches Asset darstellt. Schließlich kann nur ein einwandfrei bewirtschaftetes Gebäude einen nachhaltigen und steigenden Wert der Immobilie garantieren.

Wie bringt man also diese unterschiedlichen Interessen an einen Tisch? Und wie schafft man es, bestehende Facility Management-Strukturen dauerhaft und nachhaltig zu optimieren?

Wir sehen den Prozess, der zur Optimierung des Gebäudebetriebs führt, in drei Schritten und bringen dies auf eine einfache Formel: Erkennen, Analysieren, Umsetzen.

Was bedeutet das?

1. Erkennen

Durch Interviews, Objektbesichtigungen, die Begleitung der Leistungserbringung und die Prüfung vorhandener Unterlagen verschafft sich der Facility Manager einen raschen Überblick über die aktuellen Gegebenheiten. Er ermittelt relevante Daten in Bezug auf Kosten, Qualität, Verträge, Organisation und bewertet die vorgefundene Situation.

2. Analysieren

Auf Basis der erhobenen Daten werden konkrete Handlungsempfehlungen zur Optimierung der jeweiligen Dienstleistung erarbeitet und Optimierungspotentiale aufgezeigt. Hier werden verschiedene Szenarien aufgezeigt. Vor- und Nachteile unterschiedlicher Strategien werden so deutlich und die jeweiligen Auswirkungen auf Kosten und Qualität können prognostiziert werden.

3. Umsetzen

Auf Wunsch kann ein externer Facility Manager vor Ort tätig sein und die punktgenaue Implementierung neuer Systeme und Konzeptionen sicherstellen. Dazu können auch Schulungen und Workshops mit den beteiligten Personen gehören. Ebenso kann eine professionelle Dienstleistungssteuerung den langfristigen Erfolg extern eingesetzter Dienstleister sicherstellen.

Am Ende dieses Prozesses steht nicht nur eine Optimierung von Kosten. Die Handelsimmobilie wird durch die Qualität des eingesetzten Gebäudemanagements auch nachhaltig an Wert gewinnen.

Autorin: Eva Lohöfener

Leiterin Geschäftsbereich Beratung

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Dieser Beitrag erschien im EHI Shopping-Center Report.

Der EHI Shopping-Center Report dokumentiert fortlaufend die Marktentwicklung auf dem deutschen Markt der Einkaufszentren und Factory Outlet-Center.

Neben Fachartikeln werden in dem Report Neueröffnungen und bestehende Center inklusive Mieterlisten sowie Planungen und Revitalisierungen detailliert aufgelistet.

Interview: Facility Management im Wandel der Zeit

Wed, 05 May 2021 08:20:27 GMT

„Jeder investierte Euro in die taktische Ebene im Facility Management zahlt sich doppelt und dreifach aus."

Interview mit Johannes Schöllhorn, langjährige FM-Führungskraft in einem Großkonzern

Sie haben die Entwicklung des Facility Managements in den letzten Jahrzehnten in diversen Führungspositionen begleitet. Wie hat sich das Facility Management in dieser Zeit entwickelt / gewandelt?

Ich kann nur von meiner eigenen Erfahrung in einem Großkonzern sprechen. Noch zu Beginn der 2000er Jahre haben wir alles innerhalb des Konzerns organisiert: Eigene Handwerker, eigene Post, eigene Hausmeister, eigene Konferenzraumservicekräfte, eigene Labordienstleister inkl. Reinigungskräfte, eigene „Waschkauenwärter“, und vieles mehr.

Um es überspitzt zu sagen: FM war das Auffangbecken für alle, die aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr in ihrem ursprünglichen Bereich arbeiten konnten oder deren Arbeitsplätze an anderen Stellen im Konzern wegfielen. Es gab so gut wie keine speziell ausgebildeten Fachkräfte im FM.

Was hat sich heute geändert?

Wir haben heute grundsätzlich eine andere Perspektive. FM wird viel strategischer und globaler gedacht und strukturiert. Dabei wird intensiv über Themen wie Digitalisierung und Nachhaltigkeit gesprochen und Prozesse stehen immer wieder auf dem Prüfstand. So wird z.B. in Konzernen zwischen Dienstleistern und Dienstleistungssteuerung unterschieden. Einkaufsprozesse werden oft europaweit oder sogar global organisiert. Best Practice-Beispiele stehen in weltweiter Konkurrenz.

Hat die Bedeutung des Facility Managements in dieser Zeit zu- oder abgenommen?

Mit der Frage tue ich mich sehr schwer. Das FM sehnt sich geradezu nach Anerkennung. Und natürlich nimmt man sich selbst sehr wichtig und hält sich für strategisch bedeutend. Zugenommen hat sicherlich die Wahrnehmung des FM, weil heute FM-Dienstleistungen fast immer zugekauft werden. Damit werden sie sichtbarer - und man macht sich mehr Gedanken darüber, was wirklich benötigt wird. Dennoch wird FM immer noch unterschätzt und führt in vielen Unternehmen ein Schattendasein. Meine Antwort lautet also: Die Bedeutung hat zugenommen, aber noch lange nicht so, wie wir FM'ler uns das wünschen.

Welche Aufgaben sind in jüngerer Zeit für Facility Manager dazugekommen?

Meines Erachtens ist das Facility Management vor allem auf der Auftraggeberseite deutlich professioneller geworden. Die Themen Vertragstreue und Vertragseinhaltung, Nachverfolgung von Leistungen, Leistungsnachweise, Erfüllungszeiten, Digitalisierung, Nachweise für Betriebssicherheitsverordnung, für die Einhaltung von Umweltstandards ... das Alles hat erheblich an Bedeutung gewonnen.

Wird Facility Management in Unternehmen zunehmend als Teil der Unternehmensstrategie wahrgenommen?

Ehrliche Antwort: Nur wenig. FM wird immer dann wahrgenommen, wenn etwas nicht funktioniert. Wobei die Wahrnehmung natürlich immer auch von der Branche abhängt. Dort, wo das FM einen erheblichen Anteil an den Gesamtaufwendungen hat, gibt es mit Sicherheit eine verstärkte Wahrnehmung. Dabei liegt der Fokus dann aber meistens auf der Gebäudestrategie, welche die gesamten Immobilienkosten umfasst. Das Interesse an den operativen Dienstleistungen ist in den meisten Unternehmen aber eher gering.

Wo sehen Sie die größte Herausforderung, wenn es darum geht, das Facility Management für ein Unternehmen zu organisieren?

Schwere Frage. Zunächst einmal - es sollte möglichst weit oben in der Unternehmenshierarchie verankert sein, damit eine möglichst gleichartige, durchgängige FM-Strategie durchgesetzt werden kann.
Die Erfassung der Anforderungen und der Bedarfe ist hier meist die größte Herausforderung. Saubere Prozesse, eine gute Datenlage und nicht zuletzt eine gute Dienstleistungssteuerung erfordern dabei gut ausgebildete Experten.

Welche Rolle spielt die Digitalisierung im modernen FM?

Digitalisierung spielt eine zentrale Rolle. In meiner Vorstellungswelt gibt es diejenigen Menschen, die Prozesse gestalten, also die Facility Manager, und diejenigen, die die Prozesse ausführen, also die operativen Dienstleister bzw. Facility Services. Die Facility Services werden mehr und mehr digital gesteuert und müssen ihre Leistungsnachweise digital erbringen.

In dieser zunehmenden Aufteilung zwischen Gestaltern und Ausführenden, die wir ja nicht nur im FM sehen, sehe ich übrigens persönlich die größte soziale Sprengkraft für die Gesellschaft als Ganzes, wenn dieser kleine philosophische Ausflug erlaubt ist.

Schon heute werden Hausmeister und Handwerker über Tickets gesteuert und müssen ihre Arbeit digital zurückmelden. Ich kann mir gut vorstellen, dass wir mit künstlicher Intelligenz (KI) weiter Fortschritte in den digitalen FM-Prozessen machen. Heute schon kann KI erkennen, wer wann wo gewesen ist, und was er getan hat. Das kann man natürlich auch bei der Organisation und Steuerung von Arbeitsprozessen nutzen.

Das FM der Zukunft wird sich also damit beschäftigen (müssen), festzulegen, was an Digitalisierung umsetzbar und gewollt ist, was gesetzlich erlaubt ist, was mit den Arbeitnehmervertretungen abgestimmt sein muss und letztendlich auch, wie die Kosten/Nutzen-Relation ist.

Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit?

Definiere Nachhaltigkeit! Der Begriff ist ja ziemlich dehnbar.

Aber ja, natürlich spielt Nachhaltigkeit eine große Rolle. Welches Unternehmen möchte diesen Stempel nicht haben? Ressourcenschonung wird in der Unternehmenswelt immer wichtiger werden.

Welche Rolle spielen moderne Arbeitsplatzkonzepte?

Das war und ist schon lange ein Hype. Und Corona hat alles beschleunigt! Ich persönlich glaube nicht, dass wir die vor 2020 ja eher zaghaften Ansätze von Home-Office nach der Pandemie noch einmal erleben werden. Denn das Home-Office als Konzept scheint ja grundsätzlich zu funktionieren.Ein moderner Arbeitsplatz wird immer flexibler sein. Es gibt nicht mehr das klassische Büro, sondern einen Ort, der meinem aktuellen Anspruch (was brauche ich: Ruhe? Kommunikation?) genügen muss – alles am besten per App und so flexibel wie möglich steuerbar.

Der Wunsch nach einem Einzelbüro ist schon jetzt von vorgestern. Und ich denke, das Thema hat gerade erst begonnen. Immerhin kostet jeder Quadratmeter Geld! Und mit Home Office-Konzepten kann ich als Großkonzern ganze Gebäude einsparen.

Aber auch der Arbeitsplatz der Zukunft muss sauber sein und die ganze moderne Technik muss funktionieren. Das kommt dann wieder das FM ins Spiel.

Häufig wird zwischen strategischen und operativen FM eine dritte Ebene definiert: Das taktische FM (also Dienstleistungssteuerung und Objektmanagement). Was bewerten Sie diese Organisationsebene?

Ich halte diese Ebene für sehr wichtig. Hier sollten ausgebildete, gut fortgebildete Mitarbeiter arbeiten. Jeder investierte Euro in diese Ebene zahlt sich doppelt und dreifach aus. Nur mit einer guten Dienstleistungssteuerung kann gewährleistet werden, dass man als Auftraggeber von dem Dienstleister auch die Leistung bekommt, die man bezahlt.

Das Bewusstsein für das Potential einer guten Dienstleistungssteuerung fehlt leider noch in vielen Unternehmen. Schließlich wird der Nutzen der Dienstleistungssteuerung erst deutlich, wenn man sich die Kosten anschaut, die entstehen, wenn Dienstleister eben nicht vernünftig arbeiten. Das wird aber häufig nicht gemacht, sondern es wird davon ausgegangen, dass Dienstleister vertragskonform arbeiten, was aber in den seltensten Fällen ohne eine entsprechende Steuerung funktioniert.

Wir haben in den letzten Jahrzehnten einen Trend zu großen Generaldienstleistern erlebt. Wird sich dieser Trend in Zukunft fortsetzen oder sind nicht gerade kleinere, dynamischere und innovativere Anbieter gefragt?

Ich denke, dass sich dieser Trend fortsetzen wird. Umso wichtiger wird eine sehr gute und professionelle Dienstleistungssteuerung. Denn je größer die Anbieter werden, umso komplexer wird die Kontrolle und Steuerung der Leistung, die sie erbringen.

Kleinere, dynamischere und innovativere Anbieter werden im FM der Zukunft aber auch ihren Platz haben. Der Fokus liegt hier auf Innovation und Digitalisierung.

Das Potential für diese kleineren Unternehmen sehe ich dabei unter anderem darin, in gemeinsamen Projekten mit größeren Anbietern zu arbeiten oder aber darin, ein ganz anderes Kundensegment, das in Deutschland ja besondere Bedeutung hat zu betreuen: den klassischen Mittelstand. Die großen Konzerne werden dagegen auch weiterhin auf die großen Generaldienstleister setzen.

Welche ihrer persönlichen Erfahrungswerte würden Sie heute einem jungen Facility Manager mit auf den Weg geben?

Ich würde ihm oder ihr raten, mit offenen Augen durch die Welt gehen. Immer vergleichen: Wie würde ich das Problem Zuhause angehen? In Prozessen denken, Verträge aufmerksam lesen und lernen, Leistungen exakt zu formulieren. Ein junger FMler sollte auch wissen, dass FM für viele Unternehmen nicht unbedingt der Nabel der Arbeitswelt ist. Dafür ist FM aber eine sehr solide Grundlage für viele Unternehmen. Und also solche wird FM auch in vielen Jahrzehnten noch eine große Bedeutung haben.

Zur Person:

Johannes Schöllhorn hat über mehrere Jahrzehnte hinweg in unterschiedlichen Führungspositionen das Facility Management für einen Großkonzern organisiert.

Seit 2017 ist er freiberuflich tätig.

Neues BASIC-Video: Was ist eigentlich Facility Management?

Wed, 31 Mar 2021 06:26:32 GMT

Unser neues Video "Was ist eigentlich Facility Management?" ist gestern online gegangen.

Anders als die bisherigen Videos geht es diesmal aber nicht in erster Linie um BASIC. Stattdessen ist der Film eine kurze Beschreibung unserer Branche. Man erfährt darin in einfachen Worten, was ein Facility Manager eigentlich macht.

Da ein Film in der aktuellen Situation schwierig zu erstellen ist, haben wir den Film als Collage aus BASIC-Fotos, Stockfotos und Clips erstellt, die wir in der Vergangenheit zu anderen Zwecken gedreht hatten.

Mit dem Film verfolgen wir mehrere Ziele:

Wir möchten uns und unsere Branche als anspruchsvoll und vor allem auch notwendig und zukunftsorientiert schildern.
Wir möchten gezielt junge Leute für uns und die Branche begeistern, um so weiterhin tollen Nachwuchs rekrutieren zu können.
Und natürlich möchten wir auch einfach zeigen, wie dynamisch und modern FM sein kann. Und dass BASIC ein Teil davon ist.

Wir freuen uns über zahlreiche Views und Likes.

Erfolgreicher Abschluss unseres Teamleiterprogramms

Fri, 12 Mar 2021 10:57:29 GMT

Am letzten Freitag haben wir die erfolgreiche Teilnahme unserer Kolleginnen und Kolleginnen am Teamleiterentwicklungsprogramms feiern können. Das Programm fand über diverse Termine verteilt von Januar bis November 2020 statt.

Das Teamleiterentwicklungsprogramm ist neben dem BASIC-Traineeprogramm ein wichtiger Bestandteil der BASIC-Philosophie: Wir wollen gerne unser komplettes Fach- und Führungskräfteteam aus den eigenen Reihen qualifizieren und einsetzen, um so der Entwicklung unserer Mitarbeiter gerecht zu werden. Darin sehen wir nicht nur für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sondern auch für BASIC einen großen Mehrwert.

Dabei werden unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur in ihren fachlichen Fachfähigkeiten geschult. Wir vermitteln in unseren Schulungen und Weiterbildungen vor allem auch methodische Ansätze sowie gemeinsame soziale Werte und Wege der Kommunikation.

Da ein Präsenzrahmen aufgrund der aktuellen Situation nicht wie ursprünglich angedacht möglich war, haben wir dies in einem gebührenden Onlinerahmen in Form einer Videokonferenz umgesetzt.

Vorab gab es alles Wichtige für die Teilnehmer per Paket: Die passenden Abschlusshüte, Luftschlangen, etwas zum Knabbern und zum Anstoßen. Für gute Stimmung haben wir selbst gesorgt.

Herzlichen Glückwunsch an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer!

Ihr habt die berufliche BASIC Handlungskompetenz für das Führen und Entwickeln von Teams mit Methodik und Sozialkompetenz und damit auch für die Funktion als Teamleiter erlangt.

Anbei ein kleiner Eindruck von der Feier:

BASIC nach ISO 9001:2015 zertifiziert

Thu, 18 Feb 2021 09:45:09 GMT

BASIC hat mit einem weiteren Meilenstein seinen Anspruch gefestigt, sich als Unternehmen beständig weiterzuentwickeln und fortlaufend die Organisation und die Prozesse zu hinterfragen, um seinen Kunden den bestmöglichen Mehrwert zu bieten.

Der TÜV Nord hat BASIC für sein Qualitätsmanagementsystem gemäß ISO 9001:2015 zertifiziert. Die Zertifizierung ist für die kommenden drei Jahre gültig. Mit 1,1 Millionen Zertifizierungen weltweit ist die DIN ISO 9001.2015 weltweit die beliebteste Zertifizierung für Qualitätsmanagement.

BASIC sieht die Zertifizierung nach DIN ISO 9001:2015 dabei als Grundlage für die Weiterentwicklung und Ausrichtung seiner Unternehmensorganisation und der Optimierung von Arbeitsprozessen.

Ganz besonders freuen wir uns darüber, dass die Auditoren viele der Prozesse positiv bewertet haben, die wir bei BASIC in den letzten Jahren unabhängig von der Zertifizierung in Angriff genommen haben.

Hierzu zählt insbesondere die Digitalisierung unserer Unternehmensorganisation:

So hat BASIC in Eigenregie ein Infocenter aufgebaut, in dem sämtliche Informationen zu Arbeitsabläufen und Prozessen sowie der Organisation digital verfügbar sind. Über ein Ticket-System können dabei zentral Anfragen an alle Unternehmensbereiche gestellt und nach einer Priorisierung bearbeitet werden. Auch die komplette interne Kommunikation läuft über dieses Infocenter.

Ebenso wurden bei BASIC in den vergangenen Jahren ein digitales Projektverwaltungssystem eingeführt. Des Weiteren erfolgt aktuell der Ausbau der Digitalisierung in unseren Leistungsprozessen.

Gleichzeitig können wir durch regelmäßige digitale Qualitätsbefragungen bei unseren Kunden permanent die Qualität sowie die Zufriedenheit unserer Kunden sicherstellen. Dies ermöglicht es uns, Prozesse weiterzuentwickeln, um unseren Kunden immer den bestmöglichen Mehrwert zu bieten.

In allen unseren Geschäftsbereichen haben wir hierzu strenge Benchmarks gesetzt, die uns erlauben, unsere Prozesse permanent zu beobachten, und auf Anpassungsbedarf schnell zu reagieren.

„Insgesamt ist die Zertifizierung für uns eine Bestätigung für unsere Weiterentwicklung der Organisation und der Prozesse in den vergangenen Jahren. Wir freuen uns über das sehr positive Feedback zu unserem Managementsystem und der Hervorhebung unseres Digitalisierungsgrades. Dies ist gleichzeitig Motivation für uns dies weiter fortzusetzen und diesen Mehrwert konsequent an unsere Kunden weiterzugeben“, sagt Julia Niedrich-Runge, Leiterin Unternehmensentwicklung bei BASIC.

Facility Management in Schulen – Alternative zum Hausmeister?

Wed, 10 Feb 2021 09:27:35 GMT

Schulen verändern sich. Lernpläne werden schneller und effizienter. Neue Lernmethoden etablieren sich. Der Unterrichtsstoff ändert sich rasant. Die Schüler lernen immer digitaler, internationaler und teamorientierter.

Nur einer scheint in fast allen Schulen so zu bleiben, wie es schon vor 50 Jahren war: Der Hausmeister.

Das ist nicht immer schlecht: Denn im besten Fall ist der Hausmeister so etwas wie die gute Seele des Hauses. Immer erreichbar, hilfsbereit und freundlich. Ein Mann, der auch schon mal am Wochenende mit anpackt, wenn es darum geht, Schulfeste zu organisieren, der im Handumdrehen Glühlampen auswechselt und sich mit Leidenschaft dahinterklemmt, dass das Schulgebäude immer sauber ist.

In der Realität sieht es heute allerdings oft anders aus. Viele Kommunen haben inzwischen Probleme, Hausmeisterstellen überhaupt noch zu besetzen. Hohe Krankheitsraten sind nicht selten. Teilweise werden so sogar dringend notwendige Sanierungen nicht angegangen. Auch Betreiberpflichten können nicht lückenlos garantiert werden.

Wir sind überzeugt davon, dass es für dieses Problem eine gute Lösung gibt:

Professionelles Facility Management!

Das bedeutet: Statt eines Hausmeisters gibt es einen professionellen Facility Manager/Objektmanager, der verschiedene Schulgebäude in einer Kommune betreut. Dieser Objektmanager wiederum betreut ein Team aus Haustechnikern, die flexibel und zeitnah alle anfallenden Hausmeistertätigkeiten in den Gebäuden übernehmen können.

Daraus ergeben sich gleich mehrere Vorteile:

Die Kosten sinken:

Wenn nicht mehr jede Schule mit einem permanenten Hausmeister besetzt wird, sondern ein Team-Pool für mehrere Schulen gebildet wird, liegt der Kostenvorteil auf der Hand: Die Arbeit der Objektmanager und Haustechniker kann deutlich effizienter und bedarfsorientierter organisiert werden.

Ein Team aus Experten:

Ein gutes Facility Management kann auf ein Team aus Experten zurückgreifen. Also zum Beispiel Elektriker, Heizungs- und Lüftungsbauer oder Berater bei der Vergabe von Dienstleistungen. Das bedeutet, dass notwendige Aufgaben in der Schulimmobilie zeitnah und von Experten angegangen werden können.

Dringend notwendige Arbeiten werden angegangen:

Ein guter Facility Manager ist es gewohnt, nach klar vorgegeben Strukturen zu arbeiten. Er wird systematisch die Gebäude auf ihren IST-Zustand hin überprüfen, Checklisten anlegen und priorisieren, welche Arbeiten in den Gebäuden angegangen werden müssen. Diese Arbeiten wird er dann systematisch in die Wege leiten und für alle nachvollziehbar dokumentieren.

Externe Dienstleister werden professionell gesteuert:

Ein guter Facility Manager ist darin geschult, externe Dienstleister nach dem besten Preis-Leistungsverhältnis auszuwählen und die Leistungserfüllung der Dienstleister zu steuern und zu garantieren. In einem Schulgebäude bedeutet dies: Der Facility Manager garantiert beispielsweise die tägliche Zuverlässigkeit der Reinigungskräfte und wird bei Verbesserungsbedarf auch aktiv eingreifen.

Ausfallzeiten gehören der Vergangenheit an:

Da auf ein Team aus Mitarbeitern zugegriffen wird, gehören Ausfälle durch Krankheit, Unfälle etc. der Vergangenheit an. Ein Team aus professionellen Facility Managern garantiert eine ständige Erreichbarkeit. Im Rahmen eines Services Level Agreements werden dabei zeitliche Fristen festgelegt, mit denen garantiert wird, dass Aufträge zeitnah abgearbeitet werden. Ein Notfalldienst garantiert darüber hinaus, dass sehr dringend notwendige Arbeiten in 30 Minuten angegangen werden.

Digitale Möglichkeiten:

Viele Prozesse im Facility Management lassen sich durch digitale Möglichkeiten verbessern. Dies bedeutet für einen guten Facility Manager: Man schaut sich alle Prozesse in einer Immobilie an und priorisiert, an welchen Stellen digitale Lösungen am sinnvollsten sind. So können zahlreiche Vorgänge im Gebäude, wie z. B. Schulbegehungen oder Wartungsintervalle, nach und nach immer effizienter gestaltet werden.

Der Facility Manager als verlässlicher Ansprechpartner bleibt:

Ganz wie der traditionelle Hausmeister, ist auch der Facility Manager ein Mensch aus Fleisch und Blut, den man ansprechen kann und der sich mit Leidenschaft für die Gebäude engagiert, für die er verantwortlich ist. Der Anspruch, den ein guter Schulhausmeister hat, nämlich die gute Seele des Gebäudes zu sein, bleibt.

Statt Geschenken: BASIC spendet in diesem Jahr für Projekte seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Fri, 18 Dec 2020 10:36:04 GMT

Statt materiellen Weihnachtgeschenken, die wir traditionell vor Weihnachten an unsere besten Geschäftskontakte verteilen, spendet BASIC in diesem Jahr Geld für einen guten Zweck.

Damit setzt BASIC die erfolgreiche Weihnachtsaktion aus dem vergangenen Jahr fort.

Das Besondere: Die Spenden gehen an Projekte, in denen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von BASIC engagieren.

In einem Aufruf hatte BASIC seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gebeten, Projekte auszuwählen, die ihnen besonders am Herzen liegen. Davon wurden dann sechs Projekte ausgewählt, die mit einer Spende von jeweils 600 Euro bedacht wurden.

„Gleichzeitig freuen wir uns, mit diesem Projekt einmal mehr zu beweisen, dass bei uns die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihrer gesamten Persönlichkeit und ihrem Einsatz den absoluten Kern des Unternehmens ausmachen.“

Im Einzelnen gingen die Spenden dabei an folgende Projekte:

Ärzte für Kinder in Not

Der Verein setzt sich ehrenamtlich dafür ein, Kindern in Eritrea dringend notwendige medizinische Versorgung zu bieten.

Hospiz St. Elisabeth

Das Hospiz in Dortmund-Westrich möchte Menschen die letzten Tage ihres Lebens so angenehm wie möglich machen.

Funky´s Dance-Point

In dem Verein in Dinslaken lernen Kinder ab dem Alter von drei Jahren Tänze wie Hip-Hop oder Breakdance.

SV Eilendorf 1914

Der Verein aus der Nähe von Aachen ist für seine hervorragende ehrenamtliche Nachwuchsarbeit bekannt.

Einen genauen Überblick über alle Projekte gibt es unter:

www.basic-fm.com/weihnachten2020

Was beim Outsourcen von externen FM-Dienstleistungen zu beachten ist

Tue, 08 Dec 2020 12:59:45 GMT

Das Outsourcing von Dienstleistungen rund um den Gebäudebetrieb, den sogenannten Facility Services, wird in der Branche seit vielen Jahren diskutiert. Auch wenn es inzwischen sogar wieder Trends zum Insourcing, also zur Wiedereingliederung externer Dienstleistungen in das Kernunternehmen gibt, bleibt die Frage nach der Ausgliederung von Dienstleistungen aktuell und wird in Anbetracht aktueller Herausforderungen vermutlich sogar noch an Bedeutung gewinnen.

Dies hat verschiedene Ursachen:

Das Bewusstsein, dass es sich bei Immobilien um Assets handelt, die zentral für den Unternehmenswert sind, ist relativ neu. Erst langsam ändert sich hier die Einstellung in vielen Unternehmen und die Immobilie wird als zentraler Faktor der Unternehmensstrategie begriffen.
Die Bewirtschaftung einer Immobilie wird immer komplexer. Das hat unter anderem mit immer neuen rechtlichen Anforderungen und Nachhaltigkeitsstandards zu tun. Die Komplexität liegt aber auch an neuen Technologien. Zu nennen ist hier insbesondere die Digitalisierung. CAFM-Systeme machen den Betrieb einer Immobilie immer effizienter. Die Prozesse dahinter werden gleichzeitig immer anspruchsvoller und verlangen hochspezialisierte Experten.
Der immer höhere größere Kostendruck. Unternehmen stehen in einem immer globaleren Wettbewerb und müssen deshalb immer effizienter wirtschaften. Deshalb wird für Unternehmen die Fokussierung auf das eigentliche Kerngeschäft immer mehr zum Erfolgsfaktor.
Der Fachkräftemangel. Es wird immer schwieriger, ausreichend qualifizierte Mitarbeiter zu finden, um eine Immobilie nach den aktuellen Anforderungen zu betreiben.

Alle diese Trends führen eindeutig zu einem Ergebnis:

Immer mehr Facility Services-Dienstleistungen werden ausgesourct. Teilweise aus strategischen Erwägungen – oft aber auch, weil es keine Alternative gibt.

Das Potential, dass sich aus solchen Umstrukturierungen ergibt, ist für Unternehmen oft enorm – und es wird regelmäßig unterschätzt. Gleichzeitig stellt das Ausgliedern von Services eine große Herausforderung dar, die nur durch sehr gutes Management gelöst werden kann.

Wir möchten an dieser Stelle ein paar Tipps für die Ausgliederung von Facility Services geben:

Kennen Sie Ihre IST-Situation

Prozesse optimieren – das geht nur, wenn ich diese Prozesse im Detail kenne. Welche Anforderungen stellt der Immobilienbetrieb an mich und meine Dienstleister? Welche Prozesse funktionieren gut? Welche sind weniger gut? Wie lassen sich unterschiedliche Prozesse in einem übergreifenden FM-Konzept integrieren?

Je genauer diese Fragen geklärt werden, umso optimaler kann am Ende ein Plan erstellt werden, der detaillierte Anforderungsprofile an externe Dienstleister stellt.

Bei BASIC steht für die Analyse der IST-Situation unser BASIC-Scan.

Lösen Sie sich von etablierten Strukturen

Gerade im Mittelstand laufen Verträge mit externen Dienstleistern oft über sehr lange Zeiträume. Oftmals gibt es hier langjährige persönliche Bindungen und Verflechtungen, die es den Verantwortlichen schwermachen, nach neuen Lösungen zu suchen.

Dadurch schleifen sich in vielen Unternehmen auf Dauer Prozesse ein, die ineffektiv sind und ein schlechtes Preis-Leistungsverhältnis bieten.

Um es klar zu sagen: Es geht nicht darum, sich von lokalen Dienstleistern zu lösen. Vielmehr ist es gerade für regionale Dienstleister oft eine Chance, ihr Ergebnis zu verbessern, wenn die Leistungen von erbrachten Dienstleistungen grundsätzlich auf den Prüfstand gestellt werden.

Haben Sie die Betreiberverantwortung im Blick

Die Betriebssicherheitsverordnung besagt grundsätzlich, dass der Betreiber einer Immobilie für den Betrieb der Immobilie verantwortlich ist. Dies beinhaltet die Einhaltung von bestimmten, genau festgelegten Prüfintervallen.

Im Rahmen eines FM-Vertrags können bestimmte Betreiberpflichten an externe Dienstleister übertragen werden. Dies erfordert eine exakte Ausgestaltung eines entsprechenden Vertragswerks, das die Expertise eines professionellen Facility Managers erfordert.

Unsere Objektmanager kümmern sich gerne vor Ort um diese und viele weitere Fragen rund um den Immobilienbetrieb.

Setzen Sie auf Zuverlässigkeit

Ein günstiger Dienstleister bringt gar nichts, wenn er nicht zuverlässig arbeitet. Deshalb ist eine genaue vertragliche Ausgestaltung mit externen Dienstleistern sehr wichtig. Gleichzeitig bewahrt eine gute Kenntnis des Marktes davor, Dienstleister zu wählen, die nicht dauerhaft eine gute Leistungserbringung garantieren können.

Denken Sie innovativ

Durch Innovation ergibt sich oft erhebliches Optimierungspotential. So können beispielsweise bedarfsoptimierte Personaleinsatzpläne einen erheblichen Beitrag zur Kosteneffizienz liefern. Auch innovative Methoden, etwa digitale Checklisten, können helfen, externe Dienstleistungen deutlich transparenter und effektiver steuern zu können.

Seien Sie gründlich

Dienstleistungen rund um den Gebäudebetrieb werden oft als Selbstverständlichkeiten betrachtet. Deshalb machen viele Unternehmen den Fehler, hier nicht zu sehr auf Details zu achten. Gerade das macht aber gutes Facility Management aus. Umso detaillierter Facility Services definiert und geplant werden, umso besser lassen sich diese Services am Ende dann auch steuern.

Bei BASIC passiert dies beispielsweise durch bis ins kleinste Detail ausgearbeitete Manuals.

Eine gute Steuerung ist das A und O

Eine gute Planung von Facility Services ist das Eine. Die operative Ausführung dieser Dienstleistungen etwas ganz Anderes.

Der beste Plan hilft nicht, wenn er dann in der Praxis nicht umgesetzt wird. Dafür braucht es eine gute Steuerung von Dienstleistungen, die sich unter anderem in regelmäßigen Jour Fixes, Stichprobenkontrollen und einem detaillierten Reporting zeigt. Gleichzeitig stellt eine gute Dienstleistungssteuerung jederzeit die Rechtskonformität der erbachten Dienstleistungen sicher.

Die BASIC Dienstleistungssteuerung übernimmt gerne diese Funktion.

Vertrauen Sie Fachleuten

Viele Unternehmen organisieren die Auswahl von externen Dienstleistern selbst. Dabei übersehen sie, dass gutes Facility Management an dieser Stelle einen sehr wichtigen Beitrag leistet.

Schließlich lässt sich das Ergebnis bei der Auswahl und Steuerung externer Dienstleister noch über Jahre hinweg beobachten. Und dieses Ergebnis kann nur durch Fachleute, die Facility Manager, optimiert werden.

Ein schlechter Dienstleister sorgt dabei oft nicht nur für ein schlechtes Ergebnis, sondern häufig auch für Unstimmigkeiten, die wichtige Managementkapazitäten des Kunden in Beschlag nehmen.

Ein guter Dienstleister entlastet das Unternehmen dagegen von seinem Sekundärgeschäft und trägt damit unmittelbar zum Unternehmenserfolg bei.

BASIC ist mit seinen Geschäftsbereichen Beratung, Objektmanagement und Dienstleistungssteuerung bei der Auswahl und Steuerung externer Dienstleister gerne behilflich.

Gerne analysieren wir dabei in unserem BASIC-Scan in einem ersten Schritt die IST-Situation unserer Kunden.

Was neue Arbeitsplatzkonzepte mit Facility Management zu tun haben

Thu, 03 Dec 2020 12:52:46 GMT

Die Corona-Pandemie hat einen Trend deutlich gemacht, der auch schon vor diesem Jahr immer mehr das Arbeitsleben geprägt hat: Der klassische Büroarbeitsplatz macht gerade eine dramatische Veränderung durch. Es ist klar: Völlig neue Arbeitsplatzkonzepte, neue digitale Möglichkeiten und Home-Office-Regelungen werden die Zukunft der Arbeit prägen. Diese Veränderungen werden jedoch nicht mittel- oder langfristig passieren, sondern sie finden genau jetzt statt.

Flexibilität ist das neue Stichworte bei der Ausgestaltung moderner Arbeitsplatzkonzepte. So gehören eine immer stärkere Vermischung von Privat- und Berufsleben, immer größere Home-Office-Anteile, die Arbeit in flexiblen Projektteams und der Wunsch einer neuen Generation, die das Büro nicht nur als Arbeitsplatz, sondern auch als Erlebnisort zum sozialen Austausch sieht.

Dieses Umdenken führt dazu, dass sich die Anforderungen an eine Büroimmobilie gerade grundlegend ändern. Dies schafft wiederum neue Anforderungen an das Facility Management dieser Immobilien. Gleichzeitig zeigt das Facility Management Möglichkeiten auf, wie neue Arbeitsplatzkonzepte effizient, flexibel und Kosten sparend gestaltet werden können.

Denn das neue flexible Denken was Arbeitsplätze führt zu zwei wichtigen Faktoren: Mietzeiten werden in Zukunft kürzer und flexibler gestaltet. Und immer mehr Unternehmen werden ihr Immobiliengeschäft und die dazugehörigen Dienstleistungen outsourcen. Die langfristig genutzte Eigenimmobilie wird dagegen seltener.

Gutes Facility Management kann hier verschiedene Beiträge leisten.

Unterstützung bei der Planung neuer Arbeitswelten

Das Facility Management übernimmt die zentrale Funktion, wenn es darum geht, eine Immobilie operativ zu betreiben. Das bedeutet: Gutes Facility Management kann schon in der Planungsphase dazu beitragen, den Wunsch nach struktureller Veränderung einer Büroimmobilie in ein tragfähiges Konzept zu tragen. Welche Materialien eigenen sich besonders für einen ökonomisch und ökologisch nachhaltigen Immobilienbetrieb? Wie lässt sich ein intelligentes Lebenszyklusmanagement in eine neue Büroimmobilie integrieren? Wie können Flächen optimal genutzt werden, um Betriebskosten niedrig zu halten?

So trägt ein gutes Facility Management wesentlich dazu bei, in neuen Arbeitsplatzkonzepten Flächeneffizienz, Funktionalität und Qualität in ein gutes Gleichgewicht zu bringen.

Bewirtschaftungskonzepte bei geänderter Nutzung

Während der Corona-Pandemie hat es sich besonders stark gezeigt: Die Auslastung von Büroimmobilien geht in Zeiten von Home-Office-Konzepten teilweise dramatisch zurück. Dies ist ein Vorgeschmack auf die zukünftige Flexibilität, die von einer Büroimmobilie in Zukunft erwartet wird. Im Klartext: Sinkt der Nutzungsgrad einer Immobilie, muss es auch Möglichkeiten geben, die Betriebskosten der Immobilie entsprechend anpassen zu können. Hier leistet die Digitalisierung in der Gebäudebewirtschaftung durch CAFM-Systeme einen zentralen Beitrag. Indem alle relevanten Daten für den Immobilienbetrieb zentral erfasst werden, kann ein Betriebskonzept geschaffen werden, dass sich immer flexibler an den aktuellen Nutzungsanforderungen an die Immobilie orientiert.

Der Schlüssel zu Flexibilität und Bedarfsorientierung liegt aber nicht nur in einer immer stärkeren Digitalisierung. Auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern kann einer veränderten Nutzung einer Immobilie angepasst werden. So können beispielsweise Reinigungsintervalle neu berechnet werden oder Dienstleistungen komplett neu berechnet und ggf. auch neu vergeben werden.

Outsourcen von Dienstleistern

Der enorme Wandel in der Arbeitswelt führt dazu, dass Arbeitsplätze und Büroimmobilien zurzeit komplett neu gedacht werden. Das bedeutet: Immer weniger Unternehmen werden ihre Büroimmobilien selber verwalten wollen, gleichzeitig steigt der Kostendruck.

Hier sind externe Dienstleister gefragt: Und zwar sowohl Dienstleister, welche operative Dienstleistungen in einer Immobilie operativ ausüben. Vor allem aber auch Dienstleister, die diese Dienstleistungen planen und steuern können.

Gerade das taktische Facility Management als Schnittstelle zwischen strategischer und operativer Ebene in der Gebäudebewirtschaftung kann an dieser Stelle einen wertvollen Beitrag leisten, um Immobilienbetreiber bei der Neuorganisation ihrer Büroimmobilie und den dazugehörigen Dienstleistungen zu unterstützen.

Fazit: Die Trends zu neuem Arbeitswelten wird das Facility Management für Firmen immer mehr zum Erfolgsfaktor machen, der ihre Wettbewerbsfähigkeit steigert.

Der Facility Manager wird dabei vom Immobilienverwalter zum aktiven Mitgestalter der Unternehmensstrategie seiner Auftraggeber.

BASIC sieht sich auf diese Trends bestens vorbereitet. So sehen wir Facility Management seit unserer Gründung vor 18 Jahren als Managementdisziplin und setzen diese Vision in unseren Geschäftsbereichen Beratung, Objektmanagement und Dienstleistungssteuerung professionell und innovativ in die Praxis um.

Gleichzeitig beschäftigen wir uns intensiv mit neuen Arbeitsplatzkonzepten und setzen diese nicht zuletzt selbst vorbildlich in unserer neuen Firmenzentrale um.

Colani-Ei erstrahlte im Rahmen von Orange The World

Thu, 26 Nov 2020 13:11:20 GMT

Im Rahmen der Aktion "Orange The World" erstrahlte gestern Abend auch das Colani-Ei in unserem Firmensitz in Lünen in hellem Orange. Mit der Aktion wurde weltweit auf den "Internationalen Tag der Gewalt gegen Frauen" aufmerksam gemacht.

Die Wichtigkeit und Notwendigkeit dieses Tages zeigt sich unter anderem in der Statistik: In Deutschland wird im Durchschnitt alle fünf Minuten eine Frau bedroht, gestalked oder misshandelt.

Als familienfreundliches Unternehmen unterstützen wir bei BASIC dieses wichtige Zeichen gegen häusliche Gewalt sehr! Und ganz nebenbei haben wir uns über die außergewöhnliche Lichtstimmung gefreut.

Impressionen aus der neuen BASIC-Zentrale

Mon, 23 Nov 2020 13:04:05 GMT

Für uns ist es ein großer Schritt: Der Einzug in unsere neue Unternehmenszentrale in Lünen.

Denn hier, gleich gegenüber dem berühmten Colani-Ei, können wir noch mehr genau das leben, wofür BASIC steht: Facility Management als Managementdisziplin.

Wir finden: Ein Ufo auf einem alten Zechenturm - das passt als Symbol sehr gut zu uns. Denn wie das Colani-Ei stehen auch wir für einen innovativen Blick auf etablierte Strukturen.

Innovative Konzepte bei der Gebäudebewirtschaftung, produktive Zusammenarbeit unserer Teams und neue digitale Möglichkeiten bei unseren FM-Konzepten. Alles das, und noch viel mehr, werden wir in Zukunft in Lünen entwickeln.

Dafür haben wir einiges in unsere Zukunft investiert und unsere neuen Büros ganz an den neuesten Erkenntnissen von modernen Arbeitsplatzkonzepten orientiert.

So können Mitarbeiter in Zukunft projektbasiert flexibel ihre Arbeitsplätze wählen, es gibt Silent-Rooms, moderne Besprechungsecken, einen Eltern-Kind-Raum, hochmoderne IT und vieles mehr. Für die moderne Optik der Bürolandschaft zeichnet sich das Unternehmen „Office Competence Center“ aus Lünen verantwortlich.

Nicht zuletzt bietet die neue Unternehmenszentrale auch viel Platz für weiteres Wachstum; eine Kontinuität die BASIC auszeichnet:

„Dass wir in 18 Jahren unseres Bestehens jedes Jahr gewachsen sind, auch im herausfordernden Jahr 2020, macht uns glücklich und stolz“, sagt Uwe Antz.

Wir sehen nun sehr positiv unserer Zukunft entgegen.

Anbei ein paar Impressionen aus unseren neuen BASIC-Zentrale:

Umzug nach Lünen erfolgreich abgeschlossen

Mon, 26 Oct 2020 08:30:17 GMT

Der Umzug in unsere neue Unternehmenszentrale ist, auch aufgrund der tatkräftigen Mithilfe unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie geplant erfolgreich abgeschlossen worden.

Ab sofort sind wir unter unser neuen Adresse Am Brambusch 22, 44536 Lünen erreichbar.

Insgesamt bieten unsere neuen Büros viel Platz und viele innovative Arbeitsplatzkonzepte. So konnten wir nicht nur unsere Büroarbeitsfläche deutlich erweitern, sondern auch zahlreiche Features für eine innovative Arbeitsplatzgestaltung aufbauen.

Zu den neuen Features zählen:

Flexible Arbeitsplätze

Projektarbeit, Homeoffice, Teamwork: Unser neues Arbeitsplatzkonzept greift diese Aspekte auf. In Zukunft werden unsere Projektmitarbeiter keine festen Büros mehr haben, sondern täglich flexibel zwischen Großraum- und Zweierbüroarbeitsplätzen und Besprechungsräumen wählen können, ganz so wie es der aktuelle Arbeitsalltag erfordert.

Moderne IT und Telefonanlage

Eine moderne Telefonanlage erlaubt es uns, im ganzen Gebäude flexibel unter Festnetzqualität erreichbar zu sein und im flexibel an allen Stellen moderne Webmeetings und Webkonferenzen organisieren zu können.

Moderne Bürolandschaft

Unsere moderne Bürolandschaft wurde von Profis von "Office Competence Center" gestaltet und greift die neuesten Erkenntnisse an die Anforderung nach modernen Arbeitsplatzkonzepten auf. So gibt es ergonomische Sitze oder innovative Arbeitsplatzecken.

Eltern-Kind-Raum

Die Familienfreundlichkeit ist ein zentraler Bestandteil von BASIC. Deshalb werden wir in Zukunft in einem Eltern-Kind-Raum mit Arbeitsplatz und Spielecke jungen Vätern und Müttern die Möglichkeit geben, im Bedarfsfall ihre Kinder mit zur Arbeit zu bringen.

Viel Platz

Die neuen Räume im Lüntec sind lichtdurchflutet und weitläufig und bieten viel Platz für neue Ideen.

Synergien und Networkingmöglichkeiten

In Zukunft sind in Lünen die Zentralen von BASIC Facility Management, BASIC Medical Services, das Regionalbüro Objektmanagement West, sowie unser Lager an einer Stelle gebündelt. Das ermöglicht es uns, Synergien zu nutzen, Verwaltungsprozesse einfach zu halten und im ständigen Austausch zu bleiben.

Jetzt mit gutem FM nachhaltig Kosten optimieren

Thu, 22 Oct 2020 10:32:34 GMT

Kosten senken: Das ist für viele Unternehmen im Moment das Gebot der Stunde. Im Zusammenhang mit der Covid-19-Krise sind häufig finanzielle Ressourcen aufgebraucht worden, die eigentlich für Zukunftsinvestitionen vorgesehen waren. Viele Arbeitsplätze können nur durch Kurzarbeit erhalten werden. Einige Firmen kämpfen um das blanke Überleben. Und selbst in solide aufgestellten Unternehmen und Organisationen werden plötzlich längst etablierte Strukturen in Frage gestellt.

In einer Zeit, in der in Firmen so grundsätzlich über die zukünftige Unternehmensstrategie diskutiert wird, ist Facility Management vermutlich nicht unbedingt das, was den meisten Unternehmen als erstes in den Sinn kommt. Dabei leistet gutes Facility Management genau das, wonach gerade viele Firmen suchen: Es senkt unmittelbar operative Kosten, schafft aber auch Grundlagen für eine nachhaltige Optimierung von Unternehmensstrukturen.

Eigentlich reicht ein Blick auf eine aktuelle Betriebskostenabrechnung, um das Kostensparpotential, das durch gutes Facility Management möglich ist, sichtbar zu machen. Nehmen wir das Beispiel Energiekosten: Energiekosten machen einen immer größeren Kostenfaktor aus. Nur wenige Unternehmen kümmern sich aber um eine nachhaltige Verbesserung ihrer Energiebilanz und passen ihre Immobilien dementsprechend an.

Ein anders Beispiel sind Dienstleisterverträge. Dienstleisterverträge, z.B. mit Reinigungsfirmen, Sicherheitsdienstleistern oder Handwerkern, machen sich im Betriebsergebnis häufig stärker bemerkbar, als es den meisten Unternehmen lieb ist. Was dazu kommt: Neben den Fixkosten kommen hier häufig weitere Kosten hinzu, die beispielsweise durch Streitigkeiten über Rechnungen, fehlerhafte oder unpünktliche Dienstleistungen oder einfach nur durch eine hohe Personalfluktuation entstehen können.

Dieser kleine Überblick zeigt: Die Kosten solcher operativeren Dienstleistungen sind keinesfalls fix, sondern lassen sich durch gutes Management erheblich senken: Reinigungsfirmen können beispielsweise in ihrer Effizienz erheblich gesteigert werden, in dem sie von einem leistungsorientierten zu einem ergebnisorientierten System umgestellt werden. Weitere Dienstleister können wiederum durch geschickte Personaleinsatzpläne in ihrer Leistungsfähigkeit gesteigert und in ihrem Kostenaufwand gesenkt werden.

Noch größeres Potential ergibt sich häufig durch die Auswahl, Vertragsgestaltung und Steuerung von externen Dienstleistern. Stellen Sie sich vor: Ein Dienstleister, der viele Jahre in einem Unternehmen tätig ist, wird vorab genau nach dem besten Preis-Leistungsverhältnis ausgewählt? Und stellen Sie sich vor: Die Performance dieses Dienstleisters wird dauerhaft garantiert, überprüft und optimiert? Das Optimierungs- und Einsparpotential ist offensichtlich.

Genau diese gerade beschriebenen Ansätze verfolgt gutes Facility Management. Und das ist auch genau der Grund, warum gutes Faciltiy Management gleichzeitig kurzfristig Kosten senkt, während es langfristig zu einer nachhaltigen Unternehmensstrategie beiträgt: Gutes Facility Management ist, wie der Name schon sagt, Teil des Managements einer Firma. Gutes Facility Management stellt etablierte Strukturen auf den Prüfstand und denkt dabei langfristig und ergebnisorientiert. Gutes Facility Management orientiert sich aber auch an der vorhandenen Unternehmens- und Immobilienstruktur und möchte diese auf Basis der IST-Situation optimieren.

Gutes Facility Management ist also genau das Gebot der Stunde, wenn es darum geht, Kosten zu senken und zu Strukturen für eine nachhaltige Zukunft zu schaffen. Und das übrigens ganz ohne Personalabbau.

BASIC bei Bundesfachtagung Betreiberverantwortung

Thu, 22 Oct 2020 09:25:24 GMT

Bei der Bundesfachtagung Betreiberverantwortung in Fulda konnte auch in diesem Jahr ein Team von BASIC teilnehmen.

Natürlich stand die Fachtagung unter dem starken Einfluss der Corona-Problematik. Nur die Hälfte der Teilnehmer war angereist, Teilnehmer aus Risikogebieten waren nicht zugelassen und die Veranstaltung fand ohne Abendprogramm statt. Ein Teil der Vorträge wurde ebenfalls online abgehalten.

Auch bei den Themen der Tagung war das Thema Covid-19 präsent. So befand sich gleich am Eingang der Veranstaltung ein Luftreiniger, der auch die Möglichkeit vorstellte, wie das Infektionsrisiko in Immobilien innovativ gesenkt werden kann.

Ebenso spielte das Thema der Ressourcenbemessung in Immobilien, die durch Corona deutlich schwächer genutzt werden, eine Rolle.

Insgesamt bot die Tagung einen spannenden Querschnitt an Themen. So sprach der Vorsitzender der GEFMA, Martin Schenk, sowie Vertreter des TÜVs zu aktuellen Änderungen in der Betreiberverantwortung. Generaldienstleister und FM-Unternehmen legten ihren Blick auf die Änderungen dar. Rechtsanwälte besprachen aktuelle Änderungen in den rechtlichen Rahmenbedingungen. Aktuelle Änderungen betreffen beispielsweise das Notrufsystem in Fahrstühlen. Bis zum 31.12.2020 müssen hier alle Fahrstühle mit einem Zwei-Wege-Kommunikationssystem ausgestattet sein.

Weitere zentralen Themenbereiche der Tagung betrafen die Nachhaltigkeit und Digitalisierung in der Gebäudebewirtschaftung. So wurden neue digitale Prüfsysteme sowie die Integration aller relevanten Daten in CAFM-Systemen besprochen. Ebenfalls eine Rolle spielten Optionen, wie sich durch einen geschickten Einkauf, der C0-2-Abdruck eines Gebäudes senken lässt. Dies kann im Großen durch eine effiziente Ressourcenplanung genauso erfolgen, wie im Kleinen, beispielsweise durch den Einsatz ökologischer Reinigungsmittel.

Insgesamt konnten unsere Dienstleistungssteuerer und Objektmanager viele Impulse für ihre Arbeit aus Fulda mit nach Hause nehmen. Insgesamt wurde allen auch noch einmal bestätigt, wie wichtig ein gutes Facility Management, insbesondere in Anbetracht aktueller Herausforderungen, ist.

Gebäudemanagement der Stadt Wuppertal beauftragt BASIC Scan

Fri, 25 Sep 2020 10:50:43 GMT

Wir freuen uns sehr, dass uns das Gebäudemanagement der Stadt Wuppertal mit einem BASIC Scan zur Untersuchung von Möglichkeiten der digitalen Immobilienverwaltung beauftragt hat.

Das Gebäudemanagement der Stadt Wuppertal verwaltet zahlreiche städtische Immobilien, wie etwa Schulen, Museen und Bibliotheken.

Ganz besonders freuen wir uns, dass wir mit dem Gebäudemanagement der Stadt Wuppertal einen neuen Kunden von unseren Leistungen und unser Kompetenz im Bereich BIM (Building Information Modeling) überzeugen konnten.

Produktive Teamleitertagung in Lünen

Sun, 20 Sep 2020 10:40:05 GMT

Auch unser Teamleiterentwicklungsprogramm konnte nun nach längerer Corona-Pause wieder als Präsenzveranstaltung stattfinden. Wie auch schon bei unseren BASIC-Schulungstagen haben wir uns nun auch bei der Teamleitertagung für den Standort im Foyer des Colani-Ei gegenüber von unserer neuen Firmenzentrale in Lünen entscheiden.

Einer der Vorteile des neuen Standorts: Die großzügigen Tagungsräume im Lüntec haben uns auch diesmal die Möglichkeiten gegeben, unser Hygienekonzept strikt umzusetzen.

Am Freitag (18.9.) und am Samstag (19.9.) stand diesmal das Thema Feedback- und Konfliktgespräche im Mittelpunkt. Geleitet wurde das Seminar wie gewohnt von dem erfahreneren Coach Manuel Gallardo, der uns schon in vielen Schulungen mit viel sozialer Kompetenz und persönlicher Leidenschaft begleitet hat.

Dabei konnten wir auch neue digitale Möglichkeiten nutzen. Ein Kollege, der aufgrund von Krankheitssymptomen nicht persönlich nach Lünen kommen konnte, war während der gesamten Schulung per Video zugeschaltet und konnte so an dem kompletten Programm aktiv teilnehmen.

Die Teamleitertagung war der vorletzte Termin des aktuellen Teamleiterentwicklungsprogramms, das im November mit einer Abschlusstagung abgeschlossen wird.

Kunsthalle Mannheim beauftragt BASIC Objektmanagement

Tue, 15 Sep 2020 10:53:15 GMT

Wir freuen uns sehr, dass uns unser langjähriger Kunde in der Beratung, die Kunsthalle Mannheim, mit sofortiger Wirkung für das Interimsmanagement im Bereich Objektmanagement beauftragt hat.

Im Rahmen des Interimsmanagements wird sich BASIC unter anderem um die Organisation der Betriebsführung sowie Durchführung und Kontrolle des Betriebsablaufes kümmern und erster Ansprechpartner bei Fragestellungen rund um den Betrieb der eingeschlossenen Gewerke sowie bei Problemen und Störungen sein.

Die Kunsthalle Mannheim ist ein traditionsreiches Kunstmuseum mit mehr als 100 Jahren Geschichte.

Wir konnten die Kunsthalle Mannheim 2018 bereits baubegleitend bei der Ausgestaltung ihres Facility Managements für den Erweiterungsbau „Hector-Bau“ beraten und haben für den Auftraggeber danach das Gewährleistungsmanagement übernommen.

Wir freuen uns sehr, dass wir den Kunden in den vergangenen Jahren durch exzellente Leistung überzeugen konnten, was den Ausschlag für die Auftragserweiterung gegeben hat.

Erfolgreiche Schulungstage zu Funktions- und Leistungsmodell

Thu, 10 Sep 2020 10:36:13 GMT

Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind ein zentraler Bestandteil der BASIC-Philosophie. Deshalb freuen wir uns sehr, dass wir unsere BASIC-Schulungstage nun nach einer längeren Corona-Zwangspause wieder fortsetzen konnten.

Auch dieses Mal richteten sich die Schulungstage nicht nur an unsere BASIC-Junioren, sondern waren als fachliche Schulung konzipiert, an der dieses Mal besonders viele Mitarbeiter aus dem operativen Geschäft teilnahmen.

Dies unterstreicht unseren Anspruch, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fachlich auf einem gemeinsamen Stand zu halten, der sich an den neusten Erkenntnissen aus dem FM und unserer eigenen Definition eines modernen Facility Managements orientiert.

Gleichzeitig schaffen wir durch die permanente Schulung gemeinsamer fachlicher und sozialer Fähigkeiten wichtige Grundlagen, um in Zukunft noch stärker in interdisziplinären Teams zusammenzuarbeiten.

Erstmals konnten wir die Schulung neben unserer Firmenzentrale in Lünen ausrichten. Dabei konnten wir auch das Colani-Ei besichtigen und die weitläufigen Räumlichkeiten zur Umsetzung unseres Hygiene-Konzepts nutzen.

Unser Fazit: Auch wenn wir uns gerne an zahlreiche Tagungen im Sauerland erinnern, fühlen wir uns an unserem neuen Standort schon jetzt sehr wohl und werden hier zahlreiche neue Ideen verwirklichen können. Auch unser neues Hotel im Zentrum von Lünen wurde positiv aufgenommen.

Gleichzeitig setzte die Tagung auf Bewährtes: Mit Eva und Matthias als fachlichen Referenten, Stephan als Organisator sowie unserem externen Besucher Johannes Schöllhorn (ehemalige Führungskraft Bayer Real Estate GmbH), der wieder spannende Einblicke in das FM aus einer Kundenperspektive lieferte, konnten wir unseren Blick auf unsere Tätigkeit vertiefen und hatten dabei auch noch viel Spaß.

BASIC setzt konsequent auf Nachwuchs aus dem eigenen Haus

Sat, 20 Jun 2020 10:06:14 GMT

BASIC setzt konsequent auf Nachwuchs aus dem eigenen Haus

BASIC stellt seinen Mitarbeitern umfangreiche Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Maßnahmen, die in den vergangenen Monaten deutlich erweitert wurden, haben das Ziel, die eigenen Mitarbeiter in ihrer fachlichen und persönlichen Entwicklung zu unterstützen, Nachwuchs und Führungskräfte im eigenen Haus auszubilden und zwischen allen Mitarbeitern gemeinsame Werte, etwa Kommunikation auf Augenhöhe, zu pflegen. Gleichzeitig legt BASIC bei der Weiterbildung seiner Mitarbeiter großen Wert auf ein gemeinsames Verständnis des Begriffs „Facility Management“ und eine Umsetzung der neusten Fachkenntnisse aus dem FM in die tägliche Arbeit. Innerhalb von BASIC wird in Bezug auf dieses Ausleben gemeinsamer Werte gerne vom „BASIC-Spirit“ gesprochen.

Die Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bei BASIC bestehen aus mehreren Bausteinen. So hat BASIC bereits vor vielen Jahren ein 18-monatiges Junioren-Programm initiiert, in dem ambitionierte Nachwuchskräfte zu Facility Consultants, Objektmanagern und Dienstleistungssteuerern ausgebildet werden. Die Arbeit in Kundenprojekten gemeinsam mit erfahrenen Projektmanagern wird in diesem Programm durch regelmäßige fachliche Schulungen (BASIC-Schulungstage) ergänzt, in denen fachliche und soziale Kompetenzen entwickelt werden. Für jeden BASIC-Junior wir dabei in regelmäßigen Review-Gesprächen und insgesamt sechs Seminarblöcken ein ganz individueller Lern- und Projektplan zusammengestellt.

Ab diesem Jahr gibt es ein ähnliches Programm auch für potenzielle Fach- und Führungskräfte bei BASIC. In einem Teamleiterentwicklungsprogramm werden fachliche und soziale Kompetenzen geschult, um ambitionierten Mitarbeitern die Handlungskompetenz für künftigen Führungsaufgaben mit auf den Weg gegeben. „Das Besondere an diesem Programm: Jeder Mitarbeiter, der bei BASIC eine Führungsaufgabe übernehmen will, muss das Teamleiterentwicklungsprogramm durchlaufen, unabhängig davon, ob er vorher bereits in einer Führungstätigkeit aktiv war“, erklärt Stephan Stempel, Personalreferent bei BASIC. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass sich alle Führungskräfte mit den gemeinsamen Unternehmenswerten identifizieren und in ihrem Berufsalltag mit Augenmaß kommunizieren.

Zusätzlich bietet BASIC für unterschiedliche Abteilungen regelmäßige Tagungen an. So gibt es eine Haustechnike-Tagung, eine Objektmanager-Tagung und eine Dienstleistungssteuerer-Tagung. „Auf diese Weise vereinfachen wir den fachlichen Austausch und stärken unsere Teams“ erklärt Stephan Stempel. Insgesamt seien in den Weiterbildungsprogrammen jeder BASIC-Mitarbeiter, von der Reinigungskraft bis zum Regionalleiter, einbezogen.

„Unsere Mitarbeiter individuell zu fördern, ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Unternehmensphilosophie“, erklärt Uwe Antz, Gründer und Geschäftsführer von BASIC. So stammten bei BASIC alle Führungskräfte aus dem eigenen Haus und seien schon seit vielen Jahren bei BASIC beschäftigt. „Die geringe Personalfluktuation bei BASIC ist dabei gleichzeitig ein Erfolgsfaktor für unser Unternehmen wie auch ein großer Pluspunkt für unsere Kunden“, erklärt Uwe Antz. „Letzten Endes unterstreichen wir damit die Verlässlichkeit und Kompetenz unserer Arbeit.“

Mietvertrag für neue BASIC-Zentrale in Lünen unterzeichnet

Wed, 10 Jun 2020 10:25:59 GMT

BASIC bekommt eine neue Firmenzentrale. In Lünen werden wir in Zukunft unsere Zentralen von BASIC Facility Management, BASIC Medical Services sowie unser Regionalbüro Objektmanagement West unter einem Dach zusammenbringen. Letzte Woche haben wir den Mietvertrag für die neuen Räumlichkeiten unterschrieben.

Bereits in dieser Woche zieht Medical Services und das OM West in die neuen Büros. Die bisherigen Büros von BASIC MS werden dazu in Zukunft aufgegeben. Auch in Zukunft werden die Bereiche FM und MS räumlich voneinander getrennt sein, die Unterbringung beider Firmen im selben Gebäude wird uns aber mit Sicherheit einige Synergien verschaffen und die Kommunikationswege verkürzen.

In unserer neuen Firmenzentrale werden wir viel Platz haben, unseren Wachstumskurs weiter fortzusetzen und dabei viele innovative Projekte zu starten. So wird unsere zukünftige Bürolandschaft nach den neusten Arbeitsplatzkonzepten ausgerichtet.

Insgesamt wird das neue Büro, um es in der Sprache der neuen Arbeitswelt zu sagen, eine Art BASIC-Homebase. Das bedeutet: Wir werden in Zukunft noch stärker in den Projekten vor Ort und ggf. auch im Homeoffice tätig sein. Die BASIC-Homebase dient dagegen vor allem für die gemeinsame Projektarbeit. Außer für die Verwaltung, die auch weiter feste Arbeitsplätze haben werden, wird es in unseren neuen Büros flexible Workstations geben, die wir spontan nach unseren Bedürfnissen nutzen können. Daneben wird es zahlreiche Besprechungsecken geben, in denen wir noch flexibler und intensiver in Projektteams zusammenarbeiten können.

Um unsere neuen Büros ideal an Eure tägliche Arbeit anpassen zu können, werden in den nächsten Wochen Workshops mit einzelnen Abteilungen zur Ausstattung der neuen Räume stattfinden.

Gestern begann unser Umzug: Bereits bis Ende der Woche werden BASIC Medical Services und das Objektmanagement unsere neuen Räume bezogen haben. Der Umzug von FM wird dann im Oktober stattfinden. Wir werden Euch an dieser Stelle regelmäßig mit kurzen Updates und Fotos über den Fortschritt des Umzugs informieren.

Neues Coworking-Konzept in unserem Frankfurter Projektbüro

Sat, 30 May 2020 10:14:28 GMT

Für unser neues Projektbüro in Hattersheim am Main in der Nähe von Frankfurt greifen wir erstmalig auf ein neues Bürokonzept zurück. Unsere Büroarbeitsplätze befinden sich dort nicht auf dem Gelände eines unserer Kunden, sondern in einem separaten Bürogebäude in Hattersheim am Main, das nach dem Prinzip des Coworkings betrieben wird. Das bedeutet: Das Bürogebäude der CDE GmbH stellt jungen Unternehmen, Selbstständigen oder Mitarbeitern im Home Office flexibel Arbeitsplätze zur Verfügung, die tages-, wochen-, oder monatsweise angemietet werden. Für uns ergibt sich dabei der Vorteil, dass wir uns vor Ort mit diversen jungen Unternehmen vernetzen können und im Idealfall Inspirationen und Kontakte für unsere eigene Arbeit sammeln können.

Seit dem 15. Mai sind wir in den neuen Räumlichkeiten angemietet. An diesem Standort wird sowohl das Team der Dienstleistungssteuerung West (Matthias Waleciak) wie auch das Team des Objektmanagements Mitte (Steven Hönemann) ansässig sein. Diese auch räumlich enge Zusammenarbeit zwischen Objektmanagement und Dienstleistungssteuerung ist eine Neuerung für BASIC und unterstreicht unser Bestreben, durch interdisziplinäre Projektteams unseren Kunden den bestmöglichen Mehrwert zu bieten. Gleichzeitig möchte BASIC mit dem neuen Büro sein Geschäft rund um die Rhein-Main-Metropole Frankfurt und die Mitte Deutschlands weiter ausbauen und dabei das „co- und networking“ als Chance ergreifen.

Implementierungsphase bei Bayer in Frankfurt ist gestartet

Wed, 13 May 2020 10:01:47 GMT

In unserem neuen Projekt bei der Bayer AG in Frankfurt sind wir mit dem Monat Mai erfolgreich in die Implementierungsphase gestartet. Das Projekt wird verantwortet von Katja Strehler und Raguvanja Manoranjitharasa. Übergreifend verantwortlich ist Matthias Waleciak. Cornelia Ditter, als neue Mitarbeiterin von BASIC, ist seit dem 15.05.2020 im Unternehmen und unterstützt seither die Implementierung. Sie übernimmt ab dem Start Regelbetrieb die Verantwortung für das Projekt vor Ort.

Vorzeitige Vertragsverlängerung bei Bayer

Wed, 12 Feb 2020 09:32:09 GMT

Eine vorzeitige Vertragsverlängerung über weitere vier Jahre konnte BASIC bei der der Bayer Real Estate GmbH, erzielen. Vereinbart wurde dabei ein Rahmenvertrag, an den sich alle der Bayer AG angeschlossenen Standorte und Gesellschaften, etwa die Bayer AG Crop Science Monheim und Dormagen, sowie die Bayer AG Pharmaceuticals Wuppertal und Berlin oder die Bayer Animal Health GmbH in Monheim anlehnen können.

Wie bereits im bestehenden Vertrag, wird sich BASIC dabei auch zukünftig um die Dienstleistungssteuerung unterschiedlicher Facility Services kümmern. Die zu steuernden Services beinhalten dabei Gebäudeunterhaltsreinigung, objektbezogene Facility Services (z.B. Objektmanagement, Haustechnikerservices) sowie nutzerbezogene Facility Services (z.B. Empfangsdienste, Konferenzraumdienste oder Postdienste) mit einem entsprechend umfangreichen Portfolio an Dienstleistern. Zu diesen Dienstleistern gehören große internationale Marktführer aus dem Bereich des Gebäudemanagements. Insgesamt betreut BASIC dabei eine Reinigungsfläche von circa 685.000 Quadratmetern und eine Objektmanagementfläche von circa 230.000 Quadratmetern. In die Verantwortung von BASIC fällt auch die Steuerung der Haustechnikerdienste für die Betreuung von etwa 7.000 technischen Anlagen. Insgesamt ist BASIC an sechs verschiedenen Standorten für Gesellschaften der Bayer AG tätig.

Gemeinsam mit der Bayer Real Estate GmbH ist es BASIC dabei gelungen, eine Standard-Leistungsbeschreibung für die Dienstleistungssteuerung zu entwickeln. Diese Leistungsbeschreibung ist so formuliert, dass sie serviceunabhängig angewendet werden kann. Dienstleister, die ganz unterschiedliche Facility Services erbringen, können auf Basis der Leistungsbeschreibung also nach denselben Prinzipien gesteuert werden.

„Diese Standardisierung von Prozessen ist ganz wesentlich der jahrelangen guten Zusammenarbeit mit unserem Kunden Bayer und darüber hinaus auch den zahlreichen Überlegungen in unserer Arbeitsgruppe FM-Verständnis bei BASIC zu verdanken“, erklärt Matthias Waleciak, Regionalleiter Dienstleistungssteuerung West bei BASIC. „Damit können wir nicht nur die Produktivität bei unseren Kunden wesentlich erhöhen, sondern etablieren uns auch als Vorreiter einer klar definierten serviceunabhängigen Dienstleistungssteuerung im FM.“

Bei BASIC ist der „Dienstleistungssteuerer“ schon seit vielen Jahren ein festes Berufsbild. So werden Dienstleistungssteuerer bei BASIC nach festen Kriterien eingestellt und entwickeln sich in internen Schulungen konsequent nach den neuesten Erkenntnissen aus dem FM weiter. Darüber hinaus gibt es bei BASIC ein eigenes Trainee-Programm, in dem junge Hochschulabsolventen und ambitionierte Fachkräfte zu Dienstleistungssteuerern und Objektmanagern ausgebildet werden.

B ereits seit dem Jahr 2014 ist BASIC als Dienstleistungssteuerer für die Bayer Real Estate GmbH tätig. Der Auftrag wurde dabei in den vergangenen Jahren mehrmals um weitere Standorte und Facility Services erweitert. „Dass wir als Unternehmen mit familiär geprägtem Ursprung das Vertrauen eines Weltkonzerns wie Bayer gewinnen und über viele Jahre die Zusammenarbeit stetig weiterentwickeln konnten, freut uns sehr“, sagt Uwe Antz, Gründer und Geschäftsführer von BASIC. „Das ist ein toller Beweis dafür, dass wir seit vielen Jahren nicht nur auf die richtigen Prozesse, sondern auch auf die richtigen Mitarbeiter setzen.“

BASIC sponsert Preis für innovativstes Start-Up

Fri, 01 Nov 2019 09:37:53 GMT

BASIC freut sich ganz besonders, in diesem Jahr als Förderer für junge und dynamische Entwicklungen in der FM-Branche aufzutreten. Dazu haben wir eine Sponsorenvereinbarung mit dem FM-Fachverband RealFM getroffen, in dessen Rahmen wir den Förderpreis für das beste FM-StartUp 2019 vergeben werden.

Voraussichtlich sechs bis acht StartUps aus der FM-Branche werden an dem Wettbewerb teilnehmen. Über den Gewinner wird eine Jury entscheiden, der auch unser Geschäftsführer Uwe Antz angehören wird. Die Preise werden dann feierlich im Rahmen des RealFM-Tags am 15. November in Stuttgart vergeben. BASIC freut sich, mit dieser Aktion spannende neue Kontakte zu den aktuellsten Entwicklungen im Facility Management zu knüpfen.

Gleichzeitig ist der RealFM-Tag eine schöne Gelegenheit, unseren Standort Stuttgart hervorzuheben. Für BASIC ist es bereits das zweite Mal, dass wir uns als Sponsor am RealFM-Tag beteiligen. Bereits vor zwei Jahren waren wir als BASIC mit einem großen Team vor Ort.

Der Schwerpunkt und Fokus der Konferenz heißt 2019 »Zukunftsimpulse für das Real Estate- & Facility Management «. Die Kernfrage lautet „KI (Künstliche Intelligenz) statt IQ – Wird der Mensch zur Nebensache?“.

Der RealFM Day ist ein Event der RealFM YOUNG. Mit Unterstützung durch die Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen organisiert RealFM YOUNG jährlich die renommierte Fachveranstaltung für Experten aus den Bereichen Real Estate und Facility Management. Zum Organisationsteam der Veranstaltung zählen in diesem Jahr unsere Mitarbeiter Johannes Bahl und Hakan Araci, sowie unser ehemaliger Mitarbeiter Bartosz Buch.

BASIC unterstützt RealFM-Summerschool

Thu, 18 Jul 2019 08:44:18 GMT

Nach den Schulungstagen, die in diesem Jahr in dem von uns betreuten Objekt Gerber in Stuttgart stattfanden, freuen wir uns, dass wir im August in den Stuttgarter BASIC-Büros erneut Gastgeber einer hochkarätigen FM-Veranstaltung für den FM-Nachwuchs sein konnten. Junge FMler aus der ganzen Republik kamen im Rahmen der RealFM SUMMERSCHOOL in Stuttgart zusammen, um unter der Moderation von Sipho Fuhr, den Facility Manager der Zukunft zu skizzieren.

BASIC hat bei der Veranstaltung eng mit den Organisatoren zusammengearbeitet. Unser Mitarbeiter Johannes Bahl hat gleichzeitig auch selbst an der SUMMERSCHOOL teilgenommen. BASIC freut sich sehr über den intensiven Kontakt mit den Facility Managern der Zukunft.

BASIC berät AOK NordWest zu FM-Strategie

Wed, 15 May 2019 08:50:26 GMT

B ASIC hat seinen langjährigen Kunden, die AOK NordWest, bezüglich einer Verbesserung seiner FM-Strategie beraten. In einem offenen Strategieworkshop wurden dabei wesentliche Ziele eines verbesserten Facility Managements gemeinsam mit der AOKNordWest definiert.

Die Anforderungen an ein FM reichten dabei von einem reibungslosen Betrieb der Immobilie, über kurzfristige Reaktionszeiten bei technischen Störungen bis hin zu einem gesunden Arbeitsumfeld und einer größtmöglichen Transparenz bei der Gestaltung von operativen Abläufen. Gleichzeitig wurden die Bedeutung eines wirtschaftlichen Handelns, die Möglichkeiten eines Lebenszyklusmanagements sowie das Erreichen einer bestmöglichen Kostentransparenz angesprochen.

Dank gutem Objektmanager wieder Zeit fürs Kerngeschäft

Tue, 12 Mar 2019 16:48:38 GMT

Ein Einkaufszentrum ist eine komplexe Immobilie, in dem die Interessen unterschiedlichster Akteure berücksichtigt werden müssen. Dabei geht es nicht nur um die Mieter der Shops, die naturgemäß hohe Ansprüche an ein attraktives und funktionierendes Gebäude stellen. Auch die Umgebung, etwa die öffentlichen Plätze der Nachbarschaft oder angrenzende Immobilien müssen in ein stimmiges Betriebskonzept mit eingearbeitet werden. Gleichzeitig sind die technischen Anforderungen an Shopping-Center komplex. So gibt es zum Beispiel umfangreiche Brandschutzvorschriften, die von allen Mietern umgesetzt werden müssen. Ein hoher Managementbedarf entsteht auch durch die Zusammenarbeit mit externem Dienstleistern. Von der Ausarbeitung der Verträge bis hin zur Steuerung der täglichen Aufgaben: Die reibungslose Kommunikation mit externen Anbietern für Services wie Reinigung oder Sicherheit ist ein wesentlicher Faktor für die Kosten- und Qualitätsstruktur des Immobilienbetriebs.

Der Umfang der beschriebenen Aufgaben macht es so zunehmend schwierig, das Management der facilitären Dienste in einem Shopping Center zentral durch den Betreiber zu steuern. Ein externer Facility Manager (Objektmanager) kann deshalb die Betreiber wesentlich von den sekundären Aufgaben des Immobilienbetriebs entlasten und dafür sorgen, dass sich die Shopping-Center-Betreiber komplett auf ihre Primäraufgaben konzentrieren.

Die Aufgaben, die ein externer Objektmanager übernimmt, sind dabei vielfältig: Er stellt die Betreiberverantwortung sicher und kümmert sich um die Gewährleistungsverfolgung. Gleichzeitig gehört die Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern und Behörden sowie ein lückenloses Reporting zu den Kernaufgaben eines Objektmanagers. CAFM-Systeme unterstützen ihn dabei bei der Optimierung von Prozessen. Darüber hinaus kümmert sich der Objektmanager auch um kaufmännische Aufgaben wie etwa die Budgetierung von Fremdleistungen oder die Durchführung und/oder Unterstützung von Ausschreibungen aller Facilities wie etwas Wartungsverträge, Reinigung oder Sicherheit.

Egal, in welchem dieser Bereiche die Zusammenarbeit zwischen Objektmanager und Center Management erfolgt: Eine genaue Definition von Prozessen ist essentiell für einen effizienten Immobilienbetrieb: Jour Fixe Termine zwischen Objektmanager und Center Management müssen garantiert sein und auch eingehalten werden. Ebenfalls ist es wichtig, genaue Aufgabenbeschreibungen der einzelnen Mitarbeiter auszuarbeiten sowie Verantwortlichkeiten bis ins Detail festzulegen. Nur so kann eine hundertprozentige Betreiberverantwortung garantiert werden.

Den Leistungsbeschreibungen aus den Verträgen sollen dabei durch ein kontinuierliches Reporting und den gelebten Alltag garantiert sein.Die Erfüllung der vertraglichen Rahmenbedingungen ist allerdings keine rein technische Angelegenheit, vielmehr muss sie durch die gute Zusammenarbeit der Mitarbeiter vor Ort mit Leben gefüllt werden. Nur so können sich Fachkompetenzen des Center Managements und des Facility Managements ideal ergänzen. Dies hat nicht zuletzt mit der Persönlichkeit der handelnden Personen und ihrer Fähigkeit effizient und lösungsorientiert zu kommunizieren zu tun. Der ideale Objektmanager ist ein Macher, der bei Problemen schnell eine Lösung findet und seine Mitarbeiter motivieren kann, diese Lösung schnell und effizient in die Praxis umzusetzen. Gleichzeitig hilft eine präzise Ausarbeitung von Kommunikationsprozessen, eine reibungslose Zusammenarbeit von Center Management und Objektmanagement zu ermöglichen. Die berühmte Chemie muss am Ende stimmen.

Ein Beispiel hierfür ist die Einführung eines Ticketsystems. Das Ticketsystem erlaubt dem Center Management, jederzeit einen Auftrag an die Haustechnik zu stellen und dabei in Echtzeit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand zu haben. Durch die Einbindung des Ticketsystems in ein CAFM-System werden gleichzeitig die hundertprozentige Erfüllung von Dokumentationspflichten, sowie die Möglichkeit der kontinuierlichen und nachhaltigen Optimierung von Prozessen sichergestellt.
Ein Beispiel: Die Aufzuganlage funktioniert nicht einwandfrei. Von Seiten des Center Managements muss in diesem Fall nichts weiter getan werden, als das Anliegen im Ticket-System zu melden. Der Objektmanager vor Ort organisiert darauf zuständigen Handwerker und kümmert sich auch um alle rechtlichen und formalen Angelegenheiten. Genau nach demselben System geht das Center Management vor, wenn es beispielsweise darum geht, Brandschutzauflagen zu prüfen oder Umbauten in den Läden der Mieter zu genehmigen.

In solchen und vielen weiteren Aufgaben erlaubt die Arbeit eines guten Objektmanagers dem Center Management, sich ganz auf so Kerngeschäft zu konzentrieren. Das bedeutet nicht nur ein Plus an Effizienz in den Kommunikationsabläufen. Auch eine erhebliche Qualitätsaufwertung der beauftragen Dienstleistungen ist die Folge.

Autor:

Maik Schwalbowski, Regionalleiter Objektmanagement West, BASIC Facility Management GmbH

Dieser Artikel erschien ursprünglich im Shopping-Center Report

Den Facility Manager als eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht

Tue, 12 Mar 2019 16:47:17 GMT

Facility Management bedeutet, Dingen Aufmerksamkeit zu schenken, die von vielen als Selbstverständlichkeit betrachtet werden. Die wirkliche Herausforderung des Facility Managements liegt deshalb häufig weniger in den konkreten Aufgabenstellungen, sondern in der regelmäßigen und vertragsgemäßen Erfüllung von allen Details, die für das Primärgeschäft eines Unternehmens unabdingbar sind. Das klassische Bild des Hausmeisters hat also durchaus auch heute noch eine hohe Relevanz, wenn es dabei um Kernbereiche wie Gründlichkeit, Verfügbarkeit und einen im Idealfall immer kompetenten und freundlichen Ansprechpartner geht, der bei allen größeren und kleineren Belangen der Bewirtschaftung einer Immobilie von Belang ist.

Gleichzeitig wird die Bewirtschaftung von Immobilien immer komplexer. Die zu betreuenden Flächen werden immer größer und der Markt der Dienstleister zunehmend unübersichtlicher. Komplexe Vertragsbeziehungen und ein harter Wettbewerb kennzeichnen die Branche. Eine Einhaltung der Funktionstrennung im Facility Management gemäß dem FM-Modell aus der DIN EN 15221 und dem Funktions- und Leistungsmodell der RealFM e.V., SVIT FM und FMA wird deshalb unabdingbar.

Doch wie lässt sich diese Funktionstrennung zwischen der strategischen, der taktischen und operativen Ebene umsetzen und gleichzeitig die Rolle des Facility Managers als „Kümmerer für Alle“ aufrechterhalten? Muss ein moderner Facility Manager etwa in die Rolle der „eierlegenden Wollmilchsau“ schlüpfen, um den immer höheren Anforderungen der heutigen Kunden überhaupt noch gerecht werden zu können? Der Schlüssel, um diese Herausforderung anzugehen, liegt (a) in einer professionellen Gestaltung und (b) der effizienten Steuerung von sekundären Prozessen im Facility Management, so dass die Wertschöpfungskette von Unternehmen dauerhaft gesteigert wird.

Wenn wir das FM-Modell der DIN EN 15221 und das Funktions- und Leistungsmodell der RealFM e.V., SVIT FM und FMA im Facility Management zu Grunde legen (und zwischen Facility Management und Facility Services unterscheiden), dann erbringen viele Unternehmen der FM-Branche vor allem umfangreiche Facility Serviceleistungen. Es handelt sich hierbei im Wesentlichen um operative Leistungen, wie die Unterhaltsreinigung, die Instandhaltung der technischen Anlagen, die Sicherheitsdienste und sehr vieles mehr. Diese Leistungen müssen aber auch gesteuert und sichergestellt werden. Genau das ist die Aufgabe der Dienstleistungssteuerung, die naturgemäß nicht in derselben Hand wie die Leistungserbringung liegen kann.

Nimmt man die Differenzierung der Funktionen im Facility Management ernst, müssen also Objektmanagement und Dienstleistungsteuerung klar als eigenständige Funktionsbereiche definiert werden. Dieses Bewusstsein muss dabei über alle Managementebenen vorhanden sein: Sowohl Dienstleistungssteuerer wie auch Objektmanager platzieren sich als taktisches Facility Management genau an der Schnittstelle zwischen der strategischen und operativen Ebene im Facility Management. Dienstleistungssteuerer und Objektmanager sollten dabei ein Teil des (erweiterten) Managementteamssein. So sind sie in die strategischen Vorgaben und Entscheidungen eingebunden und können Bedarfe bestmöglich beschaffen.

Um die Leistungserfüllung des Dienstleist ers dabei konsequent sicher zu stellen und gleichzeitig eine maximale Unabhängigkeit vom Dienstleister zu erreichen, ist neben der Vereinbarung von Service Level Agreements, Bonus Malus Regelungen und weiteren vertraglichen Regelungen, auch ein umfassendes Manual zu erstellen. Gleichzeitig müssen Standards geschaffen werden: Die Sicherstellung der Bedarfserfüllung muss vertraglich fixiert sein. Auch gilt es, umfangreiche Steuerungsinstrumente für die Steuerung der einzelnen Facilities zu schaffen, um so im Detail die Leistungserbringung festlegen zu können.

Ist die Gestaltung einmal implementiert folgt darauf die Herausforderung, die ausgearbeiteten Prozesse in die Praxis umzusetzen. Dabei steckt der Teufel häufig im Detail: Wie mache ich einen Dienstleister auf Fehler aufmerksam? Wie kommuniziere ich mit einzelnen Mitarbeitern? Wie setze ich ein umfangreiches Qualitätsmonitoring durch, ohne dabei das Betriebsklima zu beeinträchtigen? Wie bewahre ich ein gutes Verhältnis zu Kunden und Dienstleistern, bleibe aber gleichzeitig unabhängig? Wie stelle ich kurze Kommunikationsprozesse mit den Dienstleistern sicher und handele dennoch immer im Sinne des Unternehmens? Wie kann ich garantieren, dass die umfangreichen Maßnahmen, die im Manual vorgesehen sind, auch genauso umgesetzt werden? Wie balanciere ich die unterschiedlichen Interessen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber so aus, dass am Ende für alle ein Gewinn entsteht?

Erfolgreiche Dienstleistungssteuerung erfordert deshalb nicht nur umfangreiche Fachkenntnisse, sondern auch Mitarbeiter, die in der Lage sind, als Schnittstelle zwischen strategischer und operativer Ebene Kommunikationsprozesse im Fluss zu halten, und sowohl Steuerer wie auch Schlichter und Motivator zu sein. Dazu braucht es viel psychologisches Fingerspitzengefühl: Ein guter Dienstleistungssteuerer sollte deshalb Fachkompetenz mit Führungsstärke und Persönlichkeit verbinden und sich dabei auch noch für die Branche, in der er tätig ist, begeistern.

Die Umsetzung einer professionellen Dienstleistungsteuerung hat deshalb viel mit einem gut funktionierenden Team zu tun. Ein Dienstleistungssteuerer-Team sollte kompakt genug sein, um schnell und effizient Entscheidungen treffen zu können und so auf aktuelle Herausforderungen reagieren zu können. Es sollte aber auch über die Methodenkompetenz und Schlagkraft verfügen, das fachliche Know-How, das sich aus den Herausforderungen der taktischen Ebene im Facility Management ergibt, umsetzen zu können.

Es ist dabei aus strategischer Sicht weniger entscheidend, ob ein Unternehmen sich die Dienstleistungssteuerung extern einkauft, oder ob eine effektive Dienstleistungssteuerung intern als eigene Abteilung etabliert wird. Wichtig ist vielmehr, dass sich die Dienstleistungssteuerung eigenständig und unabhängig von den anderen Ebenen im Facility Management entwickeln kann. Dabei ist ein gesunder Teamgeist innerhalb der Dienstleistungssteuerung genauso wichtig, wie die Fachkompetenz, die Methodenkompetenz und auch die Individual- und Sozialkompetenz sowohl für die Zusammenarbeit mit dem Management wie auch mit den Dienstleistern.

Zukünftig werden die Unternehmen erfolgreich sein, die Facility Management als Managementdisziplin in die Praxis umsetzen: Eine gut ausdifferenzierte Dienstleistungssteuerung setzt diese Vision konsequent in die Praxis um. Auf Basis von Manuals, die bis ins kleinste Detail ausgearbeitet sind (und der täglichen Erfahrung guter Arbeit), kann die Dienstleistungssteuerung dabei ein hohes Maß an Vertrauen aufbauen, das schließlich zu einer nachhaltig effizienteren und auch erfolgreichen Unternehmensstruktur führt

Die Vorstellung, dass ein moderner Facility Manager unterschiedlichste Anforderungsprofile gleichzeitig erfüllen muss, ist falsch: Den Facility Manager als „eierlegene Wollmilchsau“ kann und wird es nicht geben! Modernes Facility Management bedeutet vielmehr, dass wir endlich klar definierte Berufsbilder, wie den Facility Ressource Manager, den Dienstleistungssteuerer, Objektmanager, Facility Services Manager und die Facility Services, haben. Ähnlich, wie ein Betriebswirtschaftler auf seiner Visitenkarte statt mit seinem Studienabschluss in der Regel mit klar definierten Jobtiteln, wie etwa Accounting, Procurement, Strategy oder Marketing wirbt, besteht somit nun auch im Facility Management die Möglichkeit, Arbeitsgebiete klar zu definieren und in diesen klar definierten Rollen wahrgenommen zu werden, um Prozesse effizient zu gestalten und nicht zuletzt als Unternehmen erfolgreich zu sein

BASIC arbeitet verstärkt mit Projektmanagementmethode SCRUM

Tue, 12 Mar 2019 16:42:45 GMT

BASIC arbeitet verstärkt mit Projektmanagementmethode Scrum

Bei BASIC haben wir die Vision, modernes Facility Management als Managementdisziplin in die Praxis zu tragen. Dies bedeutet auch, dass wir uns schnell auf neue Herausforderungen einstellen möchten, und das Potential von aktuellen Entwicklungen im Facility Management so schnell wie möglich an unsere Kunden weitergeben möchten.

Deshalb wollen wir zukünftig agiles Projektmanagement in Form der SCRUM Methode anwenden. Bei dieser Methode geht es im Wesentlichen darum, schnell Ideen und Aufgaben umzusetzen und erste Ergebnisse zu präsentieren. SCRUM (aus dem englischen scrum für „Gedränge“) ist ein Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements, das ursprünglich vor allem in der Softwareentwicklung genutzt wird.

Im Vordergrund bei SCRUM stehen insbesondere:

die hohe Transparenz gegenüber allen Beteiligten,
die ständige Überprüfung der Dinge die getan werden sowie
die schnelle und flexible Anpassungsmöglichkeit bei der Entwicklung.

SCRUM denkt in „Sprints“, das heißt, dass kleine Arbeitspakete gebildet werden, welche vorab klar definiert wurden. Das Entwicklungsteam legt fest, welche Aufgaben als erstes angegangen und abgearbeitet werden und präsentiert die Ergebnisse nach einem jedem „Sprint“.

SCRUM bildet aus unserer Sicht den optimalen Rahmen für BASIC, um die anstehenden Aufgaben zu meistern und umzusetzen.

Glossar: IT im Facility Management

Sun, 10 Mar 2019 08:27:13 GMT

Auch heute ersetzt ein CAFM-System nicht die Erfahrung und das Know-How eines Facility Managers wenn es darum geht, ein Gebäude nachhaltig und effizient zu managen. Die zunehmende Komplexität der unterschiedlichen Organisationsprozesse und die immer umfangreichen Dokumentationspflichten machen die Anschaffung einer IT-Unterstützung des Facility Managements in immer mehr Fällen aber nicht nur empfehlenswert, sondern häufig auch unumgänglich.

BASIC sieht die Einführung eines CAFM-Systems pragmatisch. Wir sind der Meinung, dass eine gute IT vor allem eine schnelle Unterstützung der Prozesse ermöglichen soll, die in einem Unternehmen die höchste Priorität haben. Zu Beginn der Einführung eines CAFM-Systems steht deshalb die Überprüfung des IST-Zustands unserer Kunden: Relevante Daten werden zusammengetragen und aufbereitet, Ziele definiert und festgelegt. Dazu werden umfangreiche Interviews mit den Mitarbeitern unserer Kunden geführt, in der wir definieren, welche Anforderungen sich aus der Organisationsstruktur unserer Kunden an ein CAFM-System ergeben. Daraus erarbeitet BASIC ein Gesamtkonzept und unterstützt seine Kunden bei der Auswahl des passenden Anbieters.

Um eine schnelle Einführung der passenden Software zu ermöglichen, setzen wird dabei auf die Einführung eines CAFM-Systems in Modulen. Gestartet wird mit den Bereichen, in welcher die Unterstützung durch eine effiziente IT am dringlichsten geboten ist. Darauf aufbauend können Stück für Stück immer mehr facilitäre Prozesse durch eine Auswertung der CAFM-Systeme erreicht werden.

Ziel eines CAFM-Systems ist es dabei, eine einheitliche Datenstruktur zu schaffen, Überschneidungen und Widersprüchlichkeiten zu vermeiden, Daten aufbereitet jederzeit zur Verfügung zu stellen, Dokumentationsstandards zu schaffen, für mehr Transparenz innerhalb der Prozesse, Arbeitsabläufe und Kostenstrukturen zu sorgen und somit sämtliche facilitären Prozesse zu optimieren.

Die „Marktübersicht CAFM“, an der sich auch BASIC mit Erfahrungswerten regelmäßig beteiligt, listet aktuell über 30 Systemanbieter, die sich in vielen Punkten unterscheiden: Anwendungsschwerpunkte, Schnittstellen, Technische Angaben, Bedienung, Visualisierung, Auswertung, Schulung/Support und Kosten. Bei der Auswahl der passenden Software orientiert sich BASIC dabei unter anderem auch an der bestehenden EDV-Landschaft. Da die CAFM-Systeme auch bei geschlossenen Funktionsbereichen auf dieselben Datenbanken zurückgreifen, wie die bestehende IT, ist eine reibungslose Integration die wichtigste Basis für reibungslose Prozessabläufe.

Durch frühes Einbeziehen der beteiligten Mitarbeiter und entsprechende Schulungen, die Bündelung von Zuständigkeiten, Gründung eines festen Kernteams, das Festlegen von Entscheidungs-. und Weisungsbefugnissen sowie das Setzen eines realistischen Zeitrahmens werden Missverständnissen und Problemen zwischen den Mitarbeitern vorgebeugt und die Einführung des Systems erleichtert.

Bei Bedarf kann – nicht nur in der Anfangszeit – ständig ein BASIC-Mitarbeiter vor Ort sein, um als Schnittstelle zwischen betriebsinternen Mitarbeitern und Software-Anbieter zu dienen, Fragen sofort zu klären, Probleme zeitnah zu beheben und bei der Erweiterung durch aufbauende Module zu unterstützen.

„Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete“

Fri, 17 Aug 2018 07:03:56 GMT

BASIC Beraterin Sarah Gatz zur Ausschreibung von Dienstleistungsverträgen

Frau Gatz, womit beginne ich, wenn ich eine Ausschreibung von externen Dienstleistungen erstelle?

Das wichtigste ist eine realistische Zeitplanung und dazu muss ich meine Verträge, und hier insbesondere die Vertragslaufzeiten, kennen. Wann laufen die Verträge aus bzw. sind zu kündigen? Daraus ergeben sich dann die Startzeiten für die ggf. neuen Dienstleiter.

Außerdem ist der Netto-Auftragswert anhand der vorliegenden Vorjahresauftragswerte je Leistung seriös zu schätzen. Dabei sind alle möglichen Lose und auch Optionsrechte zu berücksichtigen. Je nachdem wie hoch dieser ausfällt, befindet man sich unterhalb oder oberhalb des Schwellenwertes ( 221.000 € bei Dienstleistungsaufträgen). Schreibt ein öffentlicher Auftraggeber beispielsweise zwei Grundschulen inkl. Turnhallen aus, befindet er sich schnell oberhalb der Schwelle und damit im EU-Vergaberecht.

Wie sieht dann der Zeitplan aus?

Wir orientieren uns immer an dem Zeitpunkt, ab wann der ggf. neue Dienstleister mit seiner Leistungserbringung starten soll. Von da aus rechnen wir zurück. Dabei berücksichtigen wir die festen Fristen, die uns das Gesetz (VgV und GWB) vorschreibt und ermitteln letztendlich den Tag der Bekanntmachung. Innerhalb dieses Zeitraums planen wir erfahrungsgemäß Pufferzeiten ein, um nicht unnötig in Zeitnot zu geraten. Eine wichtige Zeitschiene liegt aber auch vor dem Tag der veröffentlichten Bekanntmachung und zwar in der Erstellung der eigentlichen Vergabeunterlagen. Diese Schiene darf auf keinen Fall unterschätzt werden. Streng nach dem Motto: „Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete.“

Wie sieht die Erstellung der Vertragsunterlagen aus?

Bei den Vertragsunterlagen und allen weiteren Anlagen, wie der Leistungsbeschreibung, dem Leistungsverzeichnis, dem Qualitätsmesssystem, ist es wichtig, vorab möglichst detailliert das Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Dienstleistungen und die Bedürfnisse des Auftraggebers abzubilden. Damit legen wir die Basis für die spätere vertragliche Zusammenarbeit im Zuge des Regelbetriebs.

Dazu erstellen wir ein einen Fragenkatalog, in dem wir auf alle relevanten Fragen eingehen.

Welche Dienstleistungen schreiben wir aus? (Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Grünflächenpflege , Winterdienst etc.)
Um welche Gebäude handelt es sich?
Welche Anlagen sind zu stellen?
Müssen wir Lose bilden?

Wozu werden einzelne Lose ausgeschrieben?

Das ist durch den Gesetzgeber vor allem als Mittelstandsförderung gedacht. Schreiben wir große Projekte aus, würden ansonsten von vornherein fast ausschließlich die großen Generaldienstleister in Betracht kommen. Durch die Aufteilung in Lose, können auch kleinere und mittelständische Betriebe mitbieten. Aufgeteilt werden die Lose sowohl fachlich (zum Beispiel in Unterhalts- und Glasreinigung) aber teilweise auch örtlich (zum Beispiel nach Lage innerhalb eines Stadtgebiets). Natürlich berücksichtigen wir dabei alle rechtlichen Vorgaben und stellen uns auch die Frage: Wo macht es unter wirtschaftlichen Gründen Sinn, Lose zusammenzufassen? Die Aufteilung in Lose ist recht komplex und es gibt hierzu noch einmal spezielle Bestimmungen für die Bieter. So kann es vorkommen, dass ein Bieter auf alle Lose bieten muss, obwohl vorher festgelegt ist, dass er nur einen Teil der ausgeschriebenen Lose zugesprochen bekommen kann.

Die Leistungsbeschreibung ist ein wichtiger Teil von Ausschreibungsunterlagen. Worum handelt es sich dabei genau?

Die Leistungsbeschreibung ist ein essentieller Teil der Ausschreibungsunterlagen, denn hier geben wir vollumfänglich vor, welche Leistung später erbracht werden muss. Das ermöglicht es dem Bieter, bestmöglich zu verstehen, was von ihm erwartet wird, um ein entsprechend genau kalkuliertes Angebot geben zu können. Im Fall der Reinigung schließt das natürlich die Aussage ein, ob eine Leistung ergebnisorientiert (EOR) oder leistungsbasiert (LOR) betrachtet wird. Die Leistungsbeschreibung beinhaltet Raumbücher bzw. Flächenaufmaße. Hier ist jeder einzelne Raum eines Objekts mit Raumflächen, Bodenbelägen, Raumnummern etc. erfasst. Dabei interessieren uns auch weitere Details: Wo gibt es Putzkammern? Verfügt das Objekt über eine Möglichkeit eine Waschmaschine aufstellen zu können, sind alle Fenstere zu öffnen oder muss ein Steiger zum Einsatz kommen? Gibt es einen Umkleideraum für die Reinigungskräfte? Diese Beispiele sind für die Kalkulation eines Bieters von Interesse und müssen aus der Leistungsbeschreibung ersichtlich sein. Ansonsten kommt es während des Vergabeverfahrens zu Rückfragen oder auch zu Nachverhandlungen nach der Zuschlagserteilung und dies ist zwingend zu vermeiden.

Machen Sie auch Objektbesichtigungen?

Ja, das kann ebenfalls vorkommen. Selbstverständlich kann man sich auch anhand der vorhandenen IST-Unterlagen einen umfassenden Eindruck von einem Objekt und den entsprechenden Dienstleistungen machen. Es gibt aber immer wieder Details, die von Objekt zu Objekt anders gehandhabt werden. Deshalb führen wir Interviews mit den Objektverantwortlichen durch und machen auch stichprobenartig Begehungen vor Ort, die wir mit Fotos dokumentieren. Aus der Summe an Informationen sind wir dann in der Lage individuelle Lösungen für die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden finden zu können.

Welches Qualitätsmesssystem bilden Sie in den Vertragsunterlagen ab?

Qualitätsmesssysteme sind das A und O für die reibungslose Implementierung von Gebäudedienstleistungen und den späteren Regelbetrieb. Manchmal höre ich von Kunden: Unsere Reinigung läuft nicht rund, wir ärgern uns. Dann stelle ich die Frage: Wie oft kontrollieren Sie die Reinigungsdienstleistung? Dann höre ich häufig: Das machen wir nicht oder nicht mehr, uns fehlt die Zeit. Ohne Qualitätskontrolle geht es aber nicht. Das gilt, wie ich finde, für jede Dienstleistung. Deshalb müssen wir uns schon in den Ausschreibungsunterlagen Gedanken zu einem entsprechenden Messsystem machen. Dabei legen wir i.d.R. die DIN EN 13549 zu Grunde und entwickeln ein auf die Bedürfnisse der Kunden individuelles System. Bei der ergebnisorientierten Reinigung verankern wir aufgrund positiver Praxiserfahrungen das sog. BIV-System.

Wie funktioniert die Auswertung der Angebote?

Nach erfolgter Submission (liegt i.d.R. beim Kunden) werden die Angebote bei uns eingereicht und wir werten die Inhalte nach den 4 Stufen aus.

Stufe 1: Die formale und rechnerische Prüfung der Angebote. Stufe 2: Die Prüfung der Eignung. Stufe 3: Die Prüfung der Auskömmlichkeit. Hier prüfen wir, ob Preis und Leistung zueinander passen. Ist ein Angebot beispielsweise so günstig, dass ein offenbares Missverhältnis vorliegt, sind wir zur Aufklärung verpflichtet. Hier schauen wir uns dann die Details der Kalkulation genauer an.

Bewertung der Zuschlagskriterien (sind in den Vergabeunterlagen inkl. Bewertungsmatrix transparent zu definieren). Der Bieter mit den meisten Gesamtpunkten erhält dann den Zuschlag.

Das bedeutet: Der Bieter mit dem besten Preis?

Nein, der Bieter mit dem besten Preis-Leistung-Verhältnis. Also das wirtschaftlichste Angebot. Aus unserer Sicht ist eine alleinige Fokussierung auf den Preis nicht sinnvoll, da sie meistens zu Lasten der Qualität geht.

Wie funktioniert die Implementierung in der Praxis?

Manche Auftraggeber denken nach einer erfolgreichen Ausschreibung: Jetzt läuft es von alleine. So ist es aber nicht. Es ist enorm wichtig, dass man die ausgeschriebene Leistung in der Implementierungsphase, und auch darüber hinaus, steuert. Wir haben mit den Vertragsunterlagen die Spielregeln vorgegeben. Wenn diese Spielregeln nicht eingehalten werden, bringt die ganze Vorbereitung gar nichts. Dabei ist natürlich Fingerspitzengespür gefragt: Natürlich sind wir und die Auftraggeber an einer langfristigen partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit den Dienstleitern interessiert. Das bedeutet: Eine Zusammenarbeit sollte nicht an kleineren Regelverstöße scheitern. Andererseits ist der Markt der Gebäudereinigungen hart umkämpft und einige Dienstleister sind dementsprechend sehr beschwerderesistent. Wenn ich nicht von Anfang an auf eine konsequente Umsetzung der Vertragsleistung setze, ist die Gefahr groß, das Prozesse ins Schleifen geraten

Übernimmt BASIC die Implementierung und Steuerung von Dienstleistern auch selbst?

Ja, unsere Dienstleistungssteuerer setzen die langfristige Steuerung von Dienstleistern in Perfektion um. Aber auch unsere Beratung begleitet Implementierungsphasen und Qualitätsmesssystems über die reine Ausschreibungsphase hinaus. Wir sprechen hier von den Projektphasen 5 und 6. Phase 5, stellt dabei die Begleitung der Implementierungsphase dar, ist dabei häufig Teil unseres Beratungsauftrags. In einigen Fällen übernehmen wir auch die Phase 6, also die turnusmäßige Kontrolle der vertraglich festgelegten Qualitätsstandards.

Zur Person:

Sarah Gatz ist seit über 10 Jahren als Facility Consultant für die BASIC Facility Management GmbH tätig. Dabei hat sie zahlreiche Ausschreibungsverfahren im nationalen und EU-weiten Vergaberecht betreut. Als Referentin ist sie darüber hinaus bei zahlreichen Fachveranstaltungen zur Ausschreibung von externen Dienstleistungen (darunter viele gemeinsame Veranstaltungen mit AULINGER Rechtsanwälte) präsent.

Glossar: Vergaberecht im FM

Fri, 22 Dec 2017 08:37:25 GMT

Die Ausschreibung von Dienstleistungen ist eine komplexe Angelegenheit, bei der viele Details zu beachten und rechtliche Rahmenbedingungen im stetigen Wandel sind.

In Deutschland gibt es beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen durch öffentliche Aufraggeber traditionell klare Vorgaben durch das Haushaltsrecht. Dadurch soll ein ökonomischer Umgang mit Haushaltsmitteln sichergestellt werden. Immer wichtiger wird daneben das europäische Vergaberecht. Hier ist die Grundidee eine andere: Europaweite Ausschreibungen sollen den Wettbewerb innerhalb der EU stärken und Wirtschaftskreisläufe jenseits der traditionellen nationalen Märkte ankurbeln: Ab einer bestimmten Schwelle müssen Waren und Dienstleistungen deshalb EU-weit ausgeschrieben werden.

Entsprechend der Einordnung in nationales oder EU-weites Vergaberecht, müssen die entsprechenden rechtlichen Vorgaben beachtet werden. Auch die Schätzung des Auftragsvolumens ist dabei bereits durch eindeutige, rechtlich bindende Regeln festgelegt. Unterhalb der Schwelle gilt die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) bei der Vergabe von Dienstleistungen. Oberhalb der EU-Schwellenwerte ist dagegen seit April 2016 die Vergabeverordnung (VgV) in Kraft.

Alle Phasen einer Ausschreibung und die zeitlichen Fristen sind in jedem Fall exakt vom Gesetzgeber vorgegeben. Am Anfang einer Ausschreibung steht dabei zunächst die öffentliche Bekanntmachung. In dieser Bekanntmachung müssen bereits alle wesentlichen Informationen zum Vergabeverfahren und zur Durchführung des Auftrags vorhanden sein. Von diesem Moment an ist eine lückenlose schriftliche Dokumentation aller Schritte vorgesehen. So schreibt die VgV „die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und interner Beratungen, der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen, der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen, der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie der Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag“ vor. Insbesondere bei EU-weiten Ausschreiben setzt das eine gründliche und sorgfältige Vorbereitung der Vergabeunterlagen voraus.

Unterschieden wird bei EU-Ausschreibungen zwischen offenen Verfahren, nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren, Wettbewerblichem Dialog und Innovationspartnerschaften. Das offene Verfahren und das nicht offene Verfahren (bei Letzterem ist der Teilnahme am Verfahren ein Teilnehmerwettbewerb vorgeschaltet) stehen dem Auftraggeber dabei immer nach Wahl zur Verfügung. Die weiteren Verfahrensarten sind dagegen nur unter bestimmten Vorausetzungen anwendbar. Etwa dann, wenn eine Ausschreibung innovative Lösungen oder eine Anpassung bestehender Lösungen erfordert.

Während bei offenen und nicht offenen Verfahren nach Ablauf der Angebotsfrist keine Anpassungen bei den Angeboten mehr stattfinden dürfen, sind bei den weiteren möglichen Verfahrensarten Nachverhandlungen im Laufe der Angebotsauswertung möglich. Ganz wichtig: Im Sinne eines offenen und fairen Wettbewerbs müssen alle Bieter hier gleichbehandelt werden. Eine besondere Form stellt dabei die Innovationspartnerschaft dar, bei der im Verlauf der Ausschreibung eine innovative Dienstleistung entwickelt wird, die anschließend vom Auftraggeber erworben wird.

Egal welche Verfahrensart zum Einsatz kommt: Wichtiges Kriterium im Vergabeverfahren ist die Erbringung von Eignungsnachweisen. Diese Nachweise müssen in den Vergabeunterlagen exakt formuliert und dementsprechend sorgfältig von den Bietern erbracht werden.

Nach Ablauf der Angebotsfrist kann die Auswertung beginnen. Dazu werden alle Angebote bei der Submissionsstelle (zum Beispiel bei BASIC) von zwei anwesenden Personen geöffnet. Es gilt das Vier-Augen-Prinzip. Danach muss die Auswertung der Angebote zwingend in vier Phasen erfolgen, wobei die Reihenfolge der Phasen nicht zwingend vorgeschrieben ist:

Phase 1: Die formale und rechnerische Prüfung der Angebote
Phase 2: Die Eignungsprüfung (in dieser Phase können fehlende Eignungsnachweise nachgefordert werden)
Phase 3: Die Angemessenheit der Angebotspreise (hier muss der Auftraggeber von Bietern eine schriftliche Erklärung anfordern, wenn ein offenbares Missverhältnis zwischen Preis und Leitung vorliegt)
Phase 4: Die Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots (hier können auch andere Kriterien als der reine Preis Berücksichtigung finden, allerdings muss das Kriterium „Preis“ in der Angebotswertung mit mindestens 30 Prozent gewichtet sein)

Bis zur endgültigen Vergabe einer Dienstleistung ist es also ein weiter Weg, der viel Erfahrung und eine hohe Sachkenntnis voraussetzt. Die BASIC-Berater/innen bieten hier gerne ihre Unterstützung an.

"Dank BASIC wieder Zeit fürs eigentliche Kerngeschäft"

Wed, 18 Oct 2017 14:28:24 GMT

Interview mit Sandra Bos, Abteilungsleiterin im Bereich Verwaltung, KYOCERA Document Solutions Deutschland

KYOCERA Document Solutions Deutschland ist ein weltweit führender Anbieter von Lösungen und Dienstleistungen im Bereich Dokumentenmanagement. Die Produktpalette umfasst neben ressourcenschonenden Druckern und Kopierern auch umweltfreundliche Verbrauchsmaterialien sowie Software-Solutions. Gemeinsam mit seinen Fachhandelspartnern unterstützt man Unternehmenskunden, Dokumentenprozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Seit vielen Jahren kümmert sich BASIC Facility Management, kurz BASIC, um das Management der operativen Dienstleistungsprozesse. Dafür stellt BASIC FM den Facility Manager vor Ort und kümmert sich neben der Dienstleistungssteuerung unterschiedlicher Gewerke, u. a. die Wartung und Instandsetzung aller technischen Anlagen, auch um die Einhaltung der Gewährleistungsverfolgung sowie die Betreuung verschiedener Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen. Im Interview berichtet die Abteilungsleiterin Verwaltung, Frau Sandra Bos, über die Anfänge der Zusammenarbeit, bei welchen Arbeiten KYOCERA Unterstützung erhält und warum sich das Unternehmen immer auf BASIC verlassen kann.

Guten Tag Frau Bos, stellen Sie sich und Ihren Arbeitsbereich bitte kurz vor.

Mein Name ist Sandra Bos und bin seit 14 Jahren bei der KYOCERA Document Solutions Deutschland beschäftigt. Als Abteilungsleiterin im Bereich Verwaltung bin ich für den Einkauf aller Güter und Dienstleistungen verantwortlich.

Lassen Sie uns gemeinsam auf die Anfänge der erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen KYOCERA und BASIC Facility Management schauen: Aus welchen Gründen waren Sie ursprünglich auf die Firma BASIC FM herangetreten?

Durch den Umstand, dass wir seit 2006 nicht mehr länger Mieter, sondern Eigentümer eines Gebäudes sind, kamen neue Herausforderungen und zusätzliche Aufgaben, u. a. das Facility Management, auf uns zu. Die Bewirtschaftung sowie der Betrieb der Immobilie erfolgte zunächst inhouse. Doch uns fehlte das nötige Fachwissen, um eine professionelle Bewirtschaftung gewährleisten zu können. Um solch wichtige Faktoren wie die Einhaltung der aktuellen Betreiberverantwortung jederzeit gewährleisten und sämtliche Vorschriften einhalten zu können, haben wir uns schließlich nach einem entsprechenden Dienstleister umgesehen. Durch das Referenzblatt der Grönemeyer Holding, für die BASIC FM im Bereich Dienstleistungssteuerung tätig ist, sind wir auf das Unternehmen aufmerksam geworden. Nach mehreren Gesprächen mit Uwe und Holger Antz und einem überzeugenden Angebot, hatten wir uns zunächst dafür entschieden, einen BASIC-Scan durchführen zu lassen, der die IST-Situation analysieren sollte.

Welche genauen Ziele verfolgte der Consultingauftrag? Welche Ergebnisse brachte schließlich der spezielle BASIC-Scan?

Das da Facility Management nicht zu unserem Kerngeschäft gehört, wollten wir durch professionelle Unterstützung einen Überblick darüber bekommen, an welchen Stellen wir Kosteneinsparungen, Prozessverbesserungen sowie generelle Veränderungen und Verbesserungen vornehmen könnten. Mithilfe des BASIC-Scans wurde uns hinsichtlich einiger Punkte Optimierungspotential aufgezeigt, wodurch wir zukünftig auch eine größere Summe einsparen könnten. Da wir die Gewissheit hatten, dass BASIC FM dafür einsteht, wenn die angestrebten und prognostizierten Reduzierungen nicht eingehalten werden, haben wir zugestimmt, dass BASIC FM die Steuerung und Leitung des Facility Managements unseres Gebäudes übernimmt.

Hieran schloss sich ein Folgeauftrag im Managementbereich an, der zunächst eine Arbeitszeit von 3 Tagen in der Woche vorsah. Welche Bereiche und Aufgaben umfasst der Folgeauftrag? Wo gibt es Schnittpunkte zwischen den Aufgabenstellungen und dem Facility Management?

Zunächst galt es, die durch den BASIC-Scan aufgezeigten Handlungsempfehlungen in die Tat umzusetzen. Dies war nicht von heute auf morgen zu realisieren, sondern zog sich über einen längeren Zeitraum. BASIC FM übernahm die Koordination sowie das Management der sich aus dem BASIC-Scan resultierenden Aufgaben, sodass ich mich wieder auf meinen eigentlichen Aufgabenbereich konzentrieren konnte. So wurden z. B. die einzelnen Prozesse und Ergebnisse analysiert und verglichen: Sind die bisher gezahlten Konditionen in Ordnung oder besteht hier Optimierungspotential? Wo können Veränderungen vorgenommen werden? Die Koordination der verschiedenen Aufgaben und Leistungen erfolgt seitdem intern im Haus. Auf diese Weise haben wir stets eine aktuelle Übersicht über die verschiedenen Optimierungsmaßnahmen. Wir haben keinen Ausfall zu befürchten, da stets eine Vertretung zur Hand ist. BASIC FM sorgt bei Bedarf rechtzeitig für einen Ersatz. Zugleich steht bei BASIC FM stets ein kompetentes Team an Mitarbeitern zur Verfügung.

Inzwischen wurde der Auftrag auf fünf Tage erweitert. Welche Gründe haben Sie dazu bewogen, diese Entscheidung zu treffen?

Aufgrund von Sanierungs- und Modernisierungsbedarf sowie der Installation neuester Techniken entstand ein erhöhter Arbeitsaufwand. Neben den guten Erfahrungen, die wir in der Vergangenheit bezüglich der Zusammenarbeit gemacht haben, sprechen auch die Flexibilität sowie das fachliche Know-how für BASIC FM.

Welche Facilities werden derzeit im Rahmen der professionellen Dienstleistungssteuerung seitens BASIC FM koordiniert und betreut?

Bei KYOCERA sind wir seit langem bestrebt, die Ziele der Umweltmanagementnorm ISO 14001 zu forcieren und einzuhalten. Wir möchten zugleich eine moderne Arbeitswelt im Büroalltag integrieren, die Medientechnik im Hause auf den neusten Stand bringen. Hierbei ist uns BASIC FM behilflich. Darüber hinaus wird die Dienstleistungssteuerung sämtlicher Gewerke, u. a. die Programmierung der Schließanlage, die Abwicklung der Reinigung und Grünpflege sowie die Steuerung eines Wachdienstes von BASIC FM übernommen. Dank des technischen Bereitschaftsdienstes können wir uns sicher sein, dass die technischen Anlagen auch außerhalb der Öffnungszeiten überwacht werd en.

Aufgrund von stetigen innerbetrieblichen organisatorischen Veränderungen, die der Anpassung an die Marktsituation dienen, stehen in Ihrem Unternehmen zeitweilig Umzüge sowie Umbaumaßnahmen an. In welchem Ausmaß werden Sie durch BASIC FM bei diesem Vorhaben unterstützt?

Wir erhalten nicht nur generelle Hilfe bei den Umzügen, auch die Evaluierung von Ausschreibungen, die in diesem Zusammenhang anfallen, sowie die Umbaumaßnahmen koordiniert BASIC FM. So werden seitens BASIC FM beispielsweise die Ausschreibungsunterlagen vorbereitet, zudem die einzelnen Vergabegespräche begleitet und durchgeführt. Hierauf erfolgt eine Auswertung der Angebote sowie die Erstellung einer Auftragsempfehlung.

Auch im Rahmen der Gewährleistungsverfolgung, der Mängelbeseitigung sowie verschiedener Sanierungsmaßnahmen steht Ihnen BASIC FM hilfreich zur Seite.

Welche Aufgaben werden hierbei von unserem Dienstleistungsbetreuer vor Ort übernommen?

Der Objektmanager vor Ort ist unter anderem für die Bewertung und Beurteilung der unterschiedlichen Sanierungsmaßnahmen verantwortlich, indem er beispielsweise die Angebote verschiedener Dienstleister miteinander vergleicht. Zudem nimmt er die Koordination sowie die Durchführung der einzelnen Maßnahmen, z. B. die Betreuung der Sachverständigen wahr. Hierbei agiert er als Ansprechpartner für alle relevanten Schnittstellen.

Auf welche Weise messen Sie, wie viele Arbeitsstunden und welche Ausgaben für die jeweiligen Bereiche, z. B. Wartung und Instandsetzung, aufgewendet wurden?

BASIC FM erstellt regelmäßig Tages-, Wochen- und Monatsreporte, durch die wir als Kunde die größtmögliche Transparenz erhalten. Die Reporte können von uns jederzeit eingesehen werden. Zudem sind wir dank monatlich abgehaltener Meetings über den aktuellen Stand der Dinge, beispielsweise die einzelnen Wartungsintervalle oder die Umsetzung der Betreiberpflichten, informiert.

Wie sieht die weitere Zusammenarbeit mit BASIC FM aus? Sind weitere Projekte geplant?

KYOCERA ist ein innovatives Unternehmen, das sich im stetigen Wandel befindet. Hier werden wir weiter auf die Arbeit von BASIC FM vertrauen.

BASIC ist Mitglied im Handelsnetzwerk EHI

Tue, 15 Aug 2017 08:55:30 GMT

BASIC ist mit sofortiger Wirkung als förderndes Mitglied in das Handels- und Forschungsinstitut EHI Retail Institute aufgenommen worden. Das EHI Retail Institute gilt als führendes deutsches Institut bei der Entwicklung von zukunftsweisenden Lösungen im Bereich Handel und Einzelhandel. Die Aufnahme von BASIC spiegelt die immer wichtigere Bedeutung von Facility Management-Dienstleistungen für den Handel wieder. Gleichzeitig unterstreicht BASIC durch seine Mitgliedschaft im EHI Retail Institute die besondere Bedeutung und die Expansionspläne im Geschäftsbereich Retail/Einkaufszentren.

„Einkaufszentren sind besonders anspruchsvolle Immobilien“, erklärt BASIC-Gründer und Geschäftsführer Uwe Antz. „Deshalb können wir unsere Expertise im Bereich Facility Management hier besonders gut einbringen. Das reicht von den klassischen Facility Services, also handwerklichen Tätigkeiten im Bereich der Haustechnik, bis hin zur Steuerung externer Dienstleister und zum kompletten Objektmanagement, bei dem wir die gesamte Betreiberverantwortung übernehmen.“

Um eine Lieferantenunabhängigkeit zu garantieren, agieren bei BASIC die beiden Firmen BASIC Facility Management und BASIC Facility Services komplett unabhängig voneinander. Beide Firmen sind als Teil der BASIC Unternehmensgruppe im gesamten Bundesgebiet in der Betreuung von anspruchsvollen Handelsimmobilien tätig. Zuletzt übernahm BASIC die Betreiberverantwortung in mehreren hochwertigen Einkaufszentren im süddeutschen Raum.

W ährend BASIC Facility Services operative Dienstleistungen im Bereich der Gebäudetechnik anbietet, versteht BASIC Facility Management das Facility Management konsequent als Managementdisziplin. „Das erlaubt es uns, innovative FM-Strukturen zu schaffen, ohne dabei die die täglichen Anforderungen an eine verlässliche Gebäudebewirtschaftung aus dem Auge zu verlieren“, erklärt Uwe Antz.

„Ich empfinde die Zusammenarbeit mit BASIC als äußerst professionell.“

Fri, 23 Sep 2016 14:00:37 GMT

Interview mit Patrick Kruse von der Bayer Real Estate GmbH

Seit vielen Jahren übern immt BASIC Facility Management für die Bayer Real Estate GmbH die Management- und Steuerungsaufgaben im Bereich der Gebäudeunterhaltsreinigung an den Chemparkstandorten Leverkusen, Dormagen und Uerdingen sowie den Bayer-CropScience-Standorten Monheim und Langenfeld.

Im Gespräch erklärt B ayer Real Estate- Mitarbeiter Patrick Kruse, warum die Bayer Real Estate GmbH auf das Modell der externen Dienstleistungssteuerung setzt, welche Vorteile er dadurch erfährt und wie wichtig es ist, auch einmal neue Wege zu gehen.

Stellen Sie sich und Ihren Arbeitsbereich bitte kurz vor.

Mein Name ist Patrick Kruse. Bei der Bayer Real Estate GmbH bin ich im infrastrukturellen Facility Management tätig.

Seit wann und in welchen Bereichen betreibt die Bayer Real Estate GmbH Dienstleistungssteuerung?

Dienstleistersteuerung betreiben wir überall, wo wir auf externe Dienstleister setzen, wie bei Gebäudeunterhaltsreinigung, Transporten, Hausmeisterdiensten und anderen. Die Vergabe an einen dritten war für uns Neuland. Auch haben wir uns bislang nicht in dieser Tiefe mit dem Vertragscaretaking, also der vertraglichen Abwicklung von A-Z, beschäftigt. Es handelt sich hierbei quasi um ein Pilotprojekt.

Aus welchen Gründen haben Sie sich dafür entschieden, den Bereich „Dienstleistungssteuerung – Gebäudeunterhaltsreinigung“ an eine externe Firma zu vergeben? Welche genauen Ziele haben Sie mit diesem Schritt verfolgt?

In der Vergangenheit haben sich eigene Mitarbeiter um diesen Bereich gekümmert.

Später gab es bereits eine Trennung, da diese Mitarbeiter im Zuge einer Konzernneuordnung in einem anderen Bereich tätig waren. Insofern hatten wir bereits einen Dienstleistungssteuerer, allerdings einen konzerninternen.

Im Laufe der Zeit stand dann aber dort immer weniger Personal für die Aufgabe zur Verfügung, eine fachgerechte Umsetzung der Tätigkeit war am Ende nicht mehr gegeben. Für uns der Anlass nach einem anderen Dienstleistungssteuerer zu suchen.

Grundsätzlich will sich die Bayer Real Estate GmbH von den Steuerungsaufgaben der operativen Dienstleister befreien, um sich weiter auf ihre Kernkompetenzen (Strategie, Controlling, Einkauf, zentraler Ansprechpartner der Gebäudenutzer) zu konzentrieren. Die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleistungssteuerer (DLS) für den Bereich GUR (Glas- und Unterhaltsreinigung) soll langfristig ausgelegt sein. Gegebenenfalls ist es beabsichtigt, für weitere operative Dienstleistungen ebenfalls auf einen externen DLS zurückzugreifen.

Seitens des DLS wird eine optimale Steuerung der operativen Dienstleister mit nachfolgender Zielsetzung erwartet:

Zufriedenheit der Gebäudenutzer
Vertragskonforme Umsetzung der vereinbarten Leistungsinhalte (ergebnisorientierte Verträge) durch die operativen Dienstleister
Prüfung der Abrechnung der operativen Dienstleistungen
Unterstützung der Bayer Real Estate GmbH beim Vertragsmanagement
Führen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
Managementunterstützung (taktische Ebene)

Wie haben Sie einen Partner für die externe Dienstleistungssteuerung gefunden?

Mithilfe eines Präqualifikationsverfahrens wurden mehrere Bieter ermittelt, die die notwendige fachliche Eignung nachweisen konnten. Im Anschluss wurde diesen Bietern eine umfangreiche Ausschreibung zugesendet und eine Standortbesichtigung durchgeführt. Mit Abgabe der Angebote wurden die Bieter aufgefordert, eine Präsentation zu erstellen, mit der sie ihr Umsetzungskonzept sowie ihre Kalkulation darstellen sollten.

Vielen Unternehmen fällt es schwer, die Dienstleistungssteuerung in fremde Hände zu geben. Was hat Sie dazu bewogen, mit BASIC Facility Management zusammenzuarbeiten?

Der Schritt, die Dienstleistungssteuerung an eine externe Firma abzugeben, ist uns nicht schwergefallen, denn wer sich nicht traut, neue Wege zu gehen, kann auch keine Veränderungen erzielen. BASIC konnte sowohl im Zuge des Präqualifikationsverfahrens die notwendige fachliche Eignung nachweisen als auch die Bayer Real Estate GmbH im Zuge des Angebotsverfahrens mit einem umfassenden Konzept zur professionellen Dienstleistungssteuerung überzeugen. Mit BASIC haben wir einen geeigneten Partner zur Begründung einer strategischen Zusammenarbeit im Bereich der DLS gefunden und erhalten so eine wirtschaftlich optimale, professionelle und qualitativ exzellente Steuerungsleistung verschiedener Dienstleistungen. Die richtige Entscheidung, wie BASIC in der Praxis tagtäglich neu unter Beweis stellt.

Bei welchen Aufgaben konnte Sie BASIC in der Vergangenheit unterstützen? Welche Hilfsmittel wurden hierfür in Anspruch genommen?

BASIC ist grundsätzlich für die Führung und Steuerung der mit den Dienstleistern GUR geschlossenen Verträge zuständig und übernimmt unsere Kontrollpflichten als Auftraggeber auch in Bezug auf die Einhaltung und Umsetzung der mit dem GUR-Vertrag verbundenen Pflichten. Dank der professionellen Aufstellung seitens BASIC erhalte ich mehr Freiraum und werde entlastet, sodass ich mich um übergeordnete Aufgaben kümmern kann. In diesem Zuge haben wir zusammen mit BASIC begonnen, alle Prozesse und umfangreichen Schnittstellen zu definieren und darzustellen. Darüber hinaus haben wir gemeinsam Steuerungsinstrumente entwickelt und eingeführt.

Warum haben Sie sich dazu entschlossen, die Leistungsvereinbarung mit BASIC ergebnisorientiert zu gestalten? Welche Vorteile bietet solch eine Vorgehensweise?

Ergebnisorientiert ist hier nicht treffend. Vielmehr bedeutet die Leistungsvereinbarung in diesem Fall, Verantwortung für die ordnungsgemäße und qualitätsgesicherte Gebäudeunterhaltsreinigung zu übernehmen. Bei den Dienstleistungssteuerern von BASIC kommen aktuelle, sachgerechte Methoden der Leistungserbringung zur Anwendung, die es auch mir ermöglichen, die Kompetenz und das Know-how der Dienstleistungssteuerer bestmöglich zu nutzen.

Inwiefern hat sich eine innerbetriebliche Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe bemerkbar gemacht?

Die Mitarbeiter von BASIC stehen vor einer anspruchsvollen Aufgabe, die noch einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Daher werden sich viele Veränderungen erst in der Zukunft zeigen. Jedoch hat sich im ersten Jahr bereits bemerkbar gemacht, dass ich u. a. dank der prozessualen Niederschrift der einzelnen Tätigkeiten mehr Zeit für meine wesentlichen Aufgaben gewonnen habe, da ich selbst nicht mehr operativ „in die Tiefe tauchen“ muss. Jedem Mitarbeiter sind nun seine Aufgaben klar.

Wie messen Sie die Qualität der Dienstleistungssteuerung BASIC?

Generell misst sich die Qualität einer Dienstleistungsteuerung an der Qualität, die der Dienstleister erbringt, den Ausgaben, die mich die Dienstleistung kostet, der Zeit, der Zufriedenheit der Kunden sowie an der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister, die reibungslos funktionieren sollte. In dieser Hinsicht sind wir mit BASIC sehr zufrieden.

Wie sieht die weitere Zusammenarbeit mit BASIC aus? Sind weitere Projekte geplant?

Das Pilotprojekt ist bisher sehr gut angelaufen. Ich empfinde die Zusammenarbeit mit BASIC als äußerst professionell. Sie bereitet mir viel Spaß. Inzwischen ist sie für mich unverzichtbar geworden. Von meiner Seite aus kann es gerne so weitergehen.

Glossar: Was ist Dienstleistungssteuerung?

Fri, 23 Sep 2016 07:22:14 GMT

Bis vor wenigen Jahren bestand kaum Klarheit darüber, welche genauen Tätigkeiten in den Aufgabenbereich des Dienstleistungssteuerers fallen, da hierzu keine klare Definition vorlag. Aus diesem Grund hat der Arbeitskreis „Zertifizierung“ der Association for Real Estate and Facility Managers (Real FM) im Jahr 2014 entsprechend der DIN EN 15221 ein Funktions- und Prozessmodell erarbeitet, das u.a. die Funktionen und Leistungen eines Dienstleistungssteuerers spezifiziert. Die 2006 durch das Europäische Komitee für Normung (CEN) entwickelte Norm für „Facility Management“ (DIN EN 15221-Reihe) diente in der Vergangenheit bereits als Grundlage für die Entwicklung des Berufsbildes Facility Manager, das durch die German Facility Management Association (GEFMA) und der Real FM erstellt wurde. Durch die Definition der einzelnen Berufsbilder soll der zuvor wenig gegliederte und klar definierte Bereich Facility Management besser strukturiert werden.

Während im Facility Management, das in die Managementebenen Leistungserbringung, Leistungssteuerung und Leistungsvorgabe unterteilt wird, Unterstützungsprozesse, die die Effektivität eines Unternehmens beeinflussen können, geplant und gesteuert werden, werden im Facility Service die entsprechenden operativen Leistungen sowie bei Bedarf die operativen Managementleistungen erbracht. Auf der Leistungssteuerungsebene wiederum erfolgt im Facility Management in der Privatwirtschaft sowie in der öffentlichen Hand die Sicherstellung von Bedarfserfüllung (Wahrnehmung der Leistungsverantwortung) sowie die Sicherstellung von Anforderungserfüllung (Wahrnehmung der Objektverantwortung). Dienen die Infrastruktur sowie die Fläche als Handelswaren, wird auf der Leistungssteuerungsebene in der Immobilienwirtschaft die Sicherstellung des Eigentums sowie des Betriebs angesteuert.

Wer ist nun auf welcher Ebene für welche Leistungen verantwortlich? Im Managementmodell stellt der Supportmanager auf der Leistungsvorgabeebene die Ressourcenverfügbarkeit (u. a. Personal, Material und Infrastruktur) sicher. Hierbei orientiert er sich an den Vorgaben und Zielen des Kerngeschäftes. Während sich der Dienstleistungssteuerer auf der Leistungssteuerungsebene um die Sicherstellung der Bedarfserfüllung kümmert, gewährleistet der Objektmanager die Sicherstellung der Anforderungserfüllung. Letzterer garantiert einen wirtschaftlichen und qualitätsgerechten Betrieb von Objekten. Darüber hinaus nimmt er sämtliche objektbezogenen Pflichten, die sich aus der Betreiberverantwortung ergeben, wahr. Häufig kommt es in der Praxis zu Überschneidungen zwischen den einzelnen Aufgabenbereichen. Supportmanager, Dienstleistungssteuerer und Objektmanager arbeiten oft Hand in Hand.

Kernfunktionen der Dienstleistungssteuerung

Auf den Dienstleistungssteuerer kommen vielfältige Aufgaben zu. So wird das Management der operativen Dienstleistungsprozesse im Sekundärgeschäft, z. B. technische Gebäudeausstattung, Unterhaltsreinigung oder Brandschutz, von ihm komplett oder auch nur in Teilbereich übernommen. Er ist u. a. dafür verantwortlich, dass die veranschlagten Kosten eingehalten werden. Auch auf die Einhaltung der Qualität und des Services sowie die Erbringung der vereinbarten Ziele hat er ein Auge. Er garantiert, dass die im Vertrag beschlossenen Facility-Service-Dienstleistungen, die die Immobilie betreffen, ohne Qualitätseinbußen korrekt erbracht werden. Bei Bedarf muss er diese an sich verändernde Kernprozesse anpassen. So hat der Kunde stets die Gewissheit, dass die zwischen ihm und dem Objektmanager geschlossenen Vereinbarungen vertragsgemäß erbracht werden. Sein Abrechnungs-, Kontroll- und Koordinationsaufwand verringert sich, eine allgemeine Entlastung des Managements findet statt. Die Transparenz der verschiedenen Arbeiten bleibt dennoch bestehen.

Der Dienstleistungssteuerer verfolgt nicht nur verschiedene Organisations- und Koordinationsaufgaben, sondern ist auch für die Überwachung sowie Kontrolle der facilitären Abläufe verantwortlich. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass die Konzepte erfolgreich umgesetzt werden, der interne Ablauf reibungslos funktioniert und ständige Verfügbarkeiten sämtlicher Dienstleistungen gegeben sind. Im Fall von BASIC wird durch das Helpdesk, dem hauseigenen Bereitschaftsdienst sowie der Notrufzentrale sichergestellt, dass die Kunden täglich 24 Stunden lang Hilfe erwarten können und sämtliche Funktionen ohne Unterbrechung bereitgestellt werden. Sollten sich im Unternehmen Prozesse ändern, kommt der Dienstleistungsteurer ebenfalls zum Zuge. Er passt in diesem Fall die Dienstleistungen, gegebenenfalls den gesamten Vertrag, an die neue Situation an.

Neben der Steuerung der einzelnen Schnittstellen, Leistungen Verträge und Prozesse, der Bewältigung und Beseitigung von Risiken, die wirtschaftlicher, technischer oder rechtlicher Natur sein können, der Überwachung der verschiedenen Leistungen, Kosten und der Qualität übernimmt der Dienstleistungssteuerer bei BASIC die Ergebnis- und Betreiberverantwortung. Anhand von belegbaren Kontrollen, durch das Einschreiten und Beseitigen von Problemen sowie durch das Anlegen von Protokollen hat er dafür Sorge zu tragen, dass ein rechtskonformer Betrieb inklusive entsprechender Dokumentation gegeben ist. Die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter muss genauso gewährleistet werden wie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie die Erhaltung der Anlagen und des Gebäudes. Bei Bedarf kümmert er sich um die Stellung von Betriebsbeauftragten sowie eines Interimsmanagements.

„Das Arbeitsprinzip von BASIC hat uns überzeugt.“

Fri, 24 Jun 2016 14:52:18 GMT

Interview mit Simone Bischoff und Lea Eismann vom Center-Management der SchlossGalerie in Rastatt

Ein Einkaufszentrum in der Innenstadt zu managen, heißt auf die Bedürfnisse von vielen Mietern einzugehen und gleichzeitig eine gute Nachbarschaft zu pflegen. BASIC leistet hier wertvolle Unterstützung im Immobilienbetrieb. Die Center Managerinnen Simone Bischoff und Lea Eismann aus Rastatt berichten darüber, was einen guten Objektmanager und eine effiziente Dienstleistungssteuerung ausmacht.

Auf dem Foto: Simone Bischoff, Foto: Oliver Hurst

Guten Tag Frau Bischoff und Frau Eismann. Die Firma BASIC hat seit einigen Monaten das Objektmanagement und die Dienstleistungssteuerung für das Einkaufszentrum SchlossGalerie in Rastatt übernommen. Ein Dortmunder Unternehmen in Baden-Württemberg: Das klingt erst einmal ungewöhnlich. Wie kam es zu der Kooperation zwischen BASIC und der SchlossGalerie?

Uns wurde die Firma BASIC und deren Arbeitsprinzip über Kontakte in unseren Netzwerk empfohlen. Wir befanden uns gerade an einem Punkt, an dem wir unser Objektmanagement und unsere Dienstleistungsteuerung grundsätzlich neu strukturiert haben. Das Arbeitsprinzip von BASIC und die klare Definition von Arbeitsabläufen und Organisationsprozessen haben uns dann überzeugt.

Was gefällt Ihnen besonders gut an der Arbeit von BASIC?

Bei BASIC wissen wir, dass wir uns hundertprozentig darauf verlassen können, dass facilitäre Aufgabenstellungen auch tatsächlich geregelt werden. Besonders gut gefällt uns dabei das Ticketsystem, das BASIC in der SchlossGalerie eingeführt hat. Über dieses System können wir einen Auftrag einstellen, jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen und haben die Garantie, dass ein Problem zeitnah angegangen und gelöst wird.

Haben Sie ein Beispiel für so ein Ticket?

Neulich gab es bei uns eine Störung in der Aufzuganlage. Sobald wir ein Ticket gelöst haben, hat sich der BASIC-Objektmanager, Herr Schwalbowski, um das Anliegen gekümmert, die zuständigen Handwerker organisiert und auch sich um alle formellen und rechtlichen Angelegenheiten gekümmert. Die SchlossGalerie war somit von dieser Aufgabe komplett entlastet.

Ein Einkaufszentrum klingt nach einer recht komplexen Immobilie. Welche Herausforderungen ergeben sich im täglichen Betrieb?

In der Tat gibt es bei einem Einkaufszentrum relativ viele unterschiedliche Akteure, die man beim Betrieb der Immobilie berücksichtigen muss. Zum einen sind das die verschiedenen Mieter und die Ansprüche unserer zahlreichen Kunden, zum anderen ergibt sich aber auch eine besondere Herausforderung aus der Lage der SchlossGalerie mitten in der Rastatter Innenstadt. So müssen wir uns, wenn wir beispielsweise Arbeiten an unserer Fassade vornehmen, immer mit den umliegenden Eigentümern abstimmen. Für die SchlossGalerie ist es eine große Erleichterung, dass BASIC diese Kommunikation im Bereich der facilitären Dienstleistungen für uns übernimmt. BASIC kümmert sich darüber hinaus übrigens auch um behördliche Genehmigungen, wenn diese für den Objektbetrieb erforderlich sind.

BASIC ist in der SchlossGalerie nicht nur als Objektmanager tätig, sondern auch für die Dienstleistungssteuerung im Bereich Sicherheit und Reinigung verantwortlich. Wie beurteilen Sie diese Zusammenarbeit?

Auch hier wissen wir es sehr zu schätzen, dass wir dank der Tätigkeit von BASIC mehr Zeit für unser Kerngeschäft haben. Dabei gefällt uns besonders, dass BASIC nicht nur eine reibungslose Steuerung der Dienstleister garantiert sondern auch die Ausschreibungsverfahren neuer Dienstleister für die SchlossGalerie organisiert hat. So konnte nicht nur eine erhebliche Qualitätssteigerung bei der Arbeit unserer Dienstleister erzielt werden. Wir haben gleichzeitig auch unsere Kosten im Bereich Sicherheit und Reinigung bei gleichbleibenden Standards deutlich reduzieren können.

Wir sind gerade mitten in der Fußball-EM. Plant die Schlossgalerie dazu spezielle Aktionen? Ist so ein Großereignis auch für ein Einkaufszentrum eine besondere Herausforderung?

Tatsächlich ist die EM hier in allem Munde und zahlreiche unserer Mieter planen spezielle Aktionen. Grundsätzlich können wir solchen Großereignissen aber ziemlich gelassen entgegen sehen. Die Kapazitäten der SchlossGalerie können nämlich schon einen recht großen Besucheransturm aushalten. Außerdem sind wir in der Lage, unser Sicherheitspersonal im Bedarfsfall schnell und flexibel aufzustocken. Auch hier zahlt es sich als o aus, auf so einen zuverlässigen und effizienten Dienstleistungssteuerer wie BASIC zurückgreifen zu können.

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Die SchlossGalerie wurde am 30.4.2015 als größtes Einkaufszentrum der baden-württembergischen Stadt Rastatt eröffnet. Auf insgesamt vier Etagen verfügt die SchlossGalerie über 12.000 Quadratmeter Verkaufsfläche, auf denen ein bunter Branchenmix aus Mode, Dienstleistungen und Gastronomie angeboten wird. Auch ein großzügiger Supermarkt ist in das insgesamt 25.000 Quadratmeter große Gebäude integriert. Herzstück der SchlossGalerie ist ein lichtdurchflutetes Atrium mit drei transparenten Aufzügen. Ebenfalls verfügt das Einkaufszentrum über ein Parkhaus mit 381 Parkplätzen.

Simone Bischoff ist Center-Managerin der SchlossGalerie. Die ausgebildete Kauffrau der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft ist Bachelor of Science in der Immobilienwirtschaft und seit 2012 für die IPH Centermanagement GmbH tätig. Vor der Tätigkeit in Rastatt betreute sie die Münchener Markthalle Schrannenhalle sowie das ZO Zentrum Oberwiehre in Freiburg.

Lea Eismann ist Junior Center-Managerin der SchlossGalerie. Die gelernte Immobilienkauffrau ist ebenfalls Bachelor of Science in der Immobilienwirtschaft.

„Ich habe BASIC immer als authentisch, sympathisch und kompetent wahrgenommen."

Fri, 27 May 2016 14:40:55 GMT

Interview mit Dr. Christian Hockenjos dem Organisationchef von Borussia Dortmund

Über 80.000 Zuschauer, die größte Stehtribüne Europas und laut „Times“ „das schönste und beste Stadion der Welt“. Dank BASIC konnte der Dortmunder Signal Iduna Park Prozesse optimieren und Kosten deutlich einsparen. BVB-Organisations-Chef Dr. Christian Hockenjos sprach mit uns über die Herausforderungen von Großveranstaltungen im Facility Management.

Herr Dr. Hockenjos, durch die EM in Frankreich ist das Thema Stadionbetrieb ja gerade in aller Munde. Als Betreiber des Signal Iduna Parks kennen Sie sich bei Fußballgroßveranstaltungen bestens aus. Wie sehen die Anforderungen an solche Megaevents an das Facility Management aus?

Bei uns ist eine der Herausforderungen an den üblicherweise mit gut 80.000 Besuchern ausverkauften Spieltagen die Integration des externen Personals in unsere Betriebsabläufe. Wir haben da bis zu 3.000 zusätzliche Mitarbeiter und Servicekräfte, die wir alle koordinieren und organisieren müssen. Das ist natürlich eine große Herausforderung. Ebenfalls von großer Relevanz für das Facility Management ist bspw. die Tatsache, dass wir das Stadion auch an den spielfreien Tagen bewirtschaften. Wir haben bei Borussia etwa 25 Spieltage im Jahr, also umgekehrt über 300 Tage an denen im Signal Iduna Park kein Fußball gespielt wird, an denen aber viele Aktivitäten wie Stadionführungen und Veranstaltungen in unseren Gastronomiebereichen stattfinden. Wenn wir uns einmal nur die Energiekosten anschauen, können wir feststellen, dass hier die spielfreien Tage, über das Jahr betrachtet, einen viel größeren Kostenblock darstellen, als der Energiebedarf an Spieltagen. Hier kann ein gut verzahntes Immobilienmanagement helfen, Kosten zu senken und Prozesse zu optimieren.

Ganz besonders im Fokus steht zurzeit das Thema Sicherheit. Was hat sich da geändert?

Seit den Anschlägen von Paris, die ja auch im Umfeld des Stadions von St. Denis stattfanden, wurden auch bei uns die Sicherheitsanstrengungen noch einmal deutlich intensiviert. So müssen bei uns jetzt – neben einigen weiteren Maßnahmen, die man in diesem speziellen Kontext nicht detailliert aufführen sollte - auch die Mitarbeiter und die VIP-Gäste durch den Security-Check. Letzten Endes ist aber alles immer auch eine Frage der Abwägung: Wo fängt die Sicherheitszone an und wo sind die Grenzen der Kontrolle? Man kann schließlich nicht eine ganze Stadt lückenlos kontrollieren.

Sie sind seit über 20 Jahren im Immobilienmanagement bei Borussia Dortmund tätig. Wir haben sich die Herausforderungen an das Facility Management in dieser Zeit geändert?

Das Stadion und die Anforderungen an den Stadionbetrieb haben sich grundlegend geändert. Als ich bei Borussia Dortmund angefangen habe, gab es zwei bis drei Hausmeister, die sich fest um den Stadionbetrieb gekümmert haben und etwa zehn feste Dienstleister. Inzwischen umfasst das Team des Signal Iduna Park knapp 40 feste Mitarbeiter. Angefangen von den Greenkeepern, über verschiedene Handwerker und die technische Betriebsleitung bis hin zur verantwortlichen Leitung. Und die Herausforderungen wachsen Jahr für Jahr durch technischen Fortschritt und Innovationen. So haben wir gerade den neuen mit Kunststoffasern verstärkten Naturrasen eingepflegt, die neue Torlinientechnik eingeführt und müssen die Photovoltaikanlage auf dem Stadiondach in unser Energiemanagement integrieren. Insgesamt haben wir inzwischen ca. 50 externe Dienstleisterverträge.

Wie unterstützt Sie BASIC in diesem Bereich?

BASIC hat uns in der Vergangenheit bei der Ausarbeitung innovativer Bewirtschaftungs- und Instandhaltungskonzepte geholfen und uns dabei unterstützt, unsere Dienstleisterverträge zu optimieren. Gleichzeitig wurde ein strukturiertes Berichtswesen durch BASIC eingeführt. Insgesamt konnten wir durch die Maßnahmen ca. 15 Prozent unserer Betriebskosten einsparen. Zurzeit berät uns BASIC dabei, wie wir diese Prozesse in ein CAFM-System integrieren können. Bei all diesen Aufgaben habe ich BASIC immer als authentisch, sympathisch und kompetent wahrgenommen.

Welche Bedeutung hat ein CAFM-System in Stadien?

Bei Stadien gibt es natürlich ganz unterschiedliche Bereiche, die sich durch IT optimieren lassen. Von der Dokumentation der Betreiberpflichten über die Steuerung der elektronischen Einlasskontrollen und das Videoüberwachungssystem, bis hin zur Koordination der Wartungsarbeiten und der Steuerung eines effizienten Energiemanagements. Bei jedem diese Bereiche überlegen wir uns einzeln, ob sich die Investition in ein CAFM Systems durch ein verbessertes Kosten-Nutzen-Verhältnis auszahlt. Grundsätzlich gilt dabei: Je komplexer die organisatorische Herausforderung, umso mehr kann uns eine gute Software unterstützen. Bei der Evaluierung der unterschiedlichen CAFM-Anbieter hat sich BASIC dabei als guter Berater erwiesen.

Abschließend noch eine Fußballfrage: Sie kommen ursprünglich aus der Nähe von Freiburg. Dank dem Aufstieg der Freiburger wird es in der nächsten Saison auch wieder die Bundesligabegegnung SC Freiburg – BVB geben. Wem drücken Sie die Daumen?

Ganz klar dem BVB. Das ist ganz lustig: Kurz bevor ich angefangen habe, bei Borussia Dortmund zu arbeiten, habe ich meinen Freiburger Freunden, als wir diese Partie zusammen im Freiburger Dreisamstadion gesehen haben, noch gesagt: Heute schlagen zwei Herzen in meiner Brust, die meines Heimatvereins und die meines zukünftigen Arbeitgebers. Es war das Achtelfinale im DFB-Pokal 1995/96. Dortmund hat recht glücklich durch ein 1:0 in der Verlängerung gewonnen. Tor von Heiko Herrlich in der 109. Minute. Da war ich noch hin und hergerissen, denn eigentlich haben die Freiburger das bessere Spiel gemacht. Gut zwei Monate später gab es dieselbe Partie dann erneut in der Bundesliga. Wieder in Freiburg. Und wieder gewann Dortmund 1:0. Diesmal traf Lars Ricken, es war wieder ein eher glücklicher Sieg. Doch die wenigen Wochen, die ich inzwischen bei Borussia Dortmund tätig war, hatten ausgereicht, um mich komplett mit dem schwarz-gelben Fieber zu infizieren. Ich habe mich eindeutig für die Dortmunder gefreut.

Hat sich daran bis heute viel geändert?

Nein, das Drumherum hat sich im Fußball zwar komplett verändert. Aber die Fußballbegeisterung im Verein ist heute noch genau dieselbe wie vor 20 Jahren.

Dr. Christian Hockenjos ist als Organisationchef von Borussia Dortmund unter anderem für den Stadionbetrieb des Signal Iduna Park verantwortlich. Der promovierte Volkswirt ist seit 1995 beim BVB. In dieser Zeit war er unter anderem auch Geschäftsführer der OK-Außenstelle Dortmund für die Fußball-WM 2006 und maßgeblich an der Organisation des UEFA Cup Finales 2001 in Dortmund beteiligt.