Was beim Outsourcen von externen FM-Dienstleistungen zu beachten ist

Das Outsourcing von Dienstleistungen rund um den Gebäudebetrieb, den sogenannten Facility Services, wird in der Branche seit vielen Jahren diskutiert. Auch wenn es inzwischen sogar wieder Trends zum Insourcing, also zur Wiedereingliederung externer Dienstleistungen in das Kernunternehmen gibt, bleibt die Frage nach der Ausgliederung von Dienstleistungen aktuell und wird in Anbetracht aktueller Herausforderungen vermutlich sogar noch an Bedeutung gewinnen.

Dies hat verschiedene Ursachen:

1. Das Bewusstsein, dass es sich bei Immobilien um Assets handelt, die zentral für den Unternehmenswert sind, ist relativ neu. Erst langsam ändert sich hier die Einstellung in vielen Unternehmen und die Immobilie wird als zentraler Faktor der Unternehmensstrategie begriffen.
2. Die Bewirtschaftung einer Immobilie wird immer komplexer. Das hat unter anderem mit immer neuen rechtlichen Anforderungen und Nachhaltigkeitsstandards zu tun. Die Komplexität liegt aber auch an neuen Technologien. Zu nennen ist hier insbesondere die Digitalisierung. CAFM-Systeme machen den Betrieb einer Immobilie immer effizienter. Die Prozesse dahinter werden gleichzeitig immer anspruchsvoller und verlangen hochspezialisierte Experten.
3. Der immer höhere größere Kostendruck. Unternehmen stehen in einem immer globaleren Wettbewerb und müssen deshalb immer effizienter wirtschaften. Deshalb wird für Unternehmen die Fokussierung auf das eigentliche Kerngeschäft immer mehr zum Erfolgsfaktor.
4. Der Fachkräftemangel. Es wird immer schwieriger, ausreichend qualifizierte Mitarbeiter zu finden, um eine Immobilie nach den aktuellen Anforderungen zu betreiben.

Alle diese Trends führen eindeutig zu einem Ergebnis:

Immer mehr Facility Services-Dienstleistungen werden ausgesourct. Teilweise aus strategischen Erwägungen – oft aber auch, weil es keine Alternative gibt.

Das Potential, dass sich aus solchen Umstrukturierungen ergibt, ist für Unternehmen oft enorm – und es wird regelmäßig unterschätzt. Gleichzeitig stellt das Ausgliedern von Services eine große Heraus­forderung dar, die nur durch sehr gutes Management gelöst werden kann.

Wir möchten an dieser Stelle ein paar Tipps für die Ausgliederung von Facility Services geben:

Kennen Sie Ihre IST-Situation

Prozesse optimieren – das geht nur, wenn ich diese Prozesse im Detail kenne. Welche Anforderungen stellt der Immobilienbetrieb an mich und meine Dienstleister? Welche Prozesse funktionieren gut? Welche sind weniger gut? Wie lassen sich unterschiedliche Prozesse in einem übergreifenden FM-Konzept integrieren?

Je genauer diese Fragen geklärt werden, umso optimaler kann am Ende ein Plan erstellt werden, der detaillierte Anforderungsprofile an externe Dienstleister stellt.

Bei BASIC steht für die Analyse der IST-Situation unser BASIC-Scan.

Lösen Sie sich von etablierten Strukturen

Gerade im Mittelstand laufen Verträge mit externen Dienstleistern oft über sehr lange Zeiträume. Oftmals gibt es hier langjährige persönliche Bindungen und Verflechtungen, die es den Verantwortlichen schwermachen, nach neuen Lösungen zu suchen.

Dadurch schleifen sich in vielen Unternehmen auf Dauer Prozesse ein, die ineffektiv sind und ein schlechtes Preis-Leistungsverhältnis bieten.

Um es klar zu sagen: Es geht nicht darum, sich von lokalen Dienstleistern zu lösen. Vielmehr ist es gerade für regionale Dienstleister oft eine Chance, ihr Ergebnis zu verbessern, wenn die Leistungen von erbrachten Dienstleistungen grundsätzlich auf den Prüfstand gestellt werden.

Haben Sie die Betreiberverantwortung im Blick

Die Betriebssicherheitsverordnung besagt grundsätzlich, dass der Betreiber einer Immobilie für den Betrieb der Immobilie verantwortlich ist. Dies beinhaltet die Einhaltung von bestimmten, genau festgelegten Prüfintervallen.

Im Rahmen eines FM-Vertrags können bestimmte Betreiberpflichten an externe Dienstleister übertragen werden. Dies erfordert eine exakte Ausgestaltung eines entsprechenden Vertragswerks, das die Expertise eines professionellen Facility Managers erfordert. 

Unsere Objektmanager kümmern sich gerne vor Ort um diese und viele weitere Fragen rund um den Immobilienbetrieb.

Setzen Sie auf Zuverlässigkeit

Ein günstiger Dienstleister bringt gar nichts, wenn er nicht zuverlässig arbeitet. Deshalb ist eine genaue vertragliche Ausgestaltung mit externen Dienstleistern sehr wichtig. Gleichzeitig bewahrt eine gute Kenntnis des Marktes davor, Dienstleister zu wählen, die nicht dauerhaft eine gute Leistungserbringung garantieren können.

Denken Sie innovativ

Durch Innovation ergibt sich oft erhebliches Optimierungspotential. So können beispielsweise bedarfsoptimierte Personaleinsatzpläne einen erheblichen Beitrag zur Kosteneffizienz liefern. Auch innovative Methoden, etwa digitale Checklisten, können helfen, externe Dienstleistungen deutlich transparenter und effektiver steuern zu können.

Seien Sie gründlich

Dienstleistungen rund um den Gebäudebetrieb werden oft als Selbstverständlichkeiten betrachtet. Deshalb machen viele Unternehmen den Fehler, hier nicht zu sehr auf Details zu achten. Gerade das macht aber gutes Facility Management aus. Umso detaillierter Facility Services definiert und geplant werden, umso besser lassen sich diese Services am Ende dann auch steuern.

Bei BASIC passiert dies beispielsweise durch bis ins kleinste Detail ausgearbeitete Manuals.

Eine gute Steuerung ist das A und O

Eine gute Planung von Facility Services ist das Eine. Die operative Ausführung dieser Dienstleistungen etwas ganz Anderes.

Der beste Plan hilft nicht, wenn er dann in der Praxis nicht umgesetzt wird. Dafür braucht es eine gute Steuerung von Dienstleistungen, die sich unter anderem in regelmäßigen Jour Fixes, Stichprobenkontrollen und einem detaillierten Reporting zeigt. Gleichzeitig stellt eine gute Dienstleistungssteuerung jederzeit die Rechtskonformität der erbachten Dienstleistungen sicher.

Die BASIC Dienstleistungssteuerung übernimmt gerne diese Funktion.

Vertrauen Sie Fachleuten

Viele Unternehmen organisieren die Auswahl von externen Dienstleistern selbst. Dabei übersehen sie, dass gutes Facility Management an dieser Stelle einen sehr wichtigen Beitrag leistet.

Schließlich lässt sich das Ergebnis bei der Auswahl und Steuerung externer Dienstleister noch über Jahre hinweg beobachten. Und dieses Ergebnis kann nur durch Fachleute, die Facility Manager, optimiert werden.

Ein schlechter Dienstleister sorgt dabei oft nicht nur für ein schlechtes Ergebnis, sondern häufig auch für Unstimmigkeiten, die wichtige Managementkapazitäten des Kunden in Beschlag nehmen.

Ein guter Dienstleister entlastet das Unternehmen dagegen von seinem Sekundärgeschäft und trägt damit unmittelbar zum Unternehmenserfolg bei.

BASIC ist mit seinen Geschäftsbereichen Beratung, Objektmanagement und Dienstleistungs­steuerung bei der Auswahl und Steuerung externer Dienstleister gerne behilflich.

Gerne analysieren wir dabei in unserem BASIC-Scan in einem ersten Schritt die IST-Situation unserer Kunden.