Kompakte Organisation.

Effiziente Steuerung.

Eine geschickte Steuerung von Dienstleistern beginnt mit einer guten Planung.

Durch klar definierte Prozesse, eine schlanke Verwaltungsstruktur und permanente Optimierung lässt sich die Effizienz externer Dienstleister langfristig steigern und damit Kosten nachhaltig reduzieren.

Die BASIC Dienstleistungssteuerung

Wir übernehmen das objektübergreifende Management der operativen Facility Services-Dienstleistungen unserer Kunden.


Reibungslose Abläufe und Verfügbarkeiten sowie die exakte Einhaltung vereinbarter Qualitäts- und Servicelevel zeichnen die Qualität unserer Arbeit aus. Die Schaffung eines einheitlichen Rollen- und Vertragserfüllungsverständnisses bei allen Projektbeteiligten prägt dabei unser tägliches Handeln.


Gleichzeitig sorgen wir für einen rechtskonformen Betrieb sowie die entsprechende Leistungserbringung und Dokumentation. Dies wird durch nachhaltige Protokollierung, aktives und präventives Einsteuern sowie kontinuierliche Stichproben erreicht. 


Mit einer permanenten Anpassung unseres Steuerungskonzepts an die Kernprozesse unserer Kunden sorgen wir für eine flexible Leistungserbringung. Als zuverlässiger Partner agieren und reagieren wir damit stets so, dass unsere Kunden langfristig und nachhaltig von ihrem Sekundärgeschäft entlastet werden.

Sicherstellen & Durchsetzen

  • Sicherstellung der vertragsgemäßen Leistungserfüllung von Facility Services.
  • Umsetzung eines Standard-Prüfprozesses zum Vertragscontrolling hinsichtlich der vertraglichen Vereinbarungen und der vereinbarten Leistungsbeschreibungen der eingesetzten Facility Services-Dienstleister.
  • Sicherstellung einer lückenlosen Betriebs- und Leistungsdokumentation mit dem Ziel der Revisionssicherheit sowie Einhaltung delegierter Betreiberpflichten
  • Präventive und aktive Einsteuerung, sowie Nachsteuerung bei Abweichungen vom Vertrag und/oder den Leistungsbeschreibungen

Steuern & Qualität garantieren

  • Umsetzung der präventiven Dienstleistungssteuerung nach den Vorgaben und Anforderungen des Funktions- und Leistungsmodells im Facility Management nach RealFM, FMA und SVIT FM
  • Wahrnehmung der Steuerung u.a. an den Leistungsprozessschritten Rahmenvereinbarung / Implementierung / Detailvereinbarung / Arbeitsvorbereitung / Freigabe / Leistungserbringung / Leistungskontrolle / Leistungsdokumentation / Leistungsabnahme / Leistungsverwaltung / Leistungsverbesserung 
  • Entwicklung eines bedarfs- und anforderungsgerechten Stichprobensystematik inkl. Parameterbestimmung und Leistungsauswertung
  • Durchführung von Qualitätsstichproben vor, während und nach erbrachten Facility Services Leistungen zur Sicherstellung der Leistungsvorgaben und zur Bedarfserfüllung anhand eines geregelten Prüfverfahrens
  • Aus- und Bewertung der erhobenen Ergebnisse und Umsetzung der entsprechenden Korrekturmaßnahmen/Steuerungsaufgaben mit den Facility Services-Dienstleistern 
  • Unterstützung, Vorbereitung, Teilnahme und Durchführung von Leistungserfüllungs-Audits

Reporten & Administrieren

  • Sicherstellung der auftragsbezogenen Leistungs- und Betriebsdokumentation von Facility Services
  • Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von regelmäßigen Jour fixen mit dem Auftraggeber und den eingesetzten Facility Services-Dienstleistern mit dem Ziel einer  kontinuierlichen Steuerung und Dokumentation von vertrags- und auftragsrelevanten Themen 
  • Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von kontinuierlichen Leistungsabnahme-  und Ergebnisabgleichgesprächen
  • Implementierung eines standardisierten und kontinuierlichen Berichtswesens

Koordinieren & Kommunizieren

  • Wahrnehmung von Kommunikationsaufgaben an der Schnittstelle zwischen Mietern / Nutzern (Bedarfsannahme und -verarbeitung, Beratung oder Auskunft / auch Beschwerden oder Reklamationen) in den Objekten des Auftraggebers, den verschiedenen Organisationseinheiten des Auftraggebers (bspw. Objektmanagement, Einkauf, Vermietung/Verpachtung), sowie den eingesetzten Facility Services-Dienstleistern
  • Herstellen der Rollentransparenz zwischen den unterschiedlichen Projektbeteiligten 
  • Durchführung von Detailvereinbarungen, wie die Aktualisierung von Leistungsdokumenten und/oder Daten (z.B. Mengengerüste, Flächendaten, Reinigungsraumbücher, Schnittstellenmatrix, Standort-/ Gebäudesteckbriefe o.Ä.) und Erstellung / Pflege einer plausiblen Änderungsnachverfolgung
  • Implementierung und Durchführung eines standardisierten Eskalationsprozesses bei wesentlichen technischen, infrastrukturellen und/oder allgemeinen Vorkommnissen

Optimieren & Modellieren

  • Antrieb und Ziel der Dienstleistungssteuerung ist die kontinuierliche Anwendung, Prüfung und Verbesserung der operativen Facility Services sowie die kontinuierliche Optimierung der entsprechenden auftragsbezogenen taktischen Steuerungsprozesse
  • Entwicklung und Modellierung von projektbezogenen Verfahrensanweisungen / Manuals / Prozessbeschreibungen zur Dienstleistungssteuerung und bei Bedarf zu operativen Facility Services Prozessen 
  • Vollständiger Leitfaden der auftragsrelevanten Facility Management-Prozesse mit dem Ziel einer revisionssicheren Leistungserbringung und zur Gewährleistung der Unabhängigkeit der Auftraggeber
  • Definition von Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Zuständigkeiten, Schnittstellen und anzuwendenden Systemen und Tools
  • Jegliche Themen sind als Arbeitspapiere (Leitfaden/Arbeitsanweisungen, Checklisten, Tools, Berichte, etc.) gestaltet
  • Vollständig und nachvollziehbare Beschreibung, Erläuterung, Darstellung und Dokumentation darüber wer, was, warum, wie, wann, wo und gemäß welchen vertraglichen Grundlagen zu tun und zu dokumentieren bzw. zu kommunizieren hat

Wir behalten für Sie den Überblick.

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